Se nella tua azienda ti occupi di gestire i clienti e le loro richieste, sicuramente userai un software di Help Desk.
Che cos’è un software di Help Desk
Un Help Desk è una piattaforma che ti permette di gestire eventuali richieste e problematiche dei tuoi clienti.
Ad esempio, se hai un ecommerce (qui abbiamo parlato di come rendere efficiente il servizio clienti del tuo ecommerce se hai meno di 10 addetti), un Help Desk ti permette di gestire in maniera semplice ed efficiente le richieste di assistenza dei tuoi clienti.
Oppure, se vendi un software (come un CRM o un gestionale verticale), l’Help Desk ti permette di seguire eventuali problemi riscontrati dai clienti e risolverli per aumentare la fidelizzazione (e anche il prodotto stesso grazie ai feedback).
A proposito, usi HubSpot? Ecco qui le 10 migliori alternative che puoi trovare (e che si integrano con il centralino in cloud Voxloud).
I vantaggi di usare un Help Desk nelle Piccole e Medie Imprese
Un software di help desk offre numerosi vantaggi, soprattutto se la tua è una PMI. Ecco alcuni dei principali vantaggi:
- Miglioramento dell'efficienza operativa: un software di help desk automatizza molte attività manuali, consentendo di gestire le richieste di assistenza in modo più rapido ed efficiente. Con un sistema centralizzato per la gestione delle richieste, è possibile assegnare i ticket ai tecnici competenti, monitorare lo stato di avanzamento e risolvere i problemi in modo tempestivo.
- Miglioramento del servizio clienti: un software di help desk consente di gestire in modo più professionale e strutturato le richieste dei clienti. I ticket vengono registrati, tracciati e gestiti in modo accurato, garantendo che nessuna richiesta venga persa o dimenticata. Inoltre, è possibile fornire tempi di risposta più rapidi e garantire una comunicazione più efficace con i clienti.
- Maggiore trasparenza e visibilità: con un software di help desk, è possibile ottenere una visione chiara delle richieste di assistenza in corso, dei tempi di risoluzione e delle metriche di performance. Questo consente di monitorare l'andamento del supporto tecnico, individuare eventuali problemi ricorrenti e identificare aree di miglioramento.
- Migliore gestione delle conoscenze: un software di help desk permette di creare una base di conoscenza centralizzata contenente soluzioni, guide e documentazione. Questa base di conoscenza può essere utilizzata per risolvere rapidamente i problemi comuni e fornire supporto ai tecnici. Inoltre, può essere resa accessibile ai clienti attraverso un portale self-service, consentendo loro di trovare risposte alle loro domande in modo autonomo.
- Migliore collaborazione interna: un sistema di help desk facilita la collaborazione tra i membri del team di supporto. I tecnici possono condividere informazioni, discutere delle problematiche e lavorare insieme alla risoluzione dei problemi. Ciò contribuisce a migliorare la comunicazione interna e a ottimizzare l'utilizzo delle risorse. Inoltre, grazie alle integrazioni puoi connettere il tuo centralino in cloud con il software di Help Desk, in modo da accentrare le informazioni delle chiamate in un unico posto.
- Analisi e reportistica: un software di help desk fornisce strumenti per generare report e analizzare le metriche di performance del supporto tecnico. Questi report consentono di valutare l'efficacia del servizio di assistenza, identificare eventuali tendenze o problemi ricorrenti e prendere decisioni basate su dati concreti.
Un software di help desk offre una gestione più efficiente delle richieste di assistenza, migliora il servizio clienti, favorisce la collaborazione interna e fornisce dati e informazioni utili per migliorare le operazioni aziendali.
Questi vantaggi possono portare a una maggiore soddisfazione dei clienti, a un aumento della produttività e a un miglioramento complessivo delle performance dell'azienda.
Quali sono le caratteristiche che ogni Help Desk deve assolutamente avere?
1 - Gestione sistematica delle domande e dei problemi dei clienti
Quando un cliente si rivolge con una domanda o un problema, un software di help desk diventa un prezioso alleato nella gestione, risposta e risoluzione delle richieste tramite un sistema di ticketing.
Questo sistema assicura che gli agenti di supporto e tutti coloro coinvolti nel processo possano seguire attentamente ogni caso fino alla sua completa risoluzione, fornendo aggiornamenti sullo stato del ticket lungo tutto il percorso.
2 - Offrire assistenza multicanale per soddisfare le preferenze dei clienti
Le richieste di assistenza possono giungere da vari canali, tra cui social media, telefono, chat dal vivo, SMS o email.
Un software di help desk con funzionalità multicanale consente di gestire le richieste provenienti dai canali preferiti dai clienti, garantendo loro maggiore flessibilità e comodità nella scelta del metodo di contatto più conveniente per loro.
