Softphone: Cos'è e Perchè Alle Aziende Utilizzarlo

Softphone: se stai cercando informazioni sui centralini aziendali, sicuramente ti sarai imbattuto in questo termine.

Ma che cosa significa softphone?

In realtà, è molto più semplice di come possa sembrare, e una volta compreso che cosa significhi, capirai subito anche perché è fondamentale per le aziende che vogliono dotarsi di un centralino in cloud.  

Cos'è un softphone?

Un softphone è un software che permette di usare il telefono direttamente dal computer, dallo smartphone o dal tablet senza bisogno di un telefono fisico. 

Immaginalo come un’app, proprio come quelle che hai sul computer o sul tuo telefono, che ti permette di effettuare e ricevere chiamate usando il tuo numero fisso aziendale collegato al tuo centralino in cloud.

Con un softphone, puoi:

• Effettuare e ricevere chiamate usando il tuo numero aziendale, ovunque ti trovi. Ti basta avere una connessione a internet.
• Accedere a funzionalità avanzate come trasferimento di chiamata, messaggistica vocale, registrazione delle chiamate e molto altro.
• Integrare altre piattaforme aziendali, come il CRM, per gestire i clienti in modo più efficiente.

È particolarmente utile per le aziende che utilizzano un centralino in cloud, perché i dipendenti possono lavorare da remoto o in ufficio senza dover configurare hardware complessi. 

Basta installare il software, accedere con le credenziali aziendali, e sei subito operativo!

Differenze con i telefoni tradizionali

Abbiamo visto che cos’è un softphone, ma in che cosa questo software è diverso da un telefono tradizionale?

La prima differenza rispetto ad un telefono fisico tradizionale, anche uno VoIP, è evidente: il softphone è un’applicazione, che quindi può essere utilizzata sia da computer sia da smartphone.

Ma ci sono altre differenze, un po’ meno visibili…

Ad esempio, con un softphone puoi collegare il tuo centralino con un CRM, o un Help Desk, oppure ancora con una rubrica.

Rispetto al telefono tradizionale, anche VoIP, questa cosa offre tantissime potenzialità: ad esempio puoi chiamare un contatto semplicemente cliccando su un numero di telefono (questa funzione si chiama “click to call”), oppure puoi inviare le informazioni della chiamata direttamente nel CRM (come il numero chiamato e la registrazione della chiamata) e in generale puoi accedere a tutte funzionalità avanzate di un moderno centralino in cloud.

Che cosa puoi fare con un softphone che non puoi fare con un telefono tradizionale?

Ecco alcune cose che puoi fare con un softphone che non sono possibili o che sono più complesse con un telefono fisico:

Maggiore accessibilità

• Puoi usare il tuo numero aziendale ovunque, su qualsiasi dispositivo (computer, tablet o smartphone), senza portarti dietro un telefono fisico.
• Puoi passare da un dispositivo all’altro (es. iniziare una chiamata sul computer e continuarla sullo smartphone).

Integrazione con software aziendali

• Puoi collegare il softphone al CRM o ad altri tool aziendali per visualizzare automaticamente la scheda cliente quando ricevi una chiamata.
• Sincronizzi la rubrica e le chiamate per avere una visione completa delle attività dei clienti.

Personalizzazione e automazione avanzata

• Puoi configurare facilmente tutte le funzionalità avanzate dal Pannello di Controllo (es. trasferimento rapido a un collega o avvio di una conferenza).
• Quando collegata al centralino in cloud, automatizzi funzioni come l’invio di un messaggio di follow-up al termine di una chiamata.

Multitasking e collaborazione in tempo reale

• Usi la stessa interfaccia per effettuare chiamate vocali, chiamate di gruppo e chat con i clienti.
• Puoi trasferire le chiamate ad altri interni o aggiungere persone alla chiamata, direttamente dall’interfaccia del softphone.

Gestione intelligente delle chiamate

• Puoi registrare chiamate con un clic e accedere immediatamente alle registrazioni archiviate in cloud.
• Visualizzi dettagli come la cronologia delle chiamate, il tempo di attesa o lo stato degli altri colleghi.
• Ricevi notifiche push su chiamate perse o messaggi vocali, con la possibilità di ascoltarli o rispondere dall’app.

Aggiornamenti e scalabilità senza limiti

• Ricevi aggiornamenti del software senza costi o interventi hardware.
• Puoi aggiungere nuovi utenti o modificare configurazioni con pochi clic, senza bisogno di comprare nuovi dispositivi o chiamare un tecnico.

