11 minuti di lettura 27 agosto 2020

Categorie: Smart Working

7 strategie + 1 necessarie per gestire il tuo ufficio da remoto

Certe mattine ti svegli con una voglia incredibile di ricominciare… a dormire”.
Il sonno è un problema che affligge chiunque: chi non vorrebbe restare a dormire per ore intere, immerso nelle lenzuola fresche, pulite e profumate e con la testa delicatamente poggiata su un morbido cuscino?
 
Anche a noi di Voxloud piacerebbe… ma il lavoro ci chiama e non possiamo fare altro che rispondere!
 
In un mondo che si sta affacciando al lavoro in remoto, alle postazioni di fortuna nella camera di casa che non ti obbliga a uscire e a toglierti il pigiama prima di cominciare la giornata lavorativa, dormire rischia quasi di diventare un modo per procrastinare.
 
Lo abbiamo visto spesso: sui social circolano video di persone che dormono in riunione, che si addormentano con il microfono e la webcam attivi e che dimostrano quanto può essere semplice cadere tra le braccia di Morfeo nei momenti lavorativi meno interessanti e motivanti.
 
Tuttavia, c’è chi ha sempre approfittato delle riunioni per dormire a occhi aperti, anche prima dello smart working!
 
Quindi non è il luogo a fare la differenza tra un lavoratore attento e coinvolto e uno assonnato e annoiato.
 
Cosa influisce quindi sulle nostre azioni e come possiamo liberarci di Morfeo e del suo perenne invito al sonno quando lavoriamo?
 
Scopriamolo insieme e vediamo anche alcuni suggerimenti per aiutare i nostri collaboratori a essere sempre presenti e attivi sul lavoro… specialmente quando hai a che fare con lo smart working!
 

LUOGO O MENTALITÀ? ECCO COSA FA LA DIFFERENZA

 
Ormai è assodato: si può dormire mentre lavoriamo da remoto, ma può capitare di sentire il richiamo di Morfeo anche in ufficio.
 
Non è questione di luogo, quindi, ma di quanto sia interessante il momento che stiamo vivendo, il lavoro che stiamo svolgendo, la riunione a cui stiamo partecipando. Quindi, tenere ingaggiati e motivati i tuoi dipendenti è una vera e propria SFIDA.
 
Nella gara tra luogo e mentalità vince sicuramente il mindset del lavoratore.
 
Come puoi settarlo nel modo giusto e portarlo a lavorare in maniera produttiva, sia in remoto, sia in ufficio, senza ricorrere a sotterfugi poco dignitosi?
 

TI SERVONO UN METODO E DEGLI STRUMENTI GIUSTI

 
Solo se conosci i tuoi dipendenti, se possiedi il metodo giusto e sai come usare i tuoi strumenti al 100% del loro potenziale, avrai la possibilità di:
 
  • Risparmiare soldi
  • Migliorare il rendimento sul luogo di lavoro
  • Aumentare la soddisfazione e la motivazione dei tuoi dipendenti
 
Abbiamo pensato di darti qualche piccolo consiglio per gestire il tuo team mentre lavora da remoto, senza incorrere nei problemi standard che ciascun imprenditore può trovare lungo il cammino dello smart working.
 

GUIDA IL TUO TEAM DA REMOTO

 
Con il CoVid-19 abbiamo sperimentato un assaggio di quello che potrebbe diventare il lavoro imprenditoriale e aziendale nel futuro. Come tutte le novità, ci siamo trovati a doverci districare tra difficoltà di organizzazione, coordinamento e gestione dei nostri team.
 
Da sempre siamo stati abituati all’idea del lavoro d’ufficio: sveglia presto la mattina, corsa contro il tempo e il traffico e finalmente ci ritroviamo seduti dietro la nostra scrivania, sulle nostre sedie in sala riunioni, sempre con un PC davanti, pronto a lavorare con noi.
 
Adesso il nostro compagno di vita e lavoro, il PC, non ha smesso di esserci accanto, ma sono cambiate le abitudini, i luoghi e spesso anche gli orari di fruizione.
 
Per noi imprenditori coordinare il lavoro da remoto ha richiesto un dispendio di energie notevole, di gran lunga superiore a quello abituale.
 
Ma, nello specifico, cosa è cambiato tra la gestione di un team che lavora in ufficio e la gestione di un team dislocato in ogni parte del Paese che lavora in remoto? C’è solo una cosa che deve cambiare: l’approccio al coordinamento.
 
