Trasformare la pandemia da crisi a opportunità oggi è possibile: sono stati attivati in tutta Italia (che, ricordiamolo, è uno dei Paesi meno digitalizzati d’Europa) dei sistemi di lavoro smart.
Lavorare in Smart Working ha permesso a numerose aziende italiane di sopravvivere a questa crisi, alla chiusura forzata e, allo stesso tempo, ha salvato numerose famiglie italiane dal lastrico.
Abbiamo già detto e siamo consapevoli di essere uno dei popoli più arretrati sul versante digitale e smart, quindi… in quanti stanno facendo smart working nel modo giusto?
Molti pensano che per lavorare da remoto sia sufficiente portarsi il lavoro a casa… NO! Nulla di più sbagliato.
Per fare smart working nel modo giusto è necessario avere dei requisiti.
Noi di Voxloud ne abbiamo individuati ben 7.
Parliamo di 7 elementi che non devono mancare ASSOLUTAMENTE nella tua azienda se stai facendo Smart Working
Ogni elemento che tratteremo ti aiuterà a creare un processo di lavoro efficiente e produttivo, anche se i tuoi dipendenti sono impegnati a lavorare da casa.
1 - CLOUD
Quando si lavora gomito a gomito con i propri colleghi, in ufficio, è semplice spostarsi da una scrivania all’altra per chiedere un’informazione, un consiglio o semplicemente supporto sul progetto a cui si sta lavorando.
Con lo smart working tutto diventa diverso: anche definire una riunione richiede un tipo di organizzazione differente rispetto a quella a cui eravamo abituati.
Per far fronte alla differente modalità organizzativa e comunicativa del lavoro da remoto, è necessario utilizzare degli strumenti in cloud: i dispositivi in cloud permettono a te e al tuo team di comunicare e di condividere documenti e informazioni, annullando la barriera della distanza.
Basta creare degli spazi virtuali in cui i colleghi si confrontano, si organizzano le riunioni e si gestiscono tutti gli aspetti comunicativi del lavoro.
2 - MESSAGGISTICA DI SQUADRA
Sempre restando sul tema della comunicazione (che è il nostro focus, la parte più importante di un lavoro di squadra fatto bene), devi ricordare che ci sono moltissimi metodi per comunicare tra colleghi.
Uno dei metodi più immediati, gettonati e utili è la messaggistica.
Con un team che lavora in remoto, potrebbe esserti molto comodo servirti di un’app di messaggistica di squadra: puoi permettere ai tuoi dipendenti di comunicare tra loro, ma puoi anche creare dei gruppi in base ai progetti che stai seguendo in azienda.
In questo modo, non correrai il rischio di perdere informazioni importanti, né messaggi utili allo svolgimento del lavoro.
Anche in questo caso, si opta molto spesso per una soluzione in cloud: leggera, pratica e versatile.
Puoi installare l’applicazione su qualsiasi dispositivo e lavorare e comunicare con la tua rete aziendale davvero in qualunque luogo.
3 - VIDEOCONFERENZA
E se i tuoi dipendenti ti mancano?
Scherzi a parte, una delle componenti più importanti dei rapporti lavorativi è il contatto umano; tuttavia, adesso, con la quarantena, il lockdown e lo smart working, è diventato più complesso coltivare relazioni interpersonali reali.
Vogliamo attirare la tua attenzione su un dato specifico.
Il 93% della comunicazione è composta da segnali non verbali, quindi fisici: sguardi, mani incrociate, labbra e fronte corrugate e così via.
La maggior parte di noi, specialmente durante il periodo di lockdown, ha ritrovato un piacere che sembrava ormai perso: le videochiamate.
Parlare con qualcuno e vederlo fisicamente di fronte a noi ha tutto un altro sapore e l’attenzione è decisamente più alta.
Con una riduzione al minimo dei contatti tra persone causata dalle limitazioni per la tutela della nostra salute, i lavoratori iniziano a sentirsi isolati, soli, e questo potrebbe portare a un calo delle prestazioni lavorative.
Per chi lavora in azienda, utilizzare un sistema di videoconferenze è davvero molto utile, soprattutto durante riunioni che richiedono l’utilizzo di supporti visivi come tabelle, grafici o mappe mentali che danno ordine al progetto illustrato.
Se vuoi ottenere un’attenzione più alta, se affidarsi alla messaggistica a volte non è sufficiente e si rischia un mero scambio impersonale di file e parole, sappi che i sistemi di videoconferenza sono decisamente più coinvolgenti.
L’attività lavorativa da remoto, in questo modo, risulta decisamente più dinamica ed è più semplice trovare la soluzione a un problema grazie a uno scambio di idee “live”, diretto, e senza il filtro della notifica che ci avvisa dell’arrivo di un messaggio.
Ecco perché sarebbe davvero ideale che la tua azienda si dotasse di un sistema di messaggistica, ma anche di videoconferenze: in questo modo, i tuoi collaboratori avranno sicuramente una motivazione in più a restare produttivi, sentendosi inoltre meno soli e abbandonati mentre lavorano (apprezzando il fatto di essere comodamente a casa).
