Smart Working: 3 mosse per rimanere competitivi nel tuo mercato

Viviamo in un periodo di grandi cambiamenti che si susseguono molto velocemente.

L’innovazione digitale, nuovi settori tecnologici e nuovi modi di concepire il lavoro.

Nel 2022, lo smart working ha preso ormai piede e sempre più aziende lo stanno sfruttando per trarre i vantaggi che questa nuova concezione del lavoro porta con sé.

Ma in un modo in cui ormai moltissime aziende si avventurano nello smart working, che cosa fa davvero la differenza? Che cosa c’è nello smart working che rende davvero un’azienda competitiva ed efficiente?

Ma soprattutto, come fare in modo che adottare lo smart working nella tua azienda sia un successo e non un disastro?

Come rendere la tua azienda pronta per il lavoro da remoto (3 cose da controllare subito)

Per prima cosa partiamo da un concetto basilare: per rendere la tua azienda “remota” e quindi ottenere il massimo dallo smart working nella tua società, dovrai prima di tutto fondare delle solide basi “smart”.

Le basi per implementare efficacemente lo smart working nella tua azienda sono:

• Organizzazione impeccabile per tutte le attività interne

Metti per iscritto e condividi come ogni attività in azienda dovrebbe essere fatta, da come inviare una mail a come condurre una trattativa di vendita a telefono. Tutto deve essere chiaro e comprensibile da chiunque, anche se è arrivato oggi stesso in azienda.

Ricorda che se usi un centralino telefonico virtuale, potrai anche sfruttare la registrazione delle chiamate come metodo di formazione e tenerle in archivio per i nuovi dipendenti che verranno!

• Chiara visione ed etica aziendale 

Più i dipendente saranno lontani dal “centro del potere” (ovvero l’ufficio e il management), più dovranno essere chiari ed espliciti a tutti in azienda la visione che sta guidando l’azienda e l’etica di lavoro che la tua impresa adotta.

Qual è il tuo obiettivo come imprenditore?

Dove vorresti che fosse la tua azienda tra 5 anni?

Qual è il valore del tuo prodotto per gli utenti finali?

Questo compone la visione che dovrebbe guidare ogni scelta aziendale ed essere chiara a tutte le persone che lavorano in azienda.

• Monitora e traccia il più possibile

Attenzione, qui non si parla di controllo o di micro management. No, stiamo parlando di dotarsi degli strumenti e di metodi di lavoro che privilegiano la trasparenza in tutto quello che si fa.

Tracciare e monitorare ciò che il tuo team e gli altri dipartimenti stanno facendo è necessario per rendere le informazioni più condivise, ridurre i meeting, diminuire le richieste tra dipartimenti ma soprattutto limitare errori e aumentare la conoscenza condivisa all’interno dell’azienda.

Un esempio semplice: invece di continuare ad inviare fogli excel o word via mail tra dipartimenti e utilizzare i commenti nel file, inizia a creare delle cartelle condivise su Google Drive e crea i documenti direttamente lì.

Condividere e lavorare tra diversi dipartimenti direttamente su un unico file ti risparmierà mail, telefonate e tante ma tante incomprensioni!

Ci siamo, ora che conosci le basi per poter affrontare con successo lo smart working ecco le 3 mosse da mettere in atto per fare smart working e restare competitivi nel mercato!

3 cose da fare subito per essere competitivi in smart working

1 - Rendi la tua azienda remote-first

Segui i consigli di cui abbiamo parlato sopra per rendere la tua azienda adatta a sostenere il cambio da azienda tradizionale ad azienda “remota”.

Ricorda, non per forza devi cominciare lasciando completamente l’ufficio: puoi anche iniziare con una forma di lavoro ibrida, in cui i dipendenti lavorano da casa a turni alterni.

Prenditi del tempo per simulare in azienda, dal vivo, come sarà il lavoro da remoto: fai delle riunioni via Skype, Zoom, Voxloud o Google Meet.

Utilizza tutto il tempo che ti serve per diffondere la cultura della tua azienda e lascia che tutti i dipendenti familiarizzino con gli strumenti utili a lavorare da remoto anche mentre siete tutti in ufficio. Fidati, è un investimento che ripagherà molto una volta che tutti lavoreranno da casa!

2 - Sfrutta la modalità ibrida di Smart Working

Anche se la tua azienda è pronta al 100% a passare alla forma di lavoro remota, cerca di rendere questa transizione la più semplice e fluida possibile.

Iniziare con una forma soft di smart working spesso è la scelta vincente: il modello ibrido di smart working infatti prevede che si possa lavorare da casa alcuni giorni a settimana oppure a turni.

Questo permette ai dipendenti di capire le differenze tra le due modalità e di abituarsi al lavoro da remoto con i propri tempi.

Ma c’è un altro grandissimo vantaggio nell’iniziare con il modello di smart working ibrido.

Potrai trovare e gestire eventuali problematiche immediatamente e senza alcun impatto sull’azienda. Potrai capire dove intervenire e come migliorare un aspetto del lavoro da remoto della tua azienda agendo per tempo, in modo che quando la tua azienda e i tuoi dipendenti saranno davvero pronti a passare al lavoro completamente da remoto, non ci saranno sorprese!

3 - Usa gli strumenti di lavoro idonei

La cosa più importante e critica quando lavori da remoto, è sicuramente la comunicazione.

Per prima cosa, dovrai rimpiazzare i meeting fisici ma anche le tipiche chiaccherate da pausa caffé. Lo strumento migliore per fare questa “conversione” è senza dubbio una piattaforma di chat e messaggistica istantanea.

Ci sono molti software validi sul mercato, come ad esempio Slack, Microsoft Teams e molti altri. Il nostro consiglio? Prenditi del tempo per testarli e provarli assieme ai tuoi dipendenti.

Non c’è un software migliore in assoluto, ma solo il più adatto alla tua azienda e agli altri strumenti che stai utilizzando!

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Poi ci sono tutti gli strumenti che ti permettono di condividere file di ogni genere. Uno su tutti la piattaforma Google Drive, una suite completa sia per la produzione (con Google Documenti, Fogli, Presentazioni e molto altro) e anche uno spazio di archiviazione perfetto per lavorare assieme al tuo team remoto.

Infine, devi anche pensare alla comunicazione aziendale e a come interagisci con i clienti, i fornitori e i potenziali clienti.

Se utilizzi un centralino telefonico tradizionale, puoi passare al centralino telefonico in cloud per rendere davvero remota la tua azienda.

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Abbiamo creato il nostro centralino in cloud per essere adatto alle esigenze delle PMI: è semplice, intuitivo, non ti fa perdere tempo e si integra con tutti gli strumenti aziendali che utilizzi ogni giorno.

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• Navigare fino a 1Gb/s
• Avere sempre un audio cristallino durante le chiamate
• Avere una connessione di backup grazie alla chiavetta Internet Key 4G
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A presto,

Leonardo, A.D. di Voxloud