Se stai coordinando un team in una sala riunioni è decisamente più semplice e veloce assegnare le mansioni a questo o quell’altro membro del gruppo e controllare che tutti siano attenti e ricettivi nei tuoi confronti.
 
Gestire un remote team, invece, non ti dà una visione d’insieme “a colpo d’occhio”: i tuoi dipendenti sono dispersi in svariati luoghi fisici, uno diverso dall’altro.
 
Esercitare la leadership in un contesto decentrato, caratteristico dello smart working in remoto, significa che da imprenditore devi costruire nuove skill per gestire il gruppo in maniera coerente e per controllare le azioni dei tuoi dipendenti.
 
Quindi il nostro consiglio di partenza è questo: dobbiamo ripensare noi stessi come imprenditori e manager e iniziare a valutare una nuova prospettiva d’azione per la nostra azienda.
 

SVILUPPARE NUOVE SKILL: L’IMPRENDITORE DEL FUTURO

 
Se vuoi davvero fare la differenza con il tuo team e riuscire a gestirlo da remoto senza problemi, dovrai implementare e amplificare alcune skill che probabilmente possiedi già, sebbene solo a un livello “base”.
 
Infatti, le competenze necessarie per guidare un team non sono cambiate: ciò che è mutato è l’approccio verso il sistema. Uno dei suggerimenti che sentiamo di darti, e che abbiamo messo in pratica a nostra volta, riguarda la COMUNICAZIONE.
 
Quando lavoriamo in remoto, ci potrebbero essere delle difficoltà comunicative: incomprensioni, messaggi poco chiari, indicazioni confuse.
 
Se vogliamo imparare a gestire al meglio il nostro team che lavora a distanza, dobbiamo focalizzare la nostra attenzione su COME comunichiamo.
 
Non può più funzionare una reazione immediata e sanguigna: bisogna ponderare attentamente le parole e controllare la situazione più volte, prima di pronunciarsi con una soluzione.
 
Kevin Eikenberry (fondatore del Remote Leadership Institute e autore del libro The Long-Distance Leader) in un’intervista dice: 
 
Con meno tracce visive e meno contatti in generale, ogni aspetto della gestione delle persone è diventato più difficoltoso nel nostro mondo”.
 
La realtà, però, è questa: ci sono davvero molti vantaggi nell’affacciarsi al lavoro in remoto, utilizzandolo attivamente e su scala quotidiana. Eccoli:
 
  1. Minori costi di gestione
  2. Nessun luogo fisico da raggiungere
  3. Maggiore libertà per te e per i tuoi dipendenti
  4. Maggiore equilibrio tra vita privata e vita lavorativa
  5. Aumento della produttività, a patto che i tuoi dipendenti siano motivati nel modo giusto
 

7 + 1 STRATEGIE PER LA GESTIONE DEL TUO TEAM IN REMOTE WORKING

 
Se ti stai affacciando al lavoro in remoto ora, significa che fino a questo momento non hai messo a frutto le tue skill gestionali al 100%. Adesso però, per via dell’emergenza CoVid-19, siamo stati costretti un po’ tutti ad adattare il nostro stile di lavoro a una nuova procedura.
 
Qui sotto abbiamo stilato una lista di strategie che puoi utilizzare per gestire al meglio il tuo lavoro in remoto:
 
  1. Condividi sempre gli obiettivi con il tuo team
  2. Utilizza un gestionale comune per tutti
  3. Renditi reperibile e affronta con i tuoi collaboratori ogni problema per trovare la giusta soluzione
  4. Valuta sempre la complessità dei lavori che assegni ai tuoi dipendenti e spiega le loro mansioni chiaramente
  5. Chiedi sempre un feedback (sia ai clienti, sia ai tuoi dipendenti) su come è andato il lavoro appena svolto/consegnato
  6. Stabilisci priorità in maniera chiara
  7. Sii professionale, ma crea affiatamento nel tuo team
  8. Per ultimo, ma non per importanza, utilizza un centralino in cloud
 

OGGI LAVORARE IN REMOTO È POSSIBILE: È UN'OPPORTUNITÀ CHE PORTA VANTAGGI A TUTTI, IMPRENDITORI O DIPENDENTI CHE SIANO.

 
Uno dei nostri consigli per mantenere sempre alta la motivazione dei tuoi dipendenti è di non abbandonarli mai a loro stessi. È molto importante utilizzare un gestionale aziendale che unisca tutti i progetti, li assegni e monitori, ma è anche essenziale non tralasciare mai il calore dei rapporti interpersonali.
 
Una telefonata o una video-call sono strumenti decisamente più “personali” rispetto a una fredda e-mail o a un messaggio in chat.
 