👉 Sai che Voxloud ha la funzionalità videoconferenza? → Scoprilo qui
4 - COINVOLGIMENTO DEI DIPENDENTI
Restando in tema di rapporti umani e necessità di coltivarli anche in caso di lockdown, quarantena e smart working, vogliamo avere un occhio di riguardo su cosa succede al coinvolgimento dei dipendenti impegnati nel lavoro agile.
Molto spesso, lavorare a distanza non permette di festeggiare eventuali vittorie e conquiste individuali sul luogo di lavoro.
Questo potrebbe essere un fattore positivo per chi è abbastanza solitario; tuttavia, per la maggior parte dei lavoratori ottenere una ricompensa lavorativa e vedere riconosciuto il proprio impegno aiuta a sentirsi apprezzati e più invogliati a dare di più.
Se da un lato, quindi, abbiamo videoconferenze, pause caffè virtuali, festeggiamenti in occasione di compleanni e conquiste aziendali, dall’altro dobbiamo trovare il modo di celebrare e aumentare il coinvolgimento dei dipendenti all’interno dell’azienda e non solo nell’ambito delle relazioni interpersonali tra colleghi.
Proprio per celebrare, coinvolgere e allineare i dipendenti allo spirito aziendale, come imprenditore digitale dovresti dotare la tua azienda di piattaforme che aiutano i tuoi dipendenti a sentirsi più apprezzati e connessi.
Come funzionano queste piattaforme?
Consentono a ciascun utente di celebrare pubblicamente le vittorie individuali e di squadra attraverso la condivisione di annunci e reaction studiate appositamente per festeggiare insieme ai colleghi.
5 - PROJECT MANAGEMENT (GESTIONE PROGETTUALE)
Lavorare in remoto può essere molto produttivo, ma è necessario che a monte ci sia una buona organizzazione del team.
Tutti i dipendenti, sia in ufficio, sia in remoto, sono suscettibili alle distrazioni e, a volte, il lavoro da casa offre molte più distrazioni rispetto a quello in ufficio: il suono del campanello, un rumore al piano di sopra o tuo figlio che fa didattica a distanza nella stanza accanto.
Ciascuna di queste situazioni può provocare disattenzione e quindi errori.
In più, lavorando in smart working, non tutti i tuoi dipendenti seguiranno lo stesso orario di lavoro, ma agiranno in base alle loro esigenze e preferenze, anche rispettando il numero di ore di lavoro che devono svolgere.
Proprio per far fronte a questa molteplicità di situazioni che possono concorrere a distrarre il tuo team, ci sono degli strumenti studiati ad hoc per rendere lo smart working più produttivo e organizzato.
Sono strumenti di gestione progettuale che tengono i team che lavorano in remoto sempre sull’attenti, controllando e monitorando costantemente il lavoro anche a distanza.
Grazie a questi strumenti di project management, i lavoratori possono contrassegnare le attività svolte, impostare le scadenze e aggiornare lo stato d’esecuzione delle attività.
In questo modo, anche tu, imprenditore, puoi monitorare costantemente le attività di chi collabora con te e avere a portata di click un calendario generale con scadenze e progetti consegnati da parte di ciascun membro del tuo team.
Gli strumenti adibiti alla gestione progettuale dei calendari di lavoro sono moltissimi e offrono ai propri utenti la possibilità di personalizzare le app in modo che siano completamente in linea con le preferenze individuali, insomma… sono fatti apposta per semplificare la vita di un lavoratore smart!
6 - ARCHIVIAZIONE DATI
Abbiamo già parlato di condivisione di file e informazioni.
Adesso è arrivato il momento di prendere in considerazione il sesto elemento: all’interno della tua azienda, se vuoi che il lavoro smart venga svolto in maniera eccellente e senza errori né documenti persi, è bene che tu abbia un sistema di archiviazione dati.
Quando scegli di mettere la tua azienda a lavorare da remoto, è molto importante avere un accesso ai file e ai documenti aziendali in breve tempo.
Un imprenditore deve sempre sapere dove sono i documenti sensibili e utili all’azienda, ma, oltre a questo, deve garantire anche una condivisione e un’archiviazione che renda snello e agile il lavoro dei dipendenti, sempre rispettando e ponendo particolare attenzione a questioni come “privacy” e “violazione dei dati” (perché un attacco hacker può sempre fare molti danni).
Ci sono innumerevoli strumenti che ti permettono di archiviare i dati online, tra i quali i più noti sono Dropbox e Google Drive, che permettono un accesso ai file da remoto semplicemente con un nome utente e una password.
Queste piattaforme permettono di accedere ai file anche offline e dai dispositivi mobili: basta impostare le autorizzazioni di condivisione per ciascun documento o cartella, così da rendere disponibili i file giusti per le persone giuste.
