11 novembre 2022

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Smart working vs Ufficio: 22 vantaggi e svantaggi da considerare prima di lavorare da casa

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Questo è l’incremento dell’interesse sul tema smart working in Italia dal 2020 in poi (fonte Google trends).

 

Di fatto, lo smart working prima della pandemia del 2020 era un concetto di nicchia, un’opportunità sfruttata da pochissime aziende (e ancora meno in Italia).

 

Ma le chiusure degli uffici e il lockdown hanno cambiato per sempre le regole del gioco, obbligandoci a trovare nuovi modi di fare impresa.

 

 

Nuovi modi che, come nel caso dello smart working, si sono rivelati essere vincenti per molte imprese (se fatti nella maniera giusta - a proposito, qui abbiamo parlato di come preparare la tua impresa per fare bene smart working).

 

Che cosa abbiamo imparato dopo 2 anni di smart working?

 

Dal 2020, in modi diversi, sono state molte le imprese che hanno adottato lo smart working (per essere più precisi il remote working) per rimanere competitive nel mercato senza dover chiudere.

 

Si è trattato senza dubbio di un grande esperimento per le imprese: molte hanno scoperto di poter essere ancora più efficienti e abbattere molti costi (qui abbiamo parlato di come lo smart working può aiutarti ad abbattere fino al 50% i costi), altre invece hanno scelto un modello più flessibile con il lavoro ibrido (permettendo ai dipendenti di lavorare un po’ dall’ufficio e un po’ dove preferiscono). Altre aziende invece hanno scoperto loro malgrado che lo smart working non faceva per loro.

 

Ecco quindi che dopo 2 anni di smart working, possiamo stilare una lista dei pro e dei contro e mettere finalmente a confronto lo smart working con il lavoro in ufficio.

 

Lo sapevi che… secondo uno studio di Buffer, il 97% dei lavoratori in smart working lo consiglierebbe ai propri amici?

 

Quali sono i vantaggi dello Smart Working?

 

1 - Lavorare da remoto aumenta la produttività dell’8% in più

 

Potrebbe sembrare controintuitivo, ma lavorare da casa aumenta davvero la produttività dei dipendenti.

Secondo uno studio dell’Ufficio studi di Variazioni, nel 2021 la produttività dei dipendenti in regime di smart working è salita dell’8% su base annua.

 

Grazie a strumenti digitali sempre più efficienti e facili da usare (come il centralino in cloud) e una cultura aziendale basata sugli obiettivi, c’è sempre meno distinzione tra lavorare in ufficio e lavorare da remoto (a casa o ovunque il dipendente scelga di lavorare).

 

👉 Qui abbiamo parlato delle 7 caratteristiche del centralino in cloud che aumentano la produttività, anche in smart working.

 

Secondo lo studio “Smart & Value” (partnership tra Stantec e Dilium con il Sustainability & Circular Economy Lab, in collaborazione con l’Università di Bologna e Manageritalia Emilia-Romagna), grazie allo smart working in azienda il 37% dei dipendenti intervistati si è detto meno stressato, il 25% più concentrato e il 7% più creativo.

 

2 - Lo Smart Working migliora l’equilibro tra lavoro e vita privata

 

Ognuno di noi ha una vita diversa, passioni ed esigenze differenti. Uno dei grandi vantaggi dello smart working, soprattutto per i dipendenti, è quello di poter gestire meglio l’equilibrio tra vita privata e lavoro.

Primo fra tutti, il vantaggio di non doversi recare fisicamente in ufficio: si eliminano del tutto i problemi legati ai ritardi, si aumenta il tempo libero di prima mattina, si abbattono i costi legati al viaggio verso l’ufficio (benzina, biglietti per i mezzi di trasporto, manutenzione dei veicoli).

 

Non di meno, aumenta anche la qualità della vita: evitando il “commuting”, ovvero lo spostamento quotidiano da casa a ufficio, siamo molto meno stressati e pronti a iniziare al meglio la nostra giornata.

 

Ma i benefici non si fermano qui: lavorare da casa (o da qualunque luogo il dipendente scelga) permette di gestire meglio le pause, ridurre le richieste di permessi (pensa ai ritardi dovuti ai controlli alla caldaia e alla manutenzione della casa), gestire più facilmente i bambini e in generale migliorare l’equilibrio tra vita privata e lavorativa.

