SMS VoIP: Come Funziona e Vantaggi Per La Comunicazione Aziendale

Lo sapevi che gli SMS hanno un tasso di apertura del 98%?

Se devi fare una campagna di marketing o semplicemente mandare un messaggio importante ai tuoi clienti, l’SMS è il mezzo più efficace.

Ma come funziona esattamente e come si può integrare nel tuo sistema telefonico aziendale in modo da non dover usare troppe piattaforme diverse?

Cos'è e come funziona la messaggistica VoIP

La messaggistica VoIP (Voice over IP) consente l’invio e la ricezione di messaggi di testo, come gli SMS, attraverso la rete internet utilizzando la tecnologia VoIP.

Quindi funziona proprio come il centralino VoIP, con la differenza che rispetto alla voce sono i messaggi di testo ad essere inviati tramite internet.

È una soluzione sempre più utilizzata da aziende per comunicazioni rapide e scalabili, come per campagne marketing o avvisi ai clienti, ed è spesso integrata nei sistemi di centralino in cloud o piattaforme di comunicazione unificata.

Ma come funziona nella pratica?

Conversione del messaggio

• Quando si invia un messaggio tramite VoIP, il contenuto viene convertito in dati digitali.

• I dati vengono inviati attraverso protocolli VoIP e instradati attraverso la rete internet.
  
  

Instradamento

• Il messaggio passa attraverso un provider VoIP o una piattaforma di messaggistica VoIP che si occupa di instradare i dati verso la destinazione corretta.

• Se la destinazione è un telefono mobile tradizionale, il provider VoIP può utilizzare gateway SMS per far recapitare il messaggio tramite rete GSM.
  
  

Consegna al destinatario

• Se il destinatario utilizza un numero VoIP, riceverà il messaggio direttamente sulla sua applicazione VoIP o piattaforma connessa.

• Se è un dispositivo mobile standard, il messaggio viene recapitato come un normale SMS.

La messaggistica VoIP è particolarmente utile per le aziende che vogliono centralizzare e ottimizzare le loro comunicazioni, offrendo un metodo versatile e a basso costo per raggiungere clienti e utenti con un alto tasso di apertura del messaggio.

SMS VoIP e vantaggi per le aziende

Quali sono i vantaggi della messaggistica VoIP per le aziende?

Risparmio sui costi

Spesso è più economico rispetto ai servizi SMS tradizionali, specialmente per invii massivi.

Scalabilità

Ideale per aziende che inviano grandi volumi di messaggi (es. notifiche, OTP, campagne di marketing).

Integrazione

Può essere integrata con CRM, piattaforme di e-commerce o centralini in cloud per migliorare la gestione della comunicazione.

Flessibilità dei numeri virtuali

È possibile usare numeri VoIP per inviare e ricevere messaggi da qualsiasi luogo in cui ci sia connessione a internet, senza necessità di una SIM fisica. Inoltre, integrando gli SMS VoIP con un centralino in cloud è possibile accentrare messaggistica SMS e telefonia in un unico posto.

Tracciabilità e report

Molti provider offrono funzioni di tracciamento e analisi, consentendo alle aziende di monitorare i messaggi inviati e ricevuti e quindi migliorare le proprie campagne di marketing SMS.

Esempi di utilizzo degli SMS VoIP per le aziende

• Comunicazioni aziendali: Messaggi ai clienti sul prodotto o ai potenziali clienti su offerte
• Marketing: Invio di campagne promozionali via SMS.
• Notifiche e alert: Aggiornamenti per ordini, appuntamenti o promemoria.
• Autenticazione a due fattori: Invio di codici OTP per la sicurezza.

Quali i limiti della messaggistica VoIP?

La messaggistica VoIP SMS è uno strumento potente per le aziende, ma come ogni tecnologia ha alcuni limiti. 

Tuttavia, molti di questi possono essere superati facilmente, specialmente se l’azienda utilizza un buon centralino in cloud o adotta strategie appropriate. 

Ecco le principali sfide per le aziende dell’SMS VoIP (e come superare facilmente):

1. Limiti di instradamento e compatibilità

Sfida: I messaggi VoIP SMS inviati da numeri virtuali potrebbero, in alcuni casi, non essere riconosciuti da tutte le reti mobili o filtrati dai sistemi anti-spam (specialmente in campagne di massa).