3 - Semplificare la gestione attraverso funzionalità self-service
Le funzionalità self-service sono fondamentali per un software di help desk di qualità. Tra le opzioni più comuni troviamo una base di conoscenza e un portale clienti, entrambi forniti dai migliori software di help desk.
Questi strumenti consentono al team di supporto di mettere a disposizione le proprie conoscenze all'interno dell'organizzazione, aiutando sia i clienti che il personale interno tramite un portale centralizzato.
4 - Utilizzare il tracking e l'analitica per un supporto ottimizzato
L'analisi dei dati e il tracciamento delle attività sono essenziali per un software di help desk.
Queste funzionalità consentono ai responsabili di raccogliere dati approfonditi sulle prestazioni del team di assistenza e sulla soddisfazione dei clienti. Inoltre, permettono di individuare eventuali problematiche ricorrenti dei clienti, contribuendo così a migliorare l'efficienza del servizio e l'intero business.
5 - Automazione, app e integrazioni per una gestione avanzata
Gli operatori del team di supporto possono sfruttare le funzionalità di automazione, le app e le integrazioni offerte dal software di help desk per creare un ambiente di lavoro personalizzato, adattato agli strumenti e ai workflow esistenti.
Queste funzioni consentono di automatizzare la gestione dei ticket, migliorare la collaborazione interna, accedere ai dati contestuali dei clienti e molto altro.
Ad esempio, con Voxloud puoi integrare il centralino in cloud con il tuo software di Help Desk e gestire le chiamate e tutti i dettagli delle telefonate direttamente dal tuo Help Desk. Così risparmi tempo ed energia da dedicare ai tuoi clienti!
Integrare il tuo Help Desk con il Centralino VoIP in Cloud
Le integrazioni del centralino in cloud ti consentono di connettere il centralino telefonico della tua azienda ad altre applicazioni o servizi che utilizzi nel tuo lavoro quotidiano.
In altre parole, le integrazioni permettono al tuo centralino telefonico di comunicare in modo fluido e sincronizzato con gli altri strumenti che utilizzi, come ad esempio il tuo software di gestione clienti, il tuo sistema di chat o la tua piattaforma di collaborazione.
Ad esempio, se ricevi una chiamata da un cliente, l'integrazione può mostrarti automaticamente le informazioni su quel cliente sul tuo schermo, come il suo nome, la sua cronologia degli acquisti o le note importanti. In questo modo, puoi rispondere alle chiamate in modo più personalizzato e professionale.
Qui puoi scoprire tutte le integrazioni possibili con il centralino in cloud Voxloud (e se non c’è la tua, te la creiamo noi!)
Le integrazioni possono anche consentirti di avviare chiamate direttamente dalla tua applicazione preferita (come il tuo software di Help Desk).
Ad esempio, se stai lavorando su un cliente nel tuo software di gestione clienti, puoi fare clic sul suo numero di telefono per avviare una chiamata immediata, senza dover digitare manualmente il numero sul telefono.
Inoltre, le integrazioni possono sincronizzare automaticamente le tue chiamate e i tuoi contatti con altre applicazioni.
Ad esempio, se registri una chiamata nel tuo centralino telefonico, l'integrazione può aggiornare automaticamente il tuo software di gestione clienti con i dettagli della chiamata.
Questo ti aiuta a tenere traccia di tutte le interazioni con i tuoi clienti senza dover fare doppio lavoro.
In sintesi, le integrazioni del centralino in cloud semplificano il tuo lavoro collegando il tuo sistema telefonico con le altre applicazioni che usi.
Ti permettono di avere accesso rapido alle informazioni dei clienti, di avviare chiamate direttamente dalle tue applicazioni preferite e di sincronizzare automaticamente i dati tra i vari strumenti che utilizzi.
Questo migliora l'efficienza e ti aiuta a offrire un servizio clienti più personalizzato e di qualità.
7 migliori integrazioni di Help Desk con il Centralino in Cloud nel 2023
1 - Zendesk Support
Il vantaggio di Zendesk è quello di essere personalizzabile secondo le esigenze aziendali (ci sono infatti diversi prodotti Zendesk per vendite, supporto e altro ancora), oltre che ad avere un marketplace per integrazioni.
Zendesk ti permette di connetterti con i tuoi clienti sfruttando il loro canale preferito (comprese chat dal vivo, social media, mail o chiamate).
Trovi qui l’integrazione tra il centralino in cloud Voxoud e Zendesk: scopri che cosa puoi fare!
2 - Freshdesk
Freshdesk è un software di help desk potente che offre funzionalità uniche per gestire i ticket in modo efficace.
Con Freshdesk, puoi assegnare priorità, categorizzare e assegnare i ticket, evitando così di perderne mai traccia.
Una delle caratteristiche distintive di Freshdesk è la sua capacità di rilevare le collisioni tra agenti, assicurando che più agenti non lavorino accidentalmente sullo stesso ticket.
Freshdesk ti permette di tracciare i ticket provenienti da diverse piattaforme in un'unica vista, consentendoti di gestire facilmente le richieste dei clienti provenienti da varie fonti.