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3 - Lo Smart Working riduce i costi (tutti i costi)

 

Secondo Mariano Corso dell’Osservatorio smart working del Politecnico di Milano "Grazie a un uso più intelligente dello smart working le aziende possono ridurre tra il 30 e il 50% gli spazi e i loro costi, soprattutto energetici, convertendo una parte di questi risparmi in bonus per sostenere le extra spese dei lavoratori".

 

Uno studio del Politecnico di Milano ha rilevato che un’azienda che offra la possibilità di smart working ai propri dipendenti possa arrivare a risparmiare nell’immediato il 30% sulle spese di affitti, utenze e buoni pasto.

 

Trovi tutti i dati dello studio qui.

 

4 - Lavorare da remoto migliora la gestione del tempo

 

Dì la verità, quante volte vieni interrotto in ufficio? Quante pause caffé si fanno davanti alla macchinetta per staccare e riprendere la concentrazione? E quante volte si viene disturbati da un collega che parla a telefono o deve chiederti una cosa “urgente”?

 

Troppe, davvero troppe!

 

Ma con lo smart working tutto questo non accade. O meglio, accade (le pause servono sempre e il confronto con i colleghi è necessario), ma accade in maniera più intelligente.

 

Lo smart working ti permette di auto gestirti le pause, in modo da farle quando davvero hai la necessità di staccare. Inoltre, la comunicazione asincrona (tramite chat), ti consente di pensare meglio a quello che devi chiedere al tuo collega e avere una risposta più precisa

 

Hai mai pensato a quanto tempo si perdeva in ufficio per aspettare che un collega sia libero e poi spiegare per bene la tua domanda? Lo smart working rende tutto questo molto più preciso (e spesso anche più rapido).

 

5 - Offre accesso a un bacino di talenti internazionale

 

Se hai un ufficio, i tuoi dipendenti dovranno venire ogni giorno in sede per lavorare. Quindi, al netto di richieste di trasferimenti (spesso profumatamente pagate), potrai scegliere i tuoi nuovi collaboratori solamente nella tua città o regione.

 

Se lavori in smart working invece, non sei più costretto a scegliere nuovi talenti solamente nella tua città o regione, ma puoi aprire le selezioni in tutta Italia. Anzi, in alcuni casi puoi anche scegliere un talento che abita in un’altra nazione o dall’altra parte del mondo.

 

Sfruttando lo smart working, attirerai talenti migliori, potrai offrire di più rispetto alla concorrenza (senza aumentare lo stipendio) e avrai una scelta di candidati decisamente più ampia.

 

6 - Il lavoro da remoto aumenta la fedeltà dei dipendenti

 

Le aziende possono offrire diversi benefit, come buoni pasto, premi produzione, auto aziendale.

Ma fidati, nulla potrà superare il benefit dello smart working (totale o ibrido che sia).

 

Secondo un rapporto di Inapp, il 76% dei lavoratori che ha provato lo smart working vorrebbe continuare ad averlo (fonte).

 

I benefici che lo smart working porta ai dipendenti, specialmente se non vengono offerti da altre aziende del tuo stesso settore, possono davvero fare la differenza e rendere ancora più unica la tua azienda nel mercato

 

Questo si traduce in un aumento della fiducia e attaccamento all’azienda. Tradotto: meno turnover, dipendenti più contenti e produttivi, più senso di appartenenza all’azienda (e quindi ancora più entusiasmo nel lavoro quotidiano).

 

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7 - Migliora l’adozione e l’utilizzo della tecnologia

 

Se 2 anni fa le imprese non fossero state costrette ad adottare lo smart working, la gran parte di essere sarebbe stata ancora “nell’era della pietra” della tecnologia.

 

Infatti, ancora oggi sono molte le aziende che utilizzano carta e penna per diversi processi, oppure che utilizzano un telefono fisso e non un centralino in cloud, o ancora sono molte quelle che non sfruttano le potenzialità di CRM e integrazioni con Help Desk e altra piattaforme digitali.

 

Lo smart working obbligatorio ha di fatto “forzato” l’adozione di strumenti digitali che potessero agevolare e rendere possibile il lavoro da remoto. Questo ha portato diverse aziende a innovare su diversi fronti, dalla produzione (software ERP, ad esempio) all’assistenza clienti (software di Help Desk), senza contare la comunicazione (come ad esempio i centralini in cloud).

