Lavorare da casa è sicuramente una soluzione conveniente ed efficace per contrastare le difficoltà nate in questo 2020.
La pandemia da Covid-19 ha portato tantissime aziende ad abbracciare lo smart working sia per tutelare i propri dipendenti, sia per non bloccare le filiere produttive (dove è stato possibile).
Molti impiegati sono stati avviati allo smart working, ma con pochissimi strumenti, perché la maggior parte delle aziende italiane non era ancora davvero pronta ad affrontare tutto questo.
Ma, nonostante le difficoltà, siamo stati bravi, dobbiamo dircelo.
Gli imprenditori si sono impegnati oltremisura per garantire lo smart working e organizzarlo al meglio, e i dipendenti si sono messi in gioco per riuscire a lavorare da casa, pur non sapendo molto su come gestire il lavoro da remoto.
Uno degli strumenti più utilizzati per coordinare lo smart working è senza dubbio la videoconferenza, ma… che succede quando ne abusiamo?
Come ogni cosa, utilizzata in dosi “sconsiderate” potrebbe causare dei problemi e chi, prima di noi italiani, ha vissuto questo problema, lo ha definito “Video Fatigue”.
COS’È L’AFFATICAMENTO DA VIDEOCONFERENZE
Utilizzando questo strumento video in maniera massiccia e quotidiana (si pensi all’utilizzo sul luogo di lavoro, ma anche durante il post lavoro per comunicare e tenersi in contatto con amici e parenti), si finisce inevitabilmente per affaticare la propria vista e provare un senso di disagio, di spossatezza e di… fatica.
L’affaticamento da videochiamate si sta diffondendo a macchia d’olio tra i lavoratori alle prese con lo smart working: molto spesso c’è un affaticamento maggiore anche rispetto al lavoro d’ufficio.
Ma cosa causa quest’affaticamento?
Partiamo dal fatto che le persone, in video, non potranno mai guardarsi negli occhi direttamente: c’è sempre come intermediario uno schermo e una telecamera che riprendere i due interlocutori.
Noi normalmente cerchiamo il contatto visivo diretto e anche durante una call ci sforziamo di mantenerlo per quanto possibile.
La fatica che deriva da questa azione ridiede nel sentirsi sempre e comunque distanti. Inoltre anche la più piccola distrazione può allontanare uno o l’altro interlocutore dalla conversazione.
Lavorare da casa significa essere più soggetti a piccole interruzioni: in ufficio sappiamo bene che la nostra scrivania è il luogo in cui passeremo le ore di lavoro e che al massimo ci fermeremo per una telefonata con un cliente, per parlare col capo o per prendere un caffè.
A casa i motivi di distrazione possono essere decisamente di più: la nostra attenzione è costantemente messa alla prova, anche e soprattutto durante le videochiamate.
Restare fermi e concentrati, specialmente laddove ci siano riunioni con più collaboratori, diventa complesso perché il computer e lì e tu hai tutte le possibilità di continuare a lavorare, mentre ascolti gli altri.
In una riunione dal vivo… al massimo potresti bere acqua, caffè o scarabocchiare su un foglio.
Fare in modo che la tua attenzione sia totalmente focalizzata sulla videochiamata richiede uno sforzo mentale intenso e questo potrebbe causare più spossatezza e stanchezza.
Ma anche i PROBLEMI TECNICI non rendono lo smart working così agevole: siamo ancora agli albori e ci stiamo impegnando affinché tutto possa funzionare, ma non è sempre così semplice.
Specialmente quando i problemi non dipendono da noi.
Ogni giorno, un lavoratore si sveglia e sa che dovrà fare i conti con linee che cadono, connessioni ballerine e voci in differita.
I problemi tecnici rappresentano un’altra delle cause della Video Fatigue che stiamo vivendo nel 2020 e che, forse, ci accompagnerà anche nel 2021.
Ritardi di trasmissione, interruzioni della comunicazione o segnali che vanno e vengono non ricreano esattamente l’atmosfera di una riunione in ufficio; tuttavia, possiamo correre ai riparti e cercare di arginare (dato che non possiamo eliminarla completamente) la Video Fatigue durante l’orario di lavoro.
COME DIMINUIRE LA VIDEO FATIGUE IN 3 SEMPLICI STEP
Non è nella natura umana arrendersi alle difficoltà, tantomeno sventolare bandiera bianca di fronte alla stanchezza: ci sono dei piccoli accorgimenti che possiamo prendere per lavorare da remoto diminuendo l’affaticamento da videoconferenze.
Vediamoli insieme:
- Riduzione riunioni non necessarie;
- Call a telecamere spente;
- Forme e strumenti di comunicazione alternativi alla videoconferenza.