In breve, un softphone offre una piattaforma di comunicazione integrata e flessibile, perfetta per un’azienda che usa un centralino in cloud e ha bisogno di strumenti moderni e versatili per il lavoro ibrido o da remoto.

Come funziona un softphone?

Il funzionamento di un softphone è del tutto identico a quello delle altre applicazioni che hai sul computer o sullo smartphone.

Apri l’app del softphone, questa si connette ad internet e sei subito pronto ad effettuare e ricevere chiamate sul tuo numero fisso aziendale, ovunque tu sia.

Voxloud ad esempio offre sia l’applicazione desktop (per Windows e per Mac) sia l’applicazione mobile per smartphone (per iOS e per Android).

Scopri qui l’app desktop Voxloud e tutto quello che ti permette di fare!

Perché conviene utilizzare un softphone

Utilizzare un softphone conviene perché offre una flessibilità e una gamma di funzionalità impossibili da ottenere con un telefono tradizionale, anche VoIP. 

Essendo un’applicazione, può essere utilizzato ovunque, su computer, smartphone o tablet, garantendo accessibilità totale per chi lavora da remoto o in movimento. 

Inoltre, consente l’integrazione diretta con strumenti aziendali come CRM, Help Desk o rubriche, permettendo di automatizzare attività come il “click to call” o l’invio delle informazioni della chiamata al sistema aziendale. 

Grazie alle funzionalità avanzate del centralino in cloud, il softphone diventa uno strumento completo per migliorare la produttività e semplificare la gestione delle comunicazioni aziendali.

Quali sono gli svantaggi dell'utilizzo di un softphone?

Il softphone può presentare alcuni svantaggi, ma dobbiamo fare una precisazione importante: gli svantaggi del softphone sono legati non all’applicazione stessa, ma al contesto in cui questa viene utilizzata.

Infatti, con un’ottima connessione internet, dei buoni sistemi di sicurezza e usando una corretta configurazione, non ci sono particolari svantaggi nell’utilizzo del softphone rispetto ad un telefono tradizionale (che ha molti più svantaggi rispetto ad un softphone a parità di configurazione e contesto di utilizzo).

Questi sono gli svantaggi in cui si può incorrere nel caso non sia stata fatta una configurazione corretta del softphone:

Dipendenza dalla connessione internet

Un softphone richiede una connessione internet stabile. In caso di connessione lenta o instabile, la qualità delle chiamate potrebbe degradarsi (ad esempio, ritardi o voci distorte).

Qualità dell’audio

La qualità audio potrebbe non essere al livello di un telefono fisico VoIP con hardware dedicato, soprattutto se il dispositivo utilizzato non ha un buon microfono o altoparlanti o dispositivi obsoleti.

Problemi di compatibilità

Alcuni softphone potrebbero non essere compatibili con tutti i dispositivi o sistemi operativi, oppure richiedere aggiornamenti frequenti per mantenere le integrazioni.

Quando devi scegliere un nuovo centralino in cloud, assicurati che l’app del softphone sia compatibile con i sistemi operativi che usi in azienda. Ad esempio, l’app softphone di Voxloud è compatibile con Windows, con Mac OS, con Android e con iOS.

Sicurezza

Essendo un’applicazione software, il softphone è più esposto a rischi di sicurezza informatica rispetto a un telefono fisico. È importante implementare misure come VPN, firewall e aggiornamenti regolari per proteggere le comunicazioni.

Nonostante questi svantaggi, molte aziende trovano che i vantaggi di flessibilità, funzionalità avanzate e integrazione superino di gran lunga questi limiti, specialmente in un contesto di centralino in cloud.

Conclusioni

In conclusione, il softphone rappresenta una soluzione moderna e versatile per le aziende che vogliono ottimizzare le proprie comunicazioni. 

Grazie alla sua flessibilità, alle funzionalità avanzate e alla possibilità di integrarsi perfettamente con strumenti aziendali come CRM e Help Desk, offre un vantaggio competitivo rispetto ai telefoni tradizionali, anche VoIP. 

Sebbene presenti alcune sfide, come la dipendenza da una connessione internet stabile e la necessità di un buon supporto tecnico, i benefici in termini di produttività, scalabilità e facilità d’uso lo rendono uno strumento imprescindibile, soprattutto per chi utilizza un centralino in cloud. 

In un mondo sempre più orientato al lavoro ibrido e alla mobilità, il softphone è il futuro delle comunicazioni aziendali.

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