 

8 - Diminuisce l’assenteismo e il turnover

 

Assenteismo, turn over ma anche burn out sono strettamente correlati al grado di soddisfazione e felicità dei dipendenti.

 

Se come visto prima lo smart working rende i dipendenti più soddisfatti, entusiasti e produttivi, allora di conseguenza anche l’assenteismo e il turn over caleranno di conseguenza. Semplicemente perché un benefit come lo smart working tende a creare una cultura aziendale più serena e trasparente.

 

Secondo uno studio realizzato da Abbrevia e GIDP, “Smart Working, assenteismo e HR management”, l’adozione dello Smart Working non ha portato conseguenze negative (80%) e anzi, rispetto al 2019 i tassi di assenteismo sono diminuiti.

 

9 - Offre più flessibilità a tutti

 

Non tutti siamo uguali e ognuno di noi ha esigenze differenti.

 

Per esempio, le necessità di chi ha figli piccoli sono nettamente diverse da quelle dei lavoratori single.

Il lavoro in regime di smart working, se prevede anche flessibilità oraria, permette ad ognuno di noi di avere la giusta flessibilità per poter gestire al meglio e senza stress la nostra vita privata e familiare, senza dover intaccare la produttività a lavoro.

 

Basta pensare che grazie alla flessibilità oraria dello smart working, vengono meno molte delle richieste di permesso che erano necessarie quando si lavorava in ufficio in orari prestabiliti. L’aumento di produttività è assicurato!

 

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10 - Permette di avere un ufficio ovunque

 

L’ufficio non può piacere a tutti, e non tutti si sentono produttivi ed efficienti in un ufficio.

Lo smart working porta il grande vantaggio al dipendente di poter scegliere da dove lavorare, se a casa, in un ufficio in condivisione, in una seconda casa o qualsiasi altro luogo che lo renda più appagato e produttivo.

 

Inoltre, avere la possibilità di poter scegliere dove lavorare permette ai dipendenti di avere maggiore concentrazione, evitare i luoghi caotici (pensa agli uffici open space) e potersi costruire uno spazio in cui possano esprimere il loro massimo potenziale, che sia una stanza in casa o in un altro luogo.

 

11 - La comunicazione viene resa più semplice dalla tecnologia

 

Lo smart working è una questione di comunicazione. Che si tratti di un team o di un singolo individuo, la tecnologia che facilita lo smart working rende tutto più facile da gestire.

 

Un esempio sono i centralini basati sul cloud, che si rivelano essere una tecnologia utile per le aziende perché consentono agli utenti di collegare facilmente le chiamate tra loro, di trasferire le chiamate tra i reparti e i dipendenti e persino di organizzare conference call con più persone in sedi diverse.

 

L'adozione dello smart working rende quindi più facile il passaggio alle tecnologie più recenti. Il motivo è semplice: senza la tecnologia sufficiente per comunicare da remoto (come un centralino in cloud) o organizzare il lavoro (CRM o sistemi di archiviazione digitale), non si può fare smart working. 

 

E molto spesso, i dipendenti hanno molta resistenza verso l’adozione di nuove tecnologie (come software, CRM e altri applicativi). Il passaggio allo smart working rende necessario il rinnovamento della tecnologia attualmente presente in azienda, con molti vantaggi in termini di aumento di produttività, velocità e organizzazione dell’attuale lavoro. E se per ottenere il benefit dello smart working i dipendenti dovranno adottare nuovi strumenti tecnologici, il passaggio sarà semplice e indolore anche per i più restii a cambiare!

 

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12 - Rende l’azienda ancora più a prova di futuro

 

Basta guardare al mercato del lavoro: oggi i dipendenti, i nuovi talenti, richiedono sempre più lo smart working. Quindi le aziende che adottano e offrono questo benefit saranno più competitive nel futuro per due motivi: attrarranno sempre più talenti e avranno una struttura organizzativa flessibile e agile (quindi capace di adattarsi più rapidamente ai cambiamenti futuri del mercato).

 

La mentalità delle aziende che fanno smart working tende ad essere più flessibile e agile per sua natura: ne consegue che questo tipo di cultura è quella più efficace nel gestire le sfide del futuro rispetto alle aziende più tradizionali.

