Software HelpDesk: Scopri I Migliori 10 Per il 2025 - Voxloud

Avere un’azienda significa avere clienti da gestire.

E se nella tua attività ti trovi a gestire clienti, sai benissimo che il modo in cui dai loro assistenza è fondamentale per renderli soddisfatti e fare in modo che continuino ad usare il tuo servizio o prodotto.

Cos'è un software helpdesk?

Un software help desk è una piattaforma progettata per gestire e risolvere le problematiche che i clienti riscontrano con un prodotto o servizio, organizzandole sotto forma di ticket di assistenza.

In pratica, rappresenta il centro operativo per la gestione delle richieste di supporto, consentendo agli operatori di monitorare, analizzare e risolvere i problemi sottoposti dai clienti.

L’obiettivo principale di un help desk è facilitare il lavoro degli operatori e dei tecnici, supportandoli nell’identificazione, nella gestione e nella risoluzione delle problematiche relative ai prodotti o ai servizi offerti dall’azienda.

Oggi, i software di help desk sono piattaforme avanzate che, oltre alla gestione dei ticket (ossia le singole richieste o problemi inviati dai clienti), integrano funzionalità di comunicazione diretta con i clienti. Questo permette di migliorare l’efficienza del supporto e di velocizzare sia la risoluzione delle problematiche sia la comunicazione con i clienti.

Lo sapevi che il centralino in cloud Voxloud si integra perfettamente con i maggiori software di helpdesk? Qui trovi tutte le integrazioni native con Voxloud!

A chi è destinato un software per l'helpdesk

Un software di helpdesk è perfetto se hai molte richieste di supporto da parte dei clienti.

Il vantaggio di un software helpdesk è quello di organizzare e monitorare l'andamento delle richieste di supporto in modo che ogni cliente possa essere seguito al meglio dal tuo reparto di supporto.

Caratteristiche fondamentali di un software di helpdesk

Abbiamo raccolto le 8 caratteristiche fondamentali di un software di helpdesk, che ti aiuteranno a sceglierne il migliore per le tue esigenze aziendali.

1. Gestione dei Ticket

La funzione centrale di ogni software help desk è la creazione, gestione e risoluzione dei ticket di assistenza. Ogni richiesta o problema inviato dai clienti viene organizzato in un flusso tracciabile, con priorità, stato di avanzamento e assegnazione a specifici operatori. Integrandosi con centralini in cloud come Voxloud, i software di help desk possono anche associare le chiamate telefoniche ai ticket esistenti o crearne di nuovi automaticamente.

2. Multicanalità

Un software help desk deve poter gestire comunicazioni provenienti da diversi canali, tra cui telefono, email, chat, WhatsApp e social media. Grazie all’integrazione con Voxloud, le informazioni delle chiamate (come durata, orario e registrazioni) possono essere condivise direttamente nel pannello di gestione del help desk, creando un’esperienza fluida per l’operatore e il cliente.

3. Rubrica Centralizzata e Cronologia delle Interazioni

La possibilità di accedere rapidamente ai dati dei clienti, come la cronologia delle chiamate o delle comunicazioni precedenti, è essenziale per fornire un supporto personalizzato. Voxloud consente di sincronizzare la rubrica aziendale con i software di help desk, permettendo agli operatori di avere sempre sotto mano i dettagli del cliente durante una chiamata o un’interazione.

4. Automazione dei Processi

Molti software help desk offrono funzionalità di automazione, come l’assegnazione automatica dei ticket in base alle competenze degli operatori o l’invio di risposte predefinite. Con l’integrazione di un centralino in cloud, l’automazione si estende anche alla gestione delle chiamate, ad esempio inoltrando automaticamente quelle importanti all’operatore assegnato al ticket.

5. Funzionalità di Comunicazione in Tempo Reale

Un buon software help desk deve supportare comunicazioni in tempo reale, come chat live o chiamate telefoniche, integrate nel flusso di lavoro. Grazie a Voxloud, gli operatori possono gestire le chiamate direttamente dalla piattaforma di help desk, sincronizzando note, registrazioni e aggiornamenti in tempo reale.