Soluzione:

• Collaborare con un provider VoIP affidabile che garantisca un instradamento stabile e numeri validati per evitare blocchi.
• Utilizzare un centralino in cloud che offra numeri locali o personalizzati (ad esempio, numeri verificati), riducendo i problemi di compatibilità. Voxloud ad esempio ti permette di scegliere numeri fissi con prefissi locali.
  
  

2. Limite sulla quantità di messaggi inviabili (throttling)

Sfida: Alcuni provider impongono limiti sul numero di messaggi inviabili in un dato intervallo di tempo (es. 1 SMS al secondo per numero), il che può rallentare campagne di marketing di grandi dimensioni.

Soluzione:

• Integrare la messaggistica VoIP con un centralino cloud scalabile, che permetta l’utilizzo di più numeri virtuali per distribuire il carico dei messaggi (riducendo il rischio di throttling).
• Pianificare invii scaglionati o usare API che gestiscano il flusso dinamicamente.

3. Mancanza di ricezione dei messaggi SMS

Sfida: Non tutti i provider VoIP supportano la ricezione di messaggi SMS, limitando le possibilità di una comunicazione bidirezionale.

Soluzione: Adottare un centralino in cloud che offra la possibilità di ricevere messaggi SMS e di sincronizzarli con piattaforme aziendali come CRM o gestionali, in modo da avere messaggistica, voce e CRM integrati in un unico posto.

4. Mancanza di funzioni avanzate

Sfida: Non tutti i sistemi VoIP permettono di utilizzare funzioni avanzate, come l’invio di SMS programmati, automazioni, o risposte dinamiche.

Soluzione: Integrare la messaggistica VoIP in un centralino in cloud che offra API avanzate per automatizzare i flussi di comunicazione (es. invio di promemoria automatici o messaggi personalizzati basati sul comportamento dei clienti). Ad esempio, con le API di Voxloud puoi collegare il centralino in cloud con tantissime piattaforme diverse per automatizzare la tua comunicazione aziendale.

5. Dipendenza dalla connessione internet

Sfida: La messaggistica VoIP dipende interamente dalla qualità della connessione internet aziendale. Una connessione lenta o instabile potrebbe ritardare l’invio o la ricezione dei messaggi.

Soluzione: Assicurarsi di avere una connessione stabile e adottare un centralino in cloud con infrastruttura ridondata, che instradi i messaggi attraverso server alternativi in caso di interruzioni.

6. Conformità e regolamentazioni (es. GDPR)

Sfida: Le aziende che utilizzano messaggistica VoIP per campagne di marketing devono rispettare regolamentazioni come il GDPR o altre leggi sulla privacy, soprattutto in termini di consenso dell’utente.

Soluzione:

• Integrare il sistema di messaggistica VoIP con strumenti di gestione del consenso (es. CRM con tracciamento delle preferenze).
• Un centralino in cloud evoluto può includere funzioni di tracciabilità e reportistica per assicurare la conformità legale e semplificare la gestione dei dati.

7. Costo per numeri multipli

Sfida: Per campagne diverse o clienti in paesi differenti, potrebbero essere necessari numeri virtuali multipli, con costi aggiuntivi per l’azienda.

Soluzione: Molti centralini in cloud offrono pacchetti flessibili, che permettono di gestire più numeri senza costi esorbitanti, consentendo di adattare la spesa alle reali necessità aziendali.

Perché un centralino in cloud ti aiuta a superare questi limiti?

Un centralino in cloud avanzato ti permette di:

• Centralizzare e automatizzare la gestione degli SMS, migliorando la qualità e l’efficienza del servizio.
• Gestire numeri multipli in modo scalabile, riducendo il rischio di blocchi o limiti tecnici.
• Integrare la messaggistica con altri canali (voce, e-mail, CRM) per una comunicazione multicanale ottimale.
• Garantire affidabilità e ridondanza grazie a infrastrutture cloud robuste.

La messaggistica VoIP SMS può avere alcune sfide, ma con un centralino in cloud ben progettato e integrato, queste diventano opportunità per ottimizzare i processi e potenziare la comunicazione aziendale.

Le differenze con gli sms tradizionali, quale conviene?

Gli SMS tradizionali e gli SMS VoIP si differenziano principalmente per il metodo con cui vengono inviati e gestiti. 