 

👉 Qui abbiamo parlato di come lo smart working permette alle aziende di essere a prova di futuro

 

13 - Incrementa gli insight da più paesi

 

Con lo smart working, le aziende possono studiare meglio i mercati globali per diventare ancora più competitive e attrattive nel loro mercato di origine.

 

Scendiamo più nel dettaglio per capire meglio questo punto.

 

Lo smart working consente di condurre attività commerciali in più paesi contemporaneamente, senza doversi recare fisicamente sul posto. 

 

Si tratta di globalizzazione, ma ancora più… globalizzazione “smart”. 

 

Pensa ad esempio ad un’azienda che produce in un paese ma ha gli uffici amministrativi in un altro paese. Grazie all’organizzazione flessibile e condivisa tipica dello smart working, le informazioni sul mercato non restano bloccate nelle rispettive sedi aziendali, ma viaggiano continuamente da una sede all’altra, arricchendo le strategie aziendali con informazioni da entrambi i paesi rendendo così l’azienda stessa sempre più innovativa e dinamica, capace di competere meglio in entrambi i paesi.

 

Ciò consente di essere più efficienti e di capire cosa vogliono i consumatori nelle diverse parti del mondo.

Questa opportunità si traduce in vantaggio anche verso i clienti e i fornitori: se succede qualcosa in una di queste sedi o se qualcuno ha bisogno di aiuto, l'azienda sarà in grado di rispondere immediatamente senza dover aspettare un aggiornamento da qualcuno in loco o in un altro Paese. Il risultato è che le aziende possono avere una visione molto più chiara di ciò che accade in ogni mercato rispetto al passato.

 

Inoltre, lo smart working consente alle aziende di esternalizzare i propri dipendenti in paesi di tutto il mondo, pur mantenendo la propria sede centrale in un unico luogo. In questo modo le aziende hanno la possibilità di aumentare le loro conoscenze del mercato lavorando con persone che hanno prospettive ed esperienze diverse.

 

Un tempo questa opportunità di ricevere informazioni e ottenere il meglio dai diversi paesi del mondo era appannaggio delle grandi multinazionali, ma ora con lo smart working virtualmente ogni azienda può essere presente su diversi mercati globali con un click.

 

A proposito, lo sapevi che il centralino in cloud Voxloud ti permette di utilizzare il tuo numero telefonico aziendale da qualsiasi paese del mondo? Scopri di più qui.

 

14 - Permette di comunicare con i dipendenti più facilmente

 

Certo, nel lavoro da remoto esistono ancora le riunioni in cui la comunicazione avviene tra tutti i partecipanti allo stesso momento, in maniera sincrona. 

 

Ma uno dei grandi vantaggi dello smart working è la comunicazione asincrona. Ovvero, quando si invia un messaggio la sua risposta non è sempre immediata. Rispetto alla comunicazione faccia a faccia a cui siamo abituati in ufficio o durante le riunioni, comunicare in maniera asincrona permette di pensare con più attenzione al messaggio che si vuole comunicare o alla domanda che si vuole fare e dall’altro lato permette anche al collega che riceve il messaggio di pensare con attenzione e precisione alla risposta alla domanda. 

 

Pensa alle chat e alle mail: i messaggi sono spesso più precisi, come anche le risposte, rispetto alle riunioni faccia a faccia.

 

Sembra scontato, ma essere obbligati a pensare con attenzione prima di rispondere o fare una domanda permette di inviare richieste e fare domande molto più precise rispetto a quando vengono fatte dal vivo in ufficio. E molto spesso, i dettagli omessi possono fare la differenza (sia in termini di tempo sia in termini economici).

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Quali sono gli svantaggi dello Smart Working e come risolverli?

 

1 - Distrazioni a casa

 

Uno dei maggiori svantaggi dello smart working è che può essere difficile evitare le distrazioni a casa.

 

Se sei abituato a stare in ufficio, potresti trovarti a dover fare i conti con la costante distrazione di familiari, animali domestici, la facilità di fare delle pause, le notifiche del telefono e molto altro ancora. Queste distrazioni possono essere particolarmente frustranti quando impediscono di lavorare o di concentrarsi sui propri obiettivi.

 

Come evitarle?