6. Report e Analisi

Per ottimizzare il servizio clienti, i software help desk offrono strumenti di reporting che analizzano metriche come il tempo medio di risoluzione, il volume delle richieste e la soddisfazione dei clienti. Quando integrati con centralini in cloud, è possibile includere dati sulle chiamate, come il numero di telefonate ricevute e la durata media, per avere una visione completa delle prestazioni del team.

7. Scalabilità e Personalizzazione

Un software help desk deve adattarsi alle esigenze dell’azienda, con opzioni di personalizzazione dei flussi di lavoro, delle risposte automatiche e delle integrazioni. La possibilità di connettere il software con un centralino in cloud come Voxloud garantisce la flessibilità necessaria per gestire volumi crescenti di clienti e comunicazioni.

8. Sicurezza dei Dati

La protezione delle informazioni dei clienti è cruciale. I software help desk integrati con centralini in cloud come Voxloud garantiscono la sicurezza dei dati delle chiamate e delle interazioni, rispettando le normative come il GDPR.

Vantaggi dell’integrazione tra Voxloud e software di help desk

Grazie alle integrazioni di Voxloud con i principali software di help desk, le aziende possono:

• Visualizzare i dettagli delle chiamate direttamente nella piattaforma del help desk.
• Collegare automaticamente le chiamate ai ticket esistenti o crearne di nuovi.
• Sincronizzare la rubrica aziendale per identificare i clienti al primo squillo.
• Analizzare dati telefonici accanto alle altre metriche di supporto.

Queste funzionalità migliorano la produttività degli operatori e ottimizzano l’esperienza cliente, centralizzando tutte le interazioni in un unico sistema.

Perchè utilizzare un software helpdesk? Tutti i vantaggi

Se in azienda non stai ancora utilizzando un software di helpdesk per gestire le richieste dei clienti, ecco 7 tra i principali vantaggi che un sistema del genere porta alla tua azienda.

Infatti, un’azienda dovrebbe utilizzare un software di help desk per migliorare la gestione delle richieste dei clienti, ottimizzare il servizio di assistenza e garantire un’esperienza cliente fluida ed efficiente. 

In un mercato sempre più competitivo, fornire supporto rapido, personalizzato e multicanale è essenziale per fidelizzare i clienti e mantenere un vantaggio competitivo.

Principali vantaggi di un software di help desk

• Gestione centralizzata delle richieste

Tutte le richieste dei clienti vengono organizzate in un unico sistema, consentendo agli operatori di avere una visione completa e ordinata delle attività.

• Miglioramento della produttività del team

Funzionalità come l’automazione dei ticket, l’assegnazione delle richieste e la gestione della priorità riducono il carico di lavoro manuale e ottimizzano i tempi di risoluzione.

• Supporto multicanale

I software di help desk integrano canali come email, telefono, chat e social media, centralizzando tutte le comunicazioni in un’unica piattaforma per una gestione più efficiente.

• Esperienza cliente migliorata

Gli operatori hanno accesso alla cronologia delle interazioni, consentendo un supporto personalizzato e più rapido. Questo aiuta a costruire una relazione di fiducia con i clienti.

• Integrazione con strumenti esistenti

Molti software di help desk, come quelli integrati con centralini in cloud come Voxloud, permettono di sincronizzare dati come chiamate e le rubriche, migliorando la fluidità operativa e riducendo i tempi di risposta.

• Analisi e reportistica

I dati raccolti consentono di monitorare le prestazioni del team di supporto, identificare aree di miglioramento e prendere decisioni strategiche basate su informazioni concrete.

• Scalabilità e adattabilità

Un software di help desk cresce con l’azienda, adattandosi alle sue esigenze e offrendo funzionalità avanzate per gestire volumi sempre maggiori di richieste.

