Sembra che tutto si stia muovendo verso il cloud in questi anni e i sistemi telefonici non fanno eccezione.
I sistemi telefonici in cloud sfruttano il VoIP (Voice over Internet Protocol). Questi sistemi ti permettono di usare Internet per fare telefonate, al contrario dei tradizionali telefoni analogici che si basano su vecchie infrastrutture quali i fili di rame.
Le infrastrutture che fanno funzionare i tradizionali sistemi telefonici fissi stanno scomparendo, e le compagnie di telecomunicazione hanno smesso di investire per aggiornarle.
Allo stesso tempo, i computer sono diventati più potenti ed economici, il che ha contribuito a far fare ai fornitori VoIP passi da gigante in termini di qualità, affidabilità e funzionalità. Questa combinazione di fattori ha spinto le piccole imprese a passare al VoIP in quantità incredibili.
In questo articolo, scopriremo le ragioni principali per cui i sistemi telefonici basati su cloud sono così popolari nelle piccole imprese.
Nessuna strumentazione fisica da gestire
La caratteristica distintiva tra un sistema telefonico in cloud è quella di non avere cavi e apparecchi da installare. Le aziende che scelgono un sistema telefonico in cloud, non devono acquistare né mantenere nessuna di queste attrezzature.
Non essere costretti a comprare e mantenere le attrezzature aiuta le piccole imprese in vari modi:
- Minori costi iniziali per configurare un sistema telefonico
- Minori preoccupazioni poiché le imprese non dovranno occuparsi della manutenzione o costi inaspettati di riparazione o sostituzione, quando l’hardware si danneggia
- Le aziende non devono necessariamente avere tra i dipendenti un tecnico informatico per mantenere tutto in funzione.
Potenti funzioni integrate
La capacità di unificare tutte le comunicazioni aziendali in un’unica piattaforma è solo una delle caratteristiche di un sistema telefonico cloud, ed è anche una caratteristica standard. Ci sono tantissime altre funzionalità che molto spesso sono già incluse anch’esse e senza costi aggiuntivi. Queste funzionalità possono includere:
- Musica d’attesa e messaggi personalizzabili
- Chiamate rapide
- Elenchi di contatti
- Gruppi a cascata
- Suonerie di gruppo
- Registrazione delle chiamate
- Analisi delle chiamate
- Inoltro delle chiamate
- Modificare le impostazioni degli orari d'ufficio
- Conference call multiple
Un sistema telefonico tradizionale può includere queste caratteristiche ad un prezzo che è fuori portata per una piccola impresa o semplicemente non può includerle per propria natura!
Cosa fare quindi? Spendere molto budget per avere queste funzioni o incrinare la propria reputazione professionale e abbandonare l’idea del centralino professionale?
La risposta è una: passare al centralino in cloud Voxloud che ha pensato a tutte le soluzioni per le piccole e medie imprese.
Perchè diciamoci la verità, oggi i clienti si aspettano un'accoglienza professionale quando chiamano una società, indipendentemente dal fatto che tu abbia un solo dipendente o mille.
Un'accoglienza telefonica approssimativa e chiamate con attesa interminabile possono comportare una perdita di entrate e di opportunità.
Nessun costo per le chiamate di lunga distanza
Le tariffe per le chiamate extra UE possono sommarsi, anche se si tratta di piccole imprese con un numero relativamente basso di chiamate.
Anziché ricevere una bolletta inaspettata ogni mese o pagare troppo per colpa di un fornitore telefonico tradizionale, le piccole imprese stanno scegliendo sempre più di utilizzare sistemi in cloud dove le tariffe a lunga distanza non esistono nemmeno o hanno costi bassissimi rispetto ai sistemi telefonici tradizionali.
Bollette telefoniche più economiche
Oltre al risparmiare sulle tariffe delle chiamate a lunga distanza, grazie al centralino in cloud le imprese possono ridurre drasticamente la loro bolletta telefonica!
Questi risparmi derivano dal fatto di non essere costretti a pagare le spese di chiamate interurbane, comprare o gestire l'attrezzatura e non dover pagare le linee telefoniche extra.
Integrazioni con i software aziendali
Anche la migliore compagnia telefonica tradizionale non sarebbe in grado di competere con un sistema telefonico in cloud quando si tratta di integrazioni con le applicazioni aziendali.
Ecco un semplice esempio di un centralino integrato con un crm e altri software di comunicazione:
Supponiamo che tu gestisca uno studio dentistico e che uno dei tuoi pazienti stia chiamando per riprogrammare il suo appuntamento. Con un sistema telefonico tradizionale, le informazioni che avresti a disposizione riguardo suddetto paziente, sarebbero limitate forse al numero di telefono ed un nome, ovvero le informazioni che vedresti sul display del telefono; per saperne di più, dovresti accedere al suo registro, posto in qualche parte in un database o peggio scritto a mano!
Un sistema telefonico cloud, invece, ti mostra l'intero registro del cliente direttamente sullo