7 - PRODUTTIVITÀ
Parlando di team che operano in remoto, spesso ci capita di avere dubbi sull’effettiva produttività delle persone che lavorano a distanza, quindi al di fuori delle sedi aziendali.
Oggi il virus ci ha praticamente obbligati a lavorare in modalità remota (quando possibile) e questo ha creato un po’ di panico sul fronte della produttività.
In effetti è complesso comprendere quanto un team stia producendo o meno (a meno che non si abbiano scadenze concatenate a breve distanza temporale l’una dall’altra).
Per questo, è necessario per tutte le aziende in smart working utilizzare degli strumenti di gestione del tempo che offrano una visione approfondita, ma anche complessiva, della settimana lavorativa di ciascun impiegato.
Grazie a queste applicazioni, gli imprenditori hanno la possibilità di vedere esattamente in quali attività viene distribuito il tempo lavorativo di ciascun dipendente e utilizzare queste informazioni per comprendere quale sia il livello di produttività, sia del singolo, sia del team intero.
È uno strumento nuovo, ma indispensabile: tenere traccia dei progetti, delle ore lavorate e della quantità di lavoro svolto, può permetterti di capire dove intervenire e su chi per migliorare la produttività aziendale in maniera efficace e diretta.
8 - BONUS: COMUNICAZIONE
Passare in pochissimo tempo da una modalità di lavoro in presenza a una in “assenza”, ma agile e smart, ha portato nella vita di tutti gli imprenditori e dipendenti uno scossone e tanta incertezza.
Per mantenere sempre alto l’umore, per gestire correttamente il lavoro in team, per garantire una produzione sempre costante nonostante le difficoltà, esistono davvero moltissimi strumenti (lo abbiamo visto insieme in questo articolo).
Ciascuno strumento, però, ha alla base la COMUNICAZIONE.
Solo attraverso un sistema di comunicazione efficiente, non vincolato a luoghi fisici e obiettivamente smart e all’avanguardia, sarai in grado di gestire la tua azienda e coordinare al meglio sia il lavoro agile dei tuoi dipendenti, sia le richieste dei tuoi clienti finali.
Per garantire una comunicazione qualitativamente immediata, efficace ed efficiente, noi di Voxloud abbiamo pensato a un comodissimo centralino in cloud.
Comunicare è fondamentale, ma farlo nel modo giusto determina il successo delle aziende che offrono servizi o prodotti ai consumatori.
I nostri consumatori e i nostri dipendenti sono i reviewer più difficili da soddisfare: ecco perché è importantissimo avere un servizio di comunicazione pratico, efficiente e veloce.
Sia che il tuo obiettivo sia garantire un servizio di assistenza e supporto alla clientela, sia che il tuo principale impegno sia gestire al meglio la comunicazione aziendale, puoi scegliere Voxloud.
Siamo infatti felici di presentarti il primo centralino in cloud che puoi attivare in meno di 1 minuto, permettendoti di lavorare e comunicare con chiunque da qualunque luogo e su qualunque dispositivo.
Sì, hai letto bene: meno di un minuto!
Per la precisione, puoi attivare Voxloud in 59 secondi, senza alcun bisogno di tecnici specializzati per gestirlo e installarlo!
Puoi farlo tu, mentre sorseggi un tè caldo o un calice di vino, comodamente seduto sul divano di casa.
Vuoi scoprire quali sono i nostri punti di forza?
Scarica la nostra guida a questo link e non dimenticare che abbiamo scelto di lavorare per chi fa smart working, perché fra i primi ad aver vissuto lo smart working, con le gioie e le difficoltà ad esso connesse, ci siamo proprio noi!
Perché scegliere il centralino in cloud Voxloud
Voxloud è il primo centralino in cloud che si attiva in 59 secondi creato per migliorare l’immagine professionale delle PMI e che ti permette di:
- Rispondere a tutte le chiamate e gestirle con un click
- Lavorare in Smart Working risparmiando costi
- Ricevere assistenza gratuita 7 giorni su 7
Voxloud è un collaboratore aggiunto all’interno del tuo team. Ti affianca nel gestire il flusso di chiamate che la tua azienda deve affrontare ogni giorno. Avrai la possibilità di avere tutto sotto controllo anche quando non sei fisicamente in azienda.
Il centralino in cloud Voxloud: telefoni VoIP, app mobile e desktop e la fibra ultraveloce Voxloud Wi-Fi
Voxloud fa per te se:
- Non vuoi perdere mai più chiamate importanti di clienti o potenziali clienti
- Non vuoi più rischiare di compromettere l'immagine della tua azienda
- Non vuoi più essere schiavo del tuo lavoro
Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato. E adesso è disponibile anche la combo centralino Voxloud+WiFi.
Centralino in cloud + Fibra ultraveloce Voxloud
Tutto quello che ti serve per la tua azienda, in un unico posto
✔ Centralino in cloud attivabile in 59”
✔ Fibra ultraveloce fino a 1Gb/s
✔ App mobile, desktop e telefoni VoIP HD
