Caro imprenditore,
ormai sarai stufo di leggere articoli che parlano di crisi di settore, di lockdown, di finanziamenti pubblici alle imprese (che spesso non arrivano), di contagi e di numeri sempre più preoccupanti.
Purtroppo, non possiamo fare a meno di ascoltare e di essere bombardati da notizie del genere: il 2020 è l’anno della pandemia, di chi non crede all’utilità della mascherina, di chi manifesta in piazza perché economicamente in ginocchio.
Adesso la situazione è sempre più tesa e ogni piccolo passo falso, ogni naso fuori dalla mascherina, ci avvicina sempre di più a una nuova chiusura generale.
Notizia bomba: in alcuni Paesi sta tornando il lockdown totale. Tu e la tua azienda sareste pronti a gestire una nuova quarantena nelle famigerate zone rosse con lo Smart Working?
Ho pensato a qualche domanda che ti permetterà di capire se sei già pronto per iniziare a lavorare in maniera agile o se devi apportare ancora qualche modifica all’organizzazione della tua impresa, prima di poterti definire efficiente e preparato.
1 - QUANTO LAVORO PUOI SVOLGERE IN MODALITÀ REMOTA?
Ogni settore ha una modalità lavorativa differente; per alcune aziende, più che per altre, è davvero complesso INTEGRARE il lavoro in presenza con il lavoro da remoto.
Ecco un esempio: ci sono team (come quelli che si occupano di marketing) che non hanno particolari difficoltà a organizzare il lavoro in remoto. Per team di questo genere, non è particolarmente complesso generare contenuti e quindi lavorare con costanza pur restando ognuno a casa propria.
Al contrario, ci sono moltissimi team che farebbero davvero fatica a lavorare in remoto: tra questi, chi si occupa di progettazione o di produzione fisica di un bene (prodotti alimentari, costruttori, progettisti e tecnici di laboratorio).
A questo punto, è bene considerare quali team possono e devono lavorare in remoto, per ridurre il rischio di chi a casa proprio non può stare e deve necessariamente recarsi in azienda per svolgere la propria attività.
Tutti i lavoratori e tutti i settori hanno esigenze molto particolari ed è compito dei datori di lavoro in primis cercare di soddisfare ogni requisito per permettere un lavoro smart nelle migliori condizioni possibili.
Se viene stabilito a monte quali sono i lavoratori che possono/devono operare in Smart Working e quali invece non hanno questa possibilità, abbiamo già un primo filtro.
Ma scopriamo quali sono gli altri step per avviare in modo eccellente il lavoro agile nella tua azienda, sempre che tu possa davvero attivarlo senza problemi.
2 - NELLA TUA AZIENDA POTETE COMUNICARE IN MODO EFFICACE?
La COMUNICAZIONE è sempre importante: che tu sia un imprenditore, un commerciante o un dipendente, per organizzare al meglio vita e lavoro sono necessarie delle buone doti comunicative (verbali e non verbali).
Del resto, gli esseri umani sono notoriamente animali sociali e senza la comunicazione verrebbe a mancare il fondamento della nostra umanità.
All’interno dell’ambiente lavorativo, comunicare è essenziale per coordinare i progetti, assegnare compiti e stabilire date, scadenze e scambi di informazioni.
La comunicazione è ESSENZIALE se vuoi gestire il lavoro a distanza in maniera efficace: per questo sono nati tantissimi sistemi e app che permettono un coordinamento aziendale perfetto.
Devi sempre fare attenzione agli strumenti che scegli per comunicare con il tuo team: utilizzare app che non funzionano in modo adeguato rischia di far calare la produttività e rendere ancora più complesso il lavoro tra i tuoi dipendenti.
Utilizzare i canali sbagliati può condurvi in errore e farvi perdere tempo prezioso.
Ecco perché molto spesso la soluzione ideale è optare per sistemi di comunicazione unificata: unisci in una stessa app sia la messaggistica di squadra, sia quella privata e, allo stesso tempo, integri videoconferenze e telefono all’interno di un unico strumento, funzionale e dall’accesso rapido.
Per i tuoi dipendenti (ma anche per te) sarà molto più semplice gestire la comunicazione aziendale senza dover accedere a numerosi canali e aprire svariate applicazioni: avendo tutto in una stessa icona, organizzare il tuo e il loro lavoro sarà decisamente più… smart!