Ci permettono di ascoltare le rispettive voci, di sentire l’altra persona e capire se c’è qualcosa che non va. Vedersi tramite una webcam non è esattamente come coltivare un rapporto dal vivo, ma è un modo alternativo e semplice per trasformare una comunicazione impersonale in una chiacchierata piacevole e distesa.
 
Anche se si parla di lavoro…
 
A questo punto potrai notare come ci siamo fatti strada nel lavoro in remoto e siamo arrivati agli strumenti che ne permettono una gestione perfetta.
 
La tecnologia gioca un ruolo da attaccante nella partita di calcio più importante per l’imprenditoria del futuro: lo smart working nasce, cresce e si consolida grazie agli strumenti tecnologici.
 

IL RUOLO DELLA TECNOLOGIA NEL LAVORO IN REMOTO

 
Ricordi come erano le aziende vent’anni fa?
 
Sembra passata una vita intera, invece ci sono solo un paio di decenni di differenza da quando si comunicava con un telefono attaccato a un cavo e un fax connesso alla linea telefonica.
 
Come facevano le aziende a stare senza internet?
 
Per noi sembra quasi impossibile, dato che siamo connessi fino al midollo con la rete, eppure in passato tutto funzionava con un cavo, con un telefono e con una buona dose di impegno.
 
Pian piano sono arrivati i modem, i computer sempre più piccoli e poi smartphone, tablet e vari altri oggetti “smart” per la vita di ogni giorno.
 
Questa evoluzione è stata possibile grazie al desiderio di valicare nuovi confini, di aprire nuove strade e creare opportunità sempre diverse, nuove, interessanti. Avere la tecnologia al nostro servizio ci permette di migliorare ogni azione, ottimizzare ogni risultato e accelerare notevolmente il processo di lavoro.
 
Tuttavia, molte aziende italiane ancora oggi provano timore verso la tecnologia e il lavoro intelligente, cercando di ancorarsi ancora per un po’ a quella sicurezza che li tiene legati a un filo: ad esempio, il filo di un telefono.
 
Il desiderio di evolverci e cambiare ci deve accompagnare sempre, perché è solo andando avanti, con una spinta costante, che il nostro lavoro potrà migliorare e aprirsi a nuove possibilità di crescita, guadagno, profitto.
 
Come puoi migliorare le prestazioni del tuo team, ma soprattutto della tua azienda, tagliando il filo che ti lega al passato?
 
Abilitando lo smart working e implementando il lavoro in remoto nella tua azienda in soli 59 secondi.
 
Puoi scegliere di lavorare ovunque, in qualsiasi momento e con ogni mezzo: non ci saranno più i milioni di fili tra cui districarti per recuperare il telefono, non dovrai più tornare a inviare noiosi e preistorici fax.
 
Comunicare oggi è smart: tieni alta l’attenzione dei tuoi dipendenti, coltiva il loro interesse verso una tecnologia sempre nuova, evoluta e veloce.
 
Il lavoro in remoto deve essere un’opportunità, non un ostacolo che ti fa svegliare arrabbiato la mattina. Motiva il tuo team e incrementa le prestazioni dei suoi membri giorno dopo giorno, con un lavoro dinamico, pratico, veloce e una comunicazione che ti segue ovunque.
 
Noi di Voxloud abbiamo pensato a questo quando abbiamo scelto di crescere e fare il grande salto di qualità nel mondo della comunicazione: scegliere la tecnologia ci permette di essere più presenti, più veloci, di rispondere in maniera più immediata ai nostri clienti e gestire comodamente da casa il nostro team di lavoro.
 
Il CoVid e una futura ricaduta nella pandemia non ci spaventano affatto: possediamo tutti gli strumenti per affrontare al meglio questa nuova ondata, pur sperando di non doverlo fare.
 
I nostri uffici oggi sono in Italia, Ucraina ed Estonia.
 
Più smart working di così…
 
Volevamo dimostrare noi per primi che essere smart, lavorare da remoto e gestire un team senza problemi (stando ognuno dove vuole) è decisamente la frontiera del futuro che dobbiamo raggiungere.
 
Per questo abbiamo creato Voxloud: l’opportunità che la tua azienda stava aspettando per semplificare il lavoro, accelerare i risultati e rendere felici i tuoi dipendenti.
 
Scarica la guida al link qui sotto e scopri cosa abbiamo creato e come, lavorando in remoto, potrai avere più vantaggi per la tua azienda a partire da un investimento di 59 secondi del tuo tempo.
 
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A presto,


Leonardo Coppola

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