Partiamo dal primissimo punto dell’elenco.
1. RIDUZIONE DELLE RIUNIONI NON NECESSARIE
Molto frequentemente vengono organizzate video call che in realtà potrebbero essere benissimo sostituite da delle e-mail o dei messaggi scritti.
Per ridurre l’affaticamento da videoconferenze è bene discernere quali siano le riunioni da tenere effettivamente in video e, invece, quali argomenti possano essere trattati senza problemi in maniera differente, alternativa.
Ridurre il numero di riunioni non necessarie non libera soltanto dall’affaticamento video, ma aiuta ad allocare al meglio il proprio tempo di lavoro.
In questo modo, si riduce sia la quantità di tempo di fronte allo schermo e in videochiamata, sia la tempistica di comunicazione delle informazioni al team o al singolo lavoratore.
2. NON SEMPRE SERVE TENERE LE WEBCAM ACCESE
In molte riunioni, soprattutto quelle di team molto grandi in cui a parlare è solo il titolare dell’azienda per fornire informazioni e fare annunci, non è necessario che tutti tengano le webcam accese.
Ci sono modi differenti per essere sicuri che tutti siano all’ascolto, anche perché, video o non video, ci si può sempre distrarre.
Uno dei modi per incanalare l’attenzione del gruppo sulla conferenza è chiedere di commentare, fare domande, rispondere in chat a richieste specifiche fatte al singolo.
3. INDIVIDUARE FORME DI COMUNICAZIONE ALTERNATIVE
Alcune comunicazioni possono avvenire facilmente per iscritto: e-mail e messaggi di chat aziendale sono strumenti alternativi validi ed efficienti.
La videoconferenza è uno degli strumenti di comunicazione per la tua azienda, ma non è il solo di cui disponi per parlare, coordinare e informare il tuo team.
Noi di Voxloud abbiamo pensato a quanto possa essere faticoso coordinare un team da remoto senza gli strumenti adatti per farlo, ma non temiamo le sfide.
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Sono tre strumenti per comunicare con i tuoi clienti, con il tuo team e fornire loro tutte le alternative valide per ridurre al minimo la Video Fatigue dalla vita lavorativa.
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E per la messaggistica?
Voxloud si integra ai più diffusi sistemi di comunicazione aziendale e ti permette di creare una chat di gruppo in cui condividere tutte le informazioni su lavori, scadenze e progetti con chi vuoi tu e quando vuoi tu.
Senza più dover cercare i numeri dei tuoi collaboratori nella rubrica di WhatsApp, con il rischio di lasciarsi sfuggire qualche messaggio e perdendo informazioni importanti.
Con Voxloud, tutte le comunicazioni aziendali sono concentrate in una sola app che funziona in tre (e non solo) modi differenti: telefono, messaggistica, videoconferenze.
Ma le sorprese non sono ancora finite: ho pensato a un piccolo suggerimento bonus, prima di salutarti, per regalare a te e ai tuoi collaboratori un giorno privo di Video Fatigue.
BONUS: UN GIORNO SENZA RIUNIONI
Chi non desidera un giorno lavorativo senza riunioni per potersi dedicare solo ed esclusivamente al proprio lavoro senza interruzioni, appuntamenti e ansie da videoconferenza?
Lo so, è una domanda retorica, ma vale la pena chiedere.
A volte, se vogliamo andare avanti sfruttando tutte le nostre potenzialità, dobbiamo avere il coraggio di fermarci, riposarci e riprendere a lavorare più carichi di prima. È a questo che serve il mio suggerimento: scegliere un giorno lavorativo a settimana e dichiararlo libero da riunioni.
Deve essere una condizione che tutti in azienda rispettano: nessuno può rendersi disponibile per call, riunioni o videoconferenze varie ed eventuali.
Ecco un esempio: se tutti i tuoi dipendenti sapranno che il giovedì non ci sono videoconferenze, potranno strutturare la propria giornata lavorativa in modo che tutto fili liscio e senza interruzioni.
Sai che questa potrebbe essere la svolta per migliorare ulteriormente la produttività del tuo team in smart working?
Ovviamente, la prima scelta deve essere sempre di puntare sugli strumenti giusti: come agevolare e ridurre la Video Fatigue in maniera più efficiente, se non integrando in una sola applicazione centralino telefonico, sistema di videoconferenze e messaggistica istantanea aziendale?
Se vuoi davvero trovare una risposta a questa domanda, qui trovi la nostra guida con tutte le informazioni che ti servono per essere sicuro di avere in azienda gli strumenti gusti e trasformare, finalmente, il tuo smart working in un’esperienza unica, efficace, efficiente ed estremamente produttiva.
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A presto,
Leonardo Coppola