 

Un modo per evitare le distrazioni in casa è quello di creare uno spazio tranquillo adibito solamente per il lavoro. Ad esempio, potresti utilizzare la camera da letto, o meglio ancora una stanza da adibire a vero e proprio ufficio. Prova a utilizzare materiali insonorizzanti come tende e cuffie per bloccare i rumori dell'ambiente circostante, in modo da poterti concentrare su ciò che è importante: il tuo lavoro!

 

2 - Isolamento

 

Lo smart working è un ottimo modo per ridurre gli spostamenti e migliorare la produttività, ma può anche portare a un maggiore isolamento. Non ci sono più i colleghi a fianco a te, le pause spesso sono fatte in solitudine e non c’è più il rito dello spostamento verso l’ufficio. Se non stai attento, potresti ritrovarti a lavorare più ore di prima e a sentirti più solo che mai.

 

Come evitarlo?

 

Ci sono modi per combattere l'isolamento da smart working. Ecco alcuni consigli per mantenere gli aspetti positivi dello smart working evitando quelli negativi:

 

Lavorare con un collega o un amico

 

Questo ti aiuterà a mantenere viva la tua vita sociale anche quando lavori fuori dall’ufficio. 

 

Cambia aria

 

Lavorare da remoto non significa per forza lavorare a casa. Se senti la mancanza di contatto umano o sei stufo di stare sempre a casa, prova a spostarti in un coworking, provare a lavorare in un bar tranquillo (e dove ci sia connessione a internet!) oppure se ne hai la possibilità scegli la tua seconda casa.

 

Stabilisci dei confini tra lavoro e tempo libero e rispettali

 

Quando lavoro e vita privata coincidono fisicamente, è facile perdere di vista il confine tra i due. Quindi assicurati di porre dei limiti a te stesso fin dall'inizio. Ad esempio imponiti un orario limite a cui rispondere alle richieste di lavoro la sera o nella pausa pranzo.

 

Fai delle pause

 

Ricorda che la salute mentale è importante per fare un buon lavoro. Assicurati di dedicare del tempo a cose come l'esercizio fisico e i pasti durante la giornata, in modo da non esaurirti o perdere la concentrazione sui tuoi obiettivi.

 

Ma come mai ci sentiamo così soli quando siamo in smart working?

 

Uno dei motivi per cui si prova questo senso di isolamento è che molte persone tendono a diventare più introverse quando sono sole e questa tendenza è amplificata dal fatto che la maggior parte degli smart worker non è abituata a passare del tempo da sola a casa

 

L'altro motivo è che, anche se gli smart worker possono avere accesso a un maggior numero di persone e risorse rispetto a un ufficio, non si sentono necessariamente connessi perché non interagiscono fisicamente con altri colleghi.

 

Il consiglio quindi è: sii consapevole di questi due aspetti, lavoraci su e vedrai che la solitudine non sarà più un problema, ma vivrai tutta la gioia dello smart working!

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3 - Burnout e perdita dell’equilibrio tra vita privata e lavoro

 

Con l'affermarsi dello smart working, si parla molto di come questo possa aiutare a fare di più in meno tempo (abbiamo visto prima come aumenti la produttività dell’8%). 

 

Ma se tutto questo tempo in più non servisse a nulla? Se ti rendesse solo più stressato?

 

Proprio così! Stiamo parlando del burnout.

 

👉 Come evitare il burnout se lavori da remoto? Ne abbiamo parlarto in questo articolo.

 

Lo smart working può generare burnout incoraggiandoti a lavorare troppo, troppo velocemente e senza sufficienti pause. Può anche farti perdere di vista le tue reali esigenze e priorità, il che non è sostenibile a lungo termine.

 

Ma niente panico! Ci sono modi per evitare questo tipo di burnout, in modo che la tua esperienza di smart working non finisca per fare più male che bene. Ecco alcuni consigli su come evitare il burnout se fai smart working:

 

Fai spesso delle piccole pause

 

Ogni ora, prenditi 5 minuti per te stesso. Questo può significare fare quattro passi all’aria aperta o prendere dell'acqua o degli snack in cucina. Quando succede qualcosa che ti stressa o ti fa sentire sopraffatto, prenditi un momento per respirare profondamente e chiediti se c'è qualcos'altro che ha bisogno della tua attenzione in questo momento prima di tornare a lavorare sul compito che ti stressava inizialmente.

