30 dicembre 2020

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8 minuti di lettura

Smart Working: vitale per le aziende del 2020. E nel 2021?

 
Il 2020 si può ufficialmente definire l’anno dello Smart Working?
 
Per moltissime aziende, non solo italiane, probabilmente la definizione è più che azzeccata. Uno studio del Sole 24 Ore ci svela che due aziende su tre sono rimaste in smart working anche dopo l’emergenza.
 
Questo dato risale a settembre, quando ancora non eravamo nel caos e la situazione sembrava gestibile.
Oggi, chi può sceglie di far lavorare la propria azienda in maniera smart, agile e veloce, ma sicuramente non mancano le problematiche connesse agli strumenti, che non abbiamo ancora sviluppato al meglio delle nostre capacità.
 
Alcuni dei problemi più comuni riscontrati con l’avvento dello smart working riguardano la comunicazione, sia interna, sia esterna.
 
Oggi vogliamo approfondire l’aspetto interno, quello della comunicazione aziendale tra dipendenti che lavorano da remoto e che devono fronteggiare organizzazione, problematiche e disguidi tecnici legati a strumenti non ottimizzati per questa modalità di lavoro.
 

COMUNICARE DENTRO E FUORI L’AZIENDA CON UN CENTRALINO TRAZIONALE… SI PUÒ?

 
Affidarsi a una compagnia telefonica tradizionale significa essere limitati negli spostamenti e nella comunicazione da remoto.
 
Moltissimi imprenditori si sono accorti di questo “bug” di sistema quando a marzo abbiamo incontrato il lavoro agile per la prima volta: svariate aziende si sono ritrovate a non poter spostare i dipendenti dagli uffici.
 
Il fatto che i dipendenti di un ufficio siano obbligati a restare in sede a causa del centralino fisico, rende impossibile una gestione ottimale del lavoro e, in tempo di emergenza, rischia di causare una forte riduzione del personale attivo.
 
Ma non finisce qui.
 
Se l’azienda è dinamica e in continuo movimento e si sviluppa e muove tra differenti sedi territoriali, è davvero impensabile scegliere un centralino telefonico o una linea telefonica tradizionale.
 
Non è possibile utilizzare un centralino telefonico unico fisico, ma non è possibile neppure optare per una linea telefonica tradizionale.
 
Lavorare in smart working oggi richiede flessibilità e agilità: ognuno dovrebbe poter lavorare dal luogo che gli è più consono, ma questo, con un centralino tradizionale, non è affatto possibile.
 

Centralino tradizionale: gestione, personalizzazione e costi. È possibile affrontare tutto ciò in modo semplice?

 
Un centralino tradizionale o un servizio offerto da un operatore telefonico classico rendono problematica gran parte della gestione chiamate.
 
Ogni volta, per esempio, che c’è da attivare o disattivare un abbonamento per cambiare operatore, durante il passaggio da uno all’altro ci sono all’incirca venti giorni “d’ombra”, in cui le aziende non possono lavorare utilizzando il telefono.

In questi giorni un’azienda che fa?

Naturalmente deve trovare una soluzione alternativa e nel frattempo augurarsi di non perdere clienti.
 
Inoltre, non si sa mai realmente quando arriverà la portabilità del numero da parte dell’operatore che si occupa di sbrigare quella precisa pratica.
 
Questo rende particolarmente complessa la gestione dei clienti, ma inficia enormemente anche sulla comunicazione interna dei vari uffici.
 

Perché rende complessa la comunicazione interna?

 
Installare un centralino tradizionale all’interno di una sede aziendale necessita di un intervento tecnico per ogni singola modifica da apportare al sistema: se hai bisogno, per esempio, di gestire i tuoi interni (di aggiungere una linea per un nuovo dipendente o spostare un ufficio) non puoi cambiare le impostazioni di configurazione in autonomia.
 
Anche creare un IVR (Interactive Voice Response) personalizzato è davvero complesso con un centralino tradizionale!
 
In breve, con un centralino di questo tipo, azienda, imprenditore e dipendenti perdono:
 
  • Tempo, in attesa che arrivi il tecnico;
  • Denaro, perché i clienti non aspettano e non conoscono le dinamiche e le problematiche tecniche;
  • Pazienza, perché i tempi d’attesa possono essere molto lunghi.
 
Oltre a questo, c’è una postilla sui costi, che sicuramente potrà interessarti: scegliere un centralino tradizionale o affidarsi a un operatore telefonico tradizionale comporta una serie di incognite relative all’abbonamento, alla bolletta e ai servizi a pagamento extra.
 
Se il tuo centralino fa troppe chiamate in uscita verso gli utenti mobili, i tuoi costi saranno decisamente elevati: per fronteggiare questa spesa, tanti imprenditori cercano di mediare sottoscrivendo vari contratti con compagnie telefoniche e così finiscono per creare una grandissima confusione generale.
 