Questi vantaggi rendono il software di help desk uno strumento fondamentale per le aziende che vogliono garantire un servizio clienti di qualità e mantenere alta la soddisfazione del cliente. 

I 7 tipi di software help desk

I software di helpdesk possono essere di diversi tipi, a seconda della funzione specifica che hanno (risoluzione di ticket, conversazione con i clienti, ecc).

Qui abbiamo raccolto le 7 principali tipologie di software helpdesk.

1. Help Desk Basati su Ticket

Questi software si concentrano sulla gestione dei ticket di assistenza, organizzando ogni richiesta in un flusso strutturato. Grazie all’integrazione con centralini in cloud, le chiamate possono essere trasformate automaticamente in ticket per una gestione completa.

2. Help Desk Multicanale

Permettono di gestire comunicazioni provenienti da diversi canali (telefono, email, chat, social media). Con un centralino in cloud come Voxloud, è possibile sincronizzare le chiamate per avere una panoramica completa delle interazioni con i clienti.

3. Help Desk per il Self-Service

Questi software offrono funzionalità come FAQ, knowledge base e chatbot per consentire ai clienti di trovare risposte autonomamente. Si integrano con centralini in cloud per fornire opzioni di contatto diretto qualora il cliente necessiti di ulteriore supporto.

4. Help Desk con Funzionalità Live Chat

Supportano la comunicazione in tempo reale con i clienti tramite chat live. Quando combinati con un centralino in cloud, permettono di passare facilmente dalla chat a una chiamata vocale senza interruzioni.

5. Help Desk con Automazione Avanzata

Questi sistemi utilizzano l’intelligenza artificiale per automatizzare processi come l’assegnazione dei ticket o la risposta a domande frequenti. L’integrazione con un centralino in cloud aggiunge automazioni vocali, come l’inoltro intelligente delle chiamate.

6. Help Desk con Funzionalità di Reporting

Offrono strumenti avanzati per analizzare le prestazioni del team di supporto e la qualità del servizio clienti. Integrandosi con centralini in cloud, questi software includono anche metriche telefoniche, come la durata media delle chiamate o il numero di contatti gestiti.

7. Help Desk Mobile-Friendly

Progettati per essere utilizzati su dispositivi mobili, consentono agli operatori di gestire ticket e chiamate ovunque si trovino. Con un centralino in cloud come Voxloud, è possibile accedere a cronologie e registrazioni delle chiamate anche da dispositivi mobili.

I 10 migliori software per helpdesk per il 2025

• Zendesk Support

Perché sceglierlo: Ideale per aziende che necessitano di una piattaforma altamente personalizzabile e scalabile per la gestione del supporto clienti.

Come risolve le esigenze aziendali: Offre una gestione avanzata dei ticket, supporto multicanale e strumenti di automazione per migliorare l’efficienza del team di supporto.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud consente di centralizzare le comunicazioni telefoniche e i dati dei clienti in un’unica interfaccia, migliorando la produttività e la qualità del servizio. 

• Freshdesk

Perché sceglierlo: Adatto a imprese che cercano una soluzione user-friendly con funzionalità di supporto omnicanale.

Come risolve le esigenze aziendali: Fornisce strumenti per la gestione dei ticket, automazione dei processi e un portale self-service per i clienti.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud permette di sincronizzare le chiamate e i dati dei clienti, offrendo una visione completa delle interazioni. 

• Zoho Desk

Perché sceglierlo: Ideale per aziende che desiderano una soluzione integrata con altri strumenti di business.

Come risolve le esigenze aziendali: Offre gestione dei ticket, automazione del flusso di lavoro e analisi delle prestazioni del team.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud consente di unificare le comunicazioni telefoniche e i dati dei clienti, migliorando l’efficienza operativa. 

• HubSpot Service Hub

Perché sceglierlo: Perfetto per aziende che cercano una soluzione di help desk integrata con strumenti di marketing e vendita.