 

Non esagerare

 

È facile lasciarsi trasportare dall’entusiasmo quando si cerca di fare di più, ma non dimenticarti della tua salute o delle altre parti della tua vita che contano.

 

Trova delle nuove routine

 

Se inizi a sentirti esausto, prenditi una pausa e prova a cambiare qualcosa di piccolo nella tua routine. Fare dei piccoli cambiamenti ogni tanto aiuta a concentrarsi meglio, essere più creativi e approcciarsi ai problemi con occhi nuovi.

 

4 - Aumento delle riunioni (anche inutili)

 

I vantaggi dello smart working includono una maggiore produttività ed efficienza. Tuttavia, ci sono anche alcuni svantaggi dello smart working di cui bisogna essere consapevoli. Uno di questi svantaggi è l'aumento delle riunioni.

 

Il motivo è che quando le persone lavorano da casa o da remoto, tendono ad avere un accesso più facilitato ai colleghi e ai capi. Questo può portare ad un aumento di messaggi e

riunioni anche nei casi in cui questi potrebbero essere ridotti notevolmente.

 

Per evitare di avere troppe riunioni negli ambienti di lavoro intelligenti, ci sono alcune cose da fare:

 

Crea documentazione per prevenire domande inutili

 

Creare un archivio in cui contenere tutti i documenti (come guide e manuali aziendali o sulle procedure interne) previene molte riunioni semplicemente perché le risposte a molte delle domande che potrebbero fare i dipendenti sono già raccolte in questa documentazione.

 

Sfrutta i canali pubblici delle app di messaggistica

 

Se in azienda usi Slack, Microsoft Teams o software di messaggistica istantanea come questi, promuovi sempre più l’utilizzo dei canali o gruppi pubblici. Ogni volta che verrà fatta una domanda e data una risposta, questa resterà in archivio nella chat e tutti potranno vedere la risposta data in passato, evitando così di iniziare inutili riunioni e discussioni.

 

5 - Problemi di sicurezza informatica

 

Uno dei maggiori vantaggi dello smart working è che consente di lavorare da remoto e di svolgere le attività quando si è più produttivi. Ma che dire della sicurezza delle informazioni? Lavorando da casa mettete a rischio i vostri dati o avete gli strumenti giusti per proteggervi?

 

La risposta dipende dalla quantità di dati sensibili coinvolti. Se lavorate in un'azienda con politiche rigorose in materia di gestione dei dati, probabilmente sarete a posto, purché ci sia un solido firewall tra il computer di casa e la rete del posto di lavoro. In caso contrario, potete adottare altre misure:

 

Crittografare tutti i tuoi file 

 

Utilizzare algoritmi di crittografia forti come AES-256 e SHA-256 ti garantirà che, anche se qualcuno dovesse introdursi nel tuo computer, non sarebbe in grado di accedere a nessuna delle tue informazioni perché sarebbero tutte criptate in un linguaggio incomprensibile! Spesso, nelle grandi aziende è il reparto IT che si occupa di gestire questo aspetto, in modo da non doverlo fare tu.

 

Usa sempre l’autenticazione a due fattori

 

Se possibile, utilizza l'autenticazione a due fattori (2FA): ciò significa che prima di poter accedere al tuo account su qualsiasi dispositivo, dovrai inserire una password e un codice di accesso generato da un'app sul tuo smartphone. In questo modo, anche se qualcuno dovesse accedere al tuo computer, non avrebbe accesso a tutte le tue applicazioni e quindi ai dati sensibili.

 

Utilizza piattaforme online

 

Se possibile, in azienda opta per strumenti di produttività e archiviazione online (come Google Drive, Slack, Dropbox). Diversamente dagli strumenti offline, le piattaforme online permettono maggiore controllo degli accessi, login e logout più sicuri e quasi sempre hanno dei protocolli di sicurezza molto avanzati. Inoltre, potendo accedervi praticamente da ovunque, potrai revocare l’accesso immediatamente non appena ti accorgerai di qualche attività sospetta.

