Siamo nell’era dello smart working, te n’eri accorto?
Far lavorare i tuoi dipendenti in smart working è stata la prassi fino a poco tempo fa a causa dell’emergenza sanitaria, eppure presenta moltissimi vantaggi se mantenuta anche oltre: risparmio di soldi e risorse nell’ufficio fisico, possibilità di ridurne gli spazi e persino di gestire più sedi dislocate sul territorio, senza dover aprire filiali ovunque.
Ma ti sei mai chiesto come è possibile gestire a distanza il personale, avendo sempre in mano le redini della tua attività?
1 - Pc portatile, tablet o smartphone vi uniranno sempre
Diciamoci la verità, li utilizzavate anche in ufficio per svariate necessità di lavoro: magari c’era qualche PC desktop in più, ma i dispositivi mobili aziendali sono sempre stati utili per seguire i clienti in trasferta o da affidare ai dipendenti che si dovevano spostare fuori sede.
Ora questi strumenti sono la chiave per rimanere in contatto e consentire a tutti di crearsi la propria postazione di lavoro, seguendo le pratiche dal salotto di casa, da un coworking o da qualsiasi altra postazione lontana dall’ufficio.
👉 Smart working vs Ufficio: 22 vantaggi e svantaggi da considerare prima di lavorare da casa
L’importante è usufruire di software dedicati che consentano ai dipendenti di avere sotto controllo chimatee schemi lavorativi da seguire, e a te di controllare che tutto sia gestito correttamente.
Inoltre, potrete fare delle riunioni a distanza, interfacciandovi con videochiamate che vi consentano di guardarvi negli occhi: si tratta di un contatto importante, perché rafforza quel legame che solitamente è possibile stabilire solo di presenza. Puoi offrire uno sguardo fiducioso e un sorriso per incoraggiare, ma anche notare segni di stanchezza o disappunto.
Tutto questo, con una semplice chiamata telefonica non è possibile e spesso, il solo tono della voce, non è sufficiente a conferire o a cogliere determinate sfumature.
Il nostro consiglio? Mantieni sempre il contatto visivo con i tuoi dipendenti, creando un rapporto umano solido, anche se siete lontani. Tu sarai più tranquillo, loro si sentiranno capiti e incoraggiati e il lavoro di tutti ne beneficerà. Garantito!
2 - Mantieni un clima rilassato
Se in azienda eravate abituati a chiacchierare del più e del meno durante la pausa caffè o prevedevate momenti costruttivi in cui ognuno proponeva i suoi suggerimenti per migliorare il lavoro del team, beh… perché non continuare a fare entrambe le cose anche da casa?
Mantenere la normale routine, fatta di condivisioni (lavorative e non), è fondamentale per mantenere di quel rapporto umano di cui accennavamo prima. Se non potete sempre usare il video, vanno bene anche telefonate o chat.
Non pensare a priori che, visto che lavorano da casa, i tuoi dipendenti tenderanno necessariamente a rilassarsi, o rischierai di stressare loro e te stesso. Le aspettative del gruppo dovranno rimanere le medesime, pur adeguandosi alla mole di impegni del momento.
Approcciarsi in modo diverso o più rigido del solito, potrebbe disorientare il personale, che si sentirà inadeguato e “bacchettato” senza motivo, o persino colpevolizzato per il fatto di trovarsi in casa. Non è questo che vuoi, giusto?
Se mantenere un clima rilassato è fondamentale dentro ad un ufficio, ancor di più lo diventa quando non si può controllare di persona come vanno le cose. L’importante sarà non perdere mai d’occhio:
- la produttività
- il rispetto degli orari
- gli standard qualitativi seguiti
3 - Organizza il tuo lavoro
Prevedi un planning giornaliero, specie se le attività cambiano continuamente e condividilo con il tuo team di lavoro. Ognuno deve sempre sapere cosa fare e cosa stanno facendo i colleghi, così da funzionare come una serie di ingranaggi ben oliati.
Ma attenzione a non esagerare con le indicazioni o, peggio ancora, a usare la chat di lavoro come una specie di strumento di tortura: sai quanto è difficile seguire una conversazione telefonica con un cliente mentre il capo o i colleghi ti scrivono decine di messaggi?
👉 Leggi qui che cos’è e come funziona un centralino in cloud, spiegato con parole semplici
Questo non significa che durante la giornata non dobbiate scrivervi, ma non bisogna mai eccedere, né in un senso né nell’altro. Il multitasking non migliora la focalizzazione sul lavoro, e allo stesso tempo il silenzio prolungato può suscitare incertezze. Come in tutte le cose, è importante trovare il giusto equilibrio.
Stabilisci dei momenti precisi in cui scrivere in chat o inviare mail, lasciando questi strumenti sempre a disposizione dei tuoi dipendenti perché possano fare domande o sottolineare criticità.
4 - Dividi le responsabilità
Se ti rendi conto che il numero di dipendenti da seguire è importante e non riesci ad essere sempre al top dell’attenzione, appoggiati a dei collaboratori che ti aiutino oppure suddividi le responsabilità tra i dipendenti stessi.
Si tratta di un modo per responsabilizzarli accrescendo la loro autostima, rendendoli al contempo partecipi del progetto che seguite a distanza.
Crea piccoli sottogruppi con un coach che cambierai settimanalmente e al quale affiderai il compito di coordinare il lavoro tra colleghi: un’idea gradevole sarebbe quella di selezionare, ogni mese, il coordinatore più efficiente prevedendo piccoli premi.
Ma sempre nell’ottica di stimolare il team a fare meglio, senza mai denigrarlo.
5 - Non trascurare la formazione
Ti sarà certamente capitato di dover fare dei briefing o di dover formare i tuoi dipendenti riguardo nuovi progetti.
In smart working puoi continuare a farlo con gli strumenti già citati: videoconferenze, chat, mail e persino presentazioni da seguire individualmente con i propri tempi.
Offri sempre al tuo team gli strumenti necessari per seguire le novità sul lavoro e interfacciati con loro il più possibile chiedendo feedback sugli stessi: la formazione diventerà così un piacere!
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Conclusioni
Lo smart working sta diventando la nuova frontiera lavorativa, e se fino ad oggi è stata una necessità, in futuro potrebbe essere normale avere alte percentuali di lavoratori che operano a distanza.
Se si approccia nel modo più adeguato, sia da parte dei manager che dei dipendenti, può rappresentare il metodo più valido e flessibile di evitare gli spostamenti e di suddividere il lavoro.
In questa nuova metodologia di lavoro, può essere utile avere uno strumento come il Centralino in Cloud per gestire il tuo team e il tuo customer care da remoto.
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