C’è una soluzione a tutto questo marasma, che permetterebbe alle aziende di lavorare sia in sedi differenti, sia in modalità agile, senza incorrere in tutte queste problematiche?
 
Scopriamolo insieme.
 

L’ALTERNATIVA SMART PER LE AZIENDE: IL CENTRALINO IN CLOUD

 
Gestire lo smart working è complesso. 
 
E per noi italiani, abituati principalmente al lavoro in ufficio, iniziare a pensare al lavoro agile non è stato proprio semplice.
 
Molto spesso una delle cause maggiori di ansia è proprio legata all’organizzazione interna aziendale: come faccio a coordinare tutti i miei dipendenti utilizzando un pc, uno smartphone o un tablet?
 
Certo, con un centralino classico è abbastanza improbabile che tu ci riesca, anche perché non esistono applicazioni valide per gestire e spostare la comunicazione da remoto.
 

Ma se ti dicessimo che questo è proprio il momento giusto per cambiare?

 
La soluzione alternativa, smart, dinamica e al passo con i tempi esiste e porta il nome di centralino in cloud.
 
Dotare la tua azienda di un centralino di questo tipo elimina:
 
  • I problemi legati alle aziende che hanno più sedi distanti;
  • I costi a sorpresa (e a volte troppo alti) delle compagnie telefoniche tradizionali;
  • Le difficoltà legate alla personalizzazione, alla configurazione e all’inserimento di nuovi interni per i dipendenti;
  • L’impossibilità di evadere velocemente ticket di assistenza.
 
Ovviamente non sono solo queste le problematiche risolvibili con un centralino in cloud, ma stiamo parlando di smart working e gestione interna all’azienda, quindi queste sono sicuramente le difficoltà più “inflazionate”.
 
Per porre fine a tutti questi problemi, un centralino in cloud rappresenta la vera svolta aziendale: ti permette di creare e assegnare un interno e un numero telefonico a ogni tuo dipendente, sia che lavori in ufficio, sia che lavori seduto sul divano di casa o in un caffè a Parigi.
 
Inoltre, comunicare con un centralino in cloud è solo questione di qualche click: puoi organizzare l’intera agenda aziendale scaricando un’app sul desktop, sul tablet o sullo smartphone, portando il lavoro con te ovunque tu vada.
 
Moltissimi imprenditori, che hanno scelto la soluzione cloud di Voxloud, hanno affermato che:
 
  • È stato più facile coordinare il lavoro di varie sedi territoriali;
  • Pur essendo in luoghi diversi, i numeri aziendali sono sempre gli stessi e i clienti possono facilmente entrare in contatto con l’azienda;
  • Ogni dipendente possiede un proprio numero interno, esattamente come se lavorasse fisicamente in ufficio;
  • È stato più semplice trasferire le chiamate da operatore a operatore (anche lontani territorialmente) con un solo click;
  • I costi sono notevolmente ridotti grazie all’abbonamento flat, mensile, tutto incluso e a zero incognite;
  • Lo smart working non è mai stato così gestibile, differente, piacevole.
 
L’offerta di Voxloud è nata per adattarsi alle esigenze di ogni imprenditore, per permettergli di gestire il lavoro sia da remoto, sia in presenza.
 
Oggi più che mai, un centralino in cloud che non ti confina in uno spazio fisico prestabilito è molto importante per tutelarci e per migliorarci. Inoltre, i dati parlano chiaro: lavorare in smart working oggi ha portato notevoli risparmi nelle tasche dei lavoratori (si sono ridotti del 69% i costi legati agli spostamenti), ma ha anche apportato miglioramenti allo stile di vita e all’impatto che il lavoro ha sul 64% delle persone che lavorano da remoto.
 

Che aspetti a fare il salto di qualità per la tua azienda?

 
Oggi lavorare in maniera smart non è solo una scelta obbligata: è una scelta di coscienza e conoscenza, perché permette di portare la tua azienda a un livello superiore e pareggiare l’attività di tantissimi imprenditori che hanno già fatto questa scelta.
 
È il futuro del lavoro, non possiamo negarlo.
 
Oggi, se vuoi darti questa possibilità, puoi finalmente iniziare a lavorare costruendo il primissimo tassello della tua azienda del futuro: migliora il tuo lavoro scegliendo un centralino in cloud.
 
Migliora il tuo lavoro scegliendo Voxloud.
 
Ti lascio il link alla nostra guida: conoscerai tutti i dettagli per scegliere il centralino migliore per la tua azienda. Scaricala gratis cliccando qui.
 

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A presto,
 
Leonardo Coppola