 

voxloud premiVoxloud ha ricevuto i seguenti premi e riconoscimenti da Capterra e Trustpilot

 

6 - Difficoltà nel mantenere la riservatezza

 

Lo svantaggio più comune dello smart working è la difficoltà di mantenere la riservatezza sui progetti e le attività aziendali

 

Poiché i dipendenti non sono confinati in un unico ufficio, questo aumenta la possibilità di fughe di notizie o perdita di materiale sensibile. I dipendenti possono facilmente condividere informazioni con chi non ha l'autorizzazione o condividere materiali sensibili con la persona sbagliata. Per mantenere la riservatezza dell'azienda e del progetto quando i dipendenti lavorano fuori dall'ufficio, è importante stabilire politiche chiare sulle modalità di archiviazione e condivisione delle informazioni. Questo può essere fatto attraverso riunioni regolari, sessioni di formazione e/o linee guida scritte.

 

Se vuoi controllare la gestione delle informazioni quando i dipendenti lavorano da remoto, è importante creare un processo che ti permetta di accedere a tutti i tuoi documenti da remoto senza avere accesso ai computer degli altri dipendenti. 

 

A tale scopo si possono utilizzare sistemi basati sul cloud, come Google Docs o Dropbox, per la condivisione dei file, anziché inviare continuamente link via e-mail, che potrebbero andare persi facilmente se qualcuno si assenta prima dal lavoro o dimentica accidentalmente il portatile a casa!

 

7 - Connessione a internet instabile

 

Se lavori da casa o hai una piccola azienda che offre la possibilità di lavorare da remoto, saprai quanto sia importante avere una connessione Internet stabile.

 

A proposito, lo sai che Voxloud Wi-Fi è la prima connessione in fibra ultraveloce creata appositamente per il centralino in cloud? Scoprila qui.

 

Il problema è che a volte la connessione Internet si interrompe. Ciò può essere dovuto a un'interruzione nella tua zona o a qualcosa di più specifico per la tua casa, come un cablaggio difettoso o un router vecchio.

 

Il modo migliore per evitare questo problema? Avere sempre una linea di riserva, come la connessione mobile dello smartphone. Se il modem si guasta o il router smette di funzionare, sarai comunque in grado di collegarti e lavorare.



8 - Sfida per l’inserimento di nuove risorse

 

Una delle maggiori sfide del lavoro da remoto è l'inserimento di nuove risorse in azienda. Lo smart working è una sfida per le aziende che vogliono inserire nuovo personale in azienda. È anche uno dei motivi più comuni per cui le persone non rimangono nel loro lavoro da remoto.

 

Per assicurarti che i tuoi dipendenti si sentano a proprio agio e produttivi quando iniziano a lavorare da remoto, considera questi suggerimenti:

 

1) Assicurati che i canali di comunicazione siano aperti e facili da usare (chat, videochiamate, ecc.).

 

2) Assicurati di disporre di un processo di onboarding completo.

 

3) Assicurati di comunicare chiaramente le aspettative dell’azienda

 

4) Organizza dei check-in regolari con i membri del tuo team (nella prima fase le video call saranno importantissime).

 

Come assicurarsi di sfruttare al meglio lo smart working in azienda?

 

La comunicazione è la parte più importante dello smart working, semplicemente perché è ciò che lega tutti i dipendenti tra loro e all’azienda stessa.

 

Una sola mossa sbagliata nella comunicazione interna ed esterna, e tutti i tuoi sforzi di creare un ambiente di lavoro smart e remoto saranno stati vani.

 

Lo strumento che più di ogni altro viene utilizzato in azienda per chiamare clienti, fornitori e dipendenti è il centralino.

 

Si tratta di uno strumento di comunicazione imprescindibile se vuoi iniziare a fare smart working come si deve nella tua azienda.

 

Perché scegliere il centralino in cloud Voxloud

 

Ma Voxloud è anche connessione internet ultraveloce: puoi infatti completare il centralino in cloud Voxloud con la fibra ultraveloce Voxloud Wi-Fi. Creata per ottimizzare l’utilizzo del centralino in cloud, questa ti permetterà di:

 

  • Navigare fino a 1Gb/s
  • Avere sempre un audio cristallino durante le chiamate
  • Avere una connessione di backup grazie alla chiavetta Internet Key 4G
  • Sfruttare l’esclusivo servizio Voxloud Priority per supportare la crescita della tua azienda
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Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato. E adesso è disponibile anche la combo centralino Voxloud+WiFi.

 

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A presto,

Leonardo, A.D. di Voxloud