Ciò significa che puoi tenere sotto controllo e rispondere rapidamente alle domande e ai problemi dei clienti, indipendentemente dal canale attraverso il quale hanno inviato la richiesta.
Freshdesk si integra con il centralino in cloud Voxloud: scopri qui i vantaggi!
3 - Zoho Desk
Zoho Desk è un Help Desk potente e completo che ha un approccio omnichannel: puoi ricevere e gestire i ticket su più piattaforme senza particolari sforzi.
Zoho Desk ti permette poi di ottimizzare il flusso di lavoro per automatizzare le azioni manuali ripetitive, per monitorare l’affidabilità e per individuare i punti di maggior difficoltà.
Zoho Desk poi ti consente di connetterti con altri strumenti e anche creare le tue app interne basate sull’help desk attraverso gli SDK. Trovi qui l’integrazione tra il centralino in cloud Voxloud e Zoho Desk: scopri che cosa puoi fare!
4 - HubSpot Service Hub
HubSpot è un CRM dedicato al marketing e alle vendite semplice e scalabile, che cresce assieme alla tua azienda (un po’ proprio come Voxloud).
Si tratta forse, assieme a Salesforce, del CRM più usato, ma forse non tutti sanno che HubSpot ha anche un pacchetto dedicato al supporto, chiamato Service Hub.
Service Hub ti permette di gestire conversazioni e ticket proprio come avviene nella pipeline di vendita di HubSpot Marketing e Sales. Questo ti permette di avere tutte le informazioni del contatto in un unico posto.
Informazioni quali anche i dati delle chiamate e la possibilità di chiamare direttamente da HubSpot grazie all’integrazione con il centralino in cloud Voxloud. Scopri come funziona qui!
Ne abbiamo parlato qui "10 migliori alternative ad HubSpot"
5 - Help Scout
Il vantaggio di Help Scout per le Piccole e Medie Imprese è che si tratta di un software di gestione dei ticket e del cliente che si comporta come una casella email, con tutti i vantaggi che ne conseguono.
Live chat, help center, inbox condivise… Help Scout è stato creato per ruotare attorno alle esigenze dei team di supporto per rendere il loro lavoro quotidiano più efficiente possibile.
Help Scout si integra con il centralino in cloud Voxloud: scopri qui i vantaggi!
6 - Salesforce
Salesforce è forse il più famoso CRM dedicato alla vendita e alle trattative commerciali.
Molto più di un semplice CRM, Salesforce è una piattaforma completa che permette anche di gestire i ticket di assistenza dei clienti.
Grazie all’integrazione con Voxloud, vedrai queste informazioni in Salesforce:
- Nei dettagli delle schede contatto, vedrai tutte le chiamate fatte, perse, ricevute o i messaggi in segreteria relative al contatto.
- Potrai accedere facilmente alla registrazione delle chiamate
- Integri tutti i contatti presenti in Salesforce in Voxloud
Se hai una grande azienda e stai cercando un CRM completo e studiato per le organizzazioni di grandi dimensioni.
👉 Scopri qui l’integrazione tra Salesforce e Voxloud
7 - Trengo
Trengo non è solo un Help Desk, ma una piattaforma creata per rendere efficaci le comunicazioni tra azienda e cliente, indifferentemente da dove queste avvengano.
Trengo permette di accentrare le comunicazioni e i ticket dei clienti in un unico posto, rendendo il lavoro del tuo team di supporto più semplice e rapido.
Tra le caratteristiche principali di Trengo ci sono la possibilità di gestire direttamente il tuo numero WhatsApp, avere statistiche e metriche precise sull’attività del tuo team, automatizzare messaggi e flussi, creare e gestire chatbot, sfruttare le API per le conversazioni e avere integrazioni multiple a seconda del piano.
Trengo si integra con il centralino in cloud Voxloud: scopri qui i vantaggi!
Perché dovresti scegliere il Centralino in Cloud Voxloud?
Voxloud è il primo centralino in cloud che si attiva in 59 secondi creato per migliorare l’immagine professionale delle PMI e che ti permette di:
- Rispondere a tutte le chiamate e gestirle con un click
- Lavorare in Smart Working risparmiando costi
- Ricevere assistenza gratuita 7 giorni su 7
Voxloud è un collaboratore aggiunto all’interno del tuo team. Ti affianca nel gestire il flusso di chiamate che la tua azienda deve affrontare ogni giorno. Avrai la possibilità di avere tutto sotto controllo anche quando non sei fisicamente in azienda.
Voxloud fa per te se:
- Non vuoi perdere mai più chiamate importanti di clienti o potenziali clienti
- Non vuoi più rischiare di compromettere l'immagine della tua azienda
- Non vuoi più essere schiavo del tuo lavoro
Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato. E adesso è disponibile anche la combo centralino Voxloud+WiFi.
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