3 - STAI VALUTANDO LA PRODUTTIVITÀ DEI TUOI DIPENDENTI CHE LAVORANO DA CASA?
Uno dei modi per capire se puoi scegliere o meno lo smart working per la tua azienda è questo: fare un tentativo e misurare le prestazioni dei tuoi dipendenti mentre lavorano comodamente da casa.
Ci sono numerose applicazioni che ti permettono di fare tale valutazione e ogni dato che ne estrai ti aiuterà a comprendere se e quanto i tuoi collaboratori siano in grado di gestire un lavoro da remoto, restando produttivi per la tua azienda.
Devi però fare attenzione:
Gestire e controllare lo Smart Working richiede skill particolari!
Infatti, un buon imprenditore deve sempre avere come obiettivo primario spingere il proprio team a migliorare le modalità di lavoro e ottimizzare la produzione.
4 - CI SONO VANTAGGI IN TERMINI DI COSTI, SE SCEGLI IL LAVORO A DISTANZA?
Un altro dei parametri per comprendere se il lavoro a distanza fa per te e per il tuo team è questo: analizza il rapporto costi/benefici.
Il Covid-19 ci ha messi di fronte a un evento inaspettato e senza precedenti: tutte le aziende sono state travolte da questa “botta” sia economicamente, sia dal punto di vista umano.
Moltissime organizzazioni e imprese stanno cercando di ridurre, dove possibile, i costi e una delle strategie preferite dalle aziende è proprio il lavoro agile.
Permettere ai dipendenti di lavorare da casa riduce i costi di affitto delle strutture in cui viene svolto il lavoro, elimina i costi connessi a bollette ed elettricità e l’esigenza di elargire ai dipendenti buoni pasto o servizio mensa.
Ci sono tantissimi vantaggi connessi al lavorare a distanza e tutto il denaro risparmiato può essere REINVESTITO o utilizzato per far fronte a una potenziale carenza di clienti in uno dei periodi più neri della nostra economia.
Quindi rifletti: quanto può risparmiare la tua azienda se inizi a fare Smart Working?
5 - CHE IMPATTO HA LO SMART WORKING SUI TUOI DIPENDENTI?
Le ricerche parlano chiaro: i dipendenti in Smart Working sono più felici e più produttivi. Basta girare sul web per incontrare statistiche che attestano questa informazione. In più, di fronte alla domanda: “Ritorneresti a lavorare in ufficio?” sono moltissimi i dipendenti che si augurano di restare a casa.
La tua azienda deve quindi valutare quanto i tuoi dipendenti siano contenti di lavorare in maniera agile e quale impatto abbia lo Smart Working nelle loro vite; tutto ciò potrebbe portarti a definire un piano d’intervento e d’azione per il futuro lavorativo del tuo team.
Capire se i tuoi dipendenti si sentano più felici lavorando da casa o preferiscano lavorare in ufficio, ti permetterà di scegliere la strategia giusta per gestire il lavoro del futuro e per trasformarti in un’azienda smart al 100%.
Eccoci quindi arrivati all’ultima domanda, la più spinosa di tutte, quella che può “confermare o ribaltare il risultato” (Cit.).
6 - COME REAGISCONO I TUOI CLIENTI ALLO SMART WORKING?
Se puoi valutare l’impatto che lo Smart Working ha sui tuoi dipendenti, dovresti anche capire l’effetto che ha sui tuoi clienti.
Ogni decisione che prendi sul lavoro a distanza può influenzare anche la relazione che hai con i tuoi clienti. Pensa, per esempio, a questo: l’assistenza clienti potrebbe trovarsi sprovvista degli strumenti giusti per lavorare da casa in modo rapido ed efficace.
Ciò potrebbe causare un CALO NETTO delle prestazioni aziendali e PEGGIORARE il rapporto con i clienti che utilizzano il servizio.
Se non sviluppi i tuoi servizi a distanza anche in ottica del cliente, rischi di perdere la clientela, che si affaccerà ad altre aziende più organizzate e strutturare per il lavoro agile.
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Buona scoperta smart,
Leonardo Coppola