Tecnologia e infrastruttura diverse

SMS tradizionali: l’invio del messaggio avviene su rete telefonica mobile (GSM)

SMS VoIP: l’invio del messaggio avviene tramite dati attraverso la tecnologia VoIP e possono essere gestiti da un centralino in cloud

Perché fa la differenza per un’azienda?

Gli SMS VoIP non dipendono da operatori mobili e si integrano facilmente con strumenti aziendali (CRM, software gestionali, ecc.), rendendo le campagne più scalabili e automatizzabili.

Differenze nei costi

SMS tradizionali: i costi possono essere alti, soprattutto per invii di massa o internazionali e spesso mancano tariffe flessibili o personalizzate.

SMS VoIP: sono generalmente più economici, specialmente per invii massivi o verso clienti internazionali, grazie all’utilizzo di reti internet e spesso offrono piani scalabili che si adattano al volume di utilizzo.

Perché è utile alle aziende?

Con gli SMS VoIP, un’azienda può ridurre drasticamente i costi di comunicazione, mantenendo alta l’efficacia delle campagne.

Automazione e integrazione

SMS tradizionali: di solito inviati manualmente o tramite software, con poca possibilità di integrazione in sistemi aziendali più complessi. È spesso difficile tracciare e personalizzare i messaggi.

SMS VoIP: sono integrabili in centralini in cloud, CRM e software aziendali. Consentono di automatizzare campagne (es. invio di notifiche automatiche o personalizzate) e analizzare risultati (report, metriche di apertura, ecc.).

Come migliora il lavoro dei team aziendali?

L’integrazione con strumenti aziendali rende i team più efficienti e permette di risparmiare tempo grazie all’automazione e alla gestione centralizzata delle comunicazioni.

Differenze nella comunicazione bidirezionale

SMS tradizionali: permettono invii e risposte, ma la gestione delle risposte è manuale e poco organizzata.

SMS VoIP: consentono una gestione automatizzata della comunicazione bidirezionale (es. risposte dirette salvate nel CRM o risposte automatiche configurate).

Perché è importante per le aziende?

Gli SMS VoIP facilitano un’interazione più fluida con i clienti, migliorando la loro esperienza e garantendo una gestione centralizzata delle conversazioni.

Ottimizzazione delle campagne marketing

SMS tradizionali: funzionano bene per piccoli volumi, ma gestire grandi campagne può diventare complicato e costoso. Mancano funzioni avanzate come la programmazione di invii scaglionati.

SMS VoIP: sono perfetti per campagne di marketing su larga scala grazie a funzionalità come:

• Invio massivo programmato.

• Personalizzazione dinamica del messaggio.

• Tracciabilità dei risultati (apertura, clic su link, ecc.).

Vantaggio per l’azienda:

Con gli SMS VoIP e un centralino in cloud, le campagne diventano più efficaci, mirate e facili da gestire.

Differenze nell’affidabilità e nella scalabilità

SMS tradizionali: affidabili su piccola scala, ma meno flessibili per un alto volume o comunicazioni internazionali. Le aziende devono gestire fisicamente SIM o dispositivi.

SMS VoIP: utilizzano infrastrutture cloud scalabili e non richiedono hardware fisico. È possibile inviare migliaia di messaggi senza problemi.

Cosa significa per l’azienda?

Con gli SMS VoIP, la comunicazione può crescere con il business senza aumentare la complessità operativa.

Perché scegliere SMS VoIP per un’azienda con centralino in cloud?

• Costi più bassi e scalabilità per campagne di marketing o notifiche.
• Automazione avanzata e integrazione con strumenti aziendali (CRM, workflow, ecc.).
• Efficienza dei team: meno tempo sprecato in gestione manuale e maggiore controllo grazie alla centralizzazione.
• Maggiore efficacia nelle comunicazioni, con funzioni di tracciabilità e personalizzazione.

Gli SMS VoIP, associati a un centralino in cloud, trasformano la messaggistica in uno strumento potente, rendendo la comunicazione aziendale più veloce, economica e professionale.

Conclusioni

Ad oggi gli SMS risultano essere uno degli strumenti di comunicazione e di marketing tra i più efficienti, sia in termini di efficacia sia in termini di costi.

Gli SMS VoIP potenziano ancora di più le opportunità offerte dagli SMS per le attività di comunicazione e marketing della tua azienda.

Avere alla base un buon centralino in cloud inoltre consentirebbe al tuo team di sfruttare ancora meglio tutti i benefici di questa tecnologia.

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