Come risolve le esigenze aziendali: Fornisce gestione dei ticket, base di conoscenza e strumenti di feedback dei clienti.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud permette di centralizzare le comunicazioni e i dati dei clienti, migliorando la collaborazione tra i team. 

• Help Scout

Perché sceglierlo: Ideale per team che desiderano una piattaforma semplice e focalizzata sulla comunicazione via email.

Come risolve le esigenze aziendali: Offre gestione delle caselle di posta condivise, base di conoscenza e strumenti di collaborazione interna.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud consente di unificare le comunicazioni telefoniche e via email, migliorando la gestione delle interazioni con i clienti. 

• Salesforce Service Cloud

Perché sceglierlo: Adatto a grandi aziende che necessitano di una soluzione altamente personalizzabile e integrata con CRM avanzati.

Come risolve le esigenze aziendali: Fornisce strumenti avanzati per la gestione dei casi, integrazione con CRM e analisi dettagliate delle prestazioni.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud permette di sincronizzare le chiamate e i dati dei clienti, offrendo una visione completa delle interazioni. 

• Trengo

Perché sceglierlo: Ideale per aziende che cercano una piattaforma unificata per la gestione delle comunicazioni su più canali.

Come risolve le esigenze aziendali: Centralizza messaggi da email, chat, social media e telefono in un’unica casella di posta.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud consente di gestire le chiamate telefoniche direttamente dalla piattaforma, migliorando l’efficienza del team. 

• Intercom

Perché sceglierlo: Perfetto per aziende che desiderano combinare supporto clienti con strumenti di marketing e vendita.

Come risolve le esigenze aziendali: Offre chat in tempo reale, gestione dei ticket e automazione del marketing per migliorare l’engagement dei clienti.

Integrazione con Voxloud: L’integrazione con Voxloud consente di gestire le chiamate telefoniche direttamente dalla piattaforma, migliorando l’efficienza del team. 

• Customerly

Perché sceglierlo: Se cerchi un software di helpdesk basato sulle conversazioni e che permetta al tuo team di assistenza di lavorare in sinergia anche da remoto, Customerly è la soluzione migliore.

Come risolve le esigenze aziendali: Focalizzato sulle conversazioni con i clienti, permette di accentrare le chat e le email al fine di offrire risposte rapide e precise ai clienti.

• Jira Service Management

Perché sceglierlo: Ideale per team IT e di sviluppo che cercano una soluzione integrata con strumenti di gestione dei progetti.

Come risolve le esigenze aziendali: Offre gestione dei ticket, integrazione con Jira Software e flussi di lavoro personalizzabili per il supporto IT.

Come scegliere correttamente il software di helpdesk più adatto a te

Scegliere il miglior software di help desk per la tua azienda richiede un’attenta analisi delle esigenze interne, del tipo di supporto che vuoi offrire e delle funzionalità chiave di cui hai bisogno. 

Ecco una guida pratica per prendere la decisione migliore, con un focus particolare sull’importanza della telefonia e sull’integrazione con centralini in cloud come Voxloud.

1. Identifica le esigenze del tuo team e dei tuoi clienti

Prima di tutto, definisci le tue priorità. Chiediti:

• Hai bisogno di una soluzione che gestisca solo i ticket o di un sistema omnicanale che includa email, chat, social media e telefonia?
• Quanti membri del team utilizzeranno il software?
• Servono funzionalità avanzate, come l’automazione o reportistica dettagliata?

Offri supporto su più canali, inclusa la telefonia?

Se le chiamate telefoniche sono uno dei principali canali di supporto, è essenziale scegliere un software help desk che si integri con un centralino in cloud. Voxloud, ad esempio, consente di sincronizzare le chiamate, registrarle, gestire i dati dei clienti e tracciare tutte le interazioni telefoniche direttamente dal software di help desk.

2. Valuta le funzionalità essenziali

Quando confronti i software di help desk, cerca le seguenti caratteristiche:

Gestione dei ticket: Un sistema che centralizza tutte le richieste, da email a telefonate, è cruciale.

Automazione: Flussi di lavoro automatizzati per assegnare, categorizzare e dare priorità ai ticket.

Reportistica e analisi: Per monitorare i tempi di risposta, i volumi di richieste e le prestazioni del team.

Omnicanalità: La possibilità di gestire messaggi provenienti da chat, email, social media e telefonate.

Integrazione con centralini in cloud: Se il supporto telefonico è importante, scegli un software compatibile con Voxloud o un altro centralino in cloud. 

Questo ti consente di:

• Ricevere e registrare chiamate direttamente nel pannello di controllo del software.
• Sincronizzare i dati della rubrica.
• Integrare informazioni sulle chiamate nei ticket, per avere una visione completa del cliente.

3. Flessibilità e scalabilità

Considera la crescita futura della tua azienda. Il software scelto dovrebbe:

• Essere in grado di gestire un volume crescente di ticket.
• Offrire piani scalabili e adatti alle dimensioni del tuo team.
• Consentire l’aggiunta di nuove integrazioni, come quella con Voxloud, per migliorare la gestione delle telefonate con il crescere della domanda.

4. Facilità d’uso

Il software deve essere semplice da usare per il tuo team. Un’interfaccia intuitiva riduce i tempi di formazione e aumenta la produttività.

Un’integrazione nativa con centralini come Voxloud semplifica l’accesso ai dati delle chiamate senza dover passare da una piattaforma all’altra, migliorando la facilità d’uso complessiva.

5. Budget

Stabilisci il tuo budget e confronta i costi dei diversi software. Ricorda di considerare:

• Il costo del software stesso (licenze, abbonamenti).
• I risparmi in termini di tempo e produttività grazie all’integrazione con un centralino in cloud come Voxloud.
• I benefici a lungo termine, come una maggiore soddisfazione del cliente e una riduzione del tasso di abbandono.

6. Verifica le integrazioni disponibili

Un buon software di help desk deve integrarsi con gli strumenti che già utilizzi, inclusi CRM, piattaforme di comunicazione e sistemi telefonici.

Se usi Voxloud come centralino in cloud, assicurati che il software scelto sia compatibile. 

Ad esempio, piattaforme come Zendesk, Freshdesk e Zoho Desk si integrano con Voxloud, permettendo di:

• Registrare automaticamente le chiamate come ticket.
• Associare i dati delle chiamate alle schede dei clienti.
• Offrire un’esperienza cliente fluida e professionale.

7. Prova gratuita e feedback

Infine, sfrutta le prove gratuite per testare il software prima di acquistarlo. Coinvolgi il tuo team per raccogliere feedback e assicurati che il sistema soddisfi tutte le necessità operative.

I vantaggi di un’integrazione con Voxloud

Integrare un centralino in cloud come Voxloud con il tuo software di help desk offre numerosi benefici:

Centralizzazione dei dati: Tutte le interazioni, incluse le chiamate, vengono registrate in un unico luogo.

Efficienza operativa: Gli operatori possono rispondere rapidamente ai clienti grazie all’accesso immediato ai dati delle chiamate.

Esperienza cliente migliorata: Ogni operatore ha una visione completa del cliente, aumentando la soddisfazione e riducendo i tempi di risoluzione.

Facilità di gestione: Grazie all’integrazione nativa con software come Zendesk, Freshdesk o Zoho Desk, non serve più alternare piattaforme diverse.

Conclusioni

Sul mercato ci sono molti software di helpdesk e la scelta può risultare complessa.

Per questo, parti sempre dalle caratteristiche fondamentali che dovrebbe avere un software di helpdesk per aiutare davvero i tuoi collaboratori.

Ricorda poi l’importanza delle integrazioni: un buon software di helpdesk ma che non si integra con gli altri tuoi strumenti aziendali, come ad esempio il tuo centralino in cloud, potrebbe farti perdere tempo prezioso nelle operazioni di ogni giorno e rendere il tuo team di supporto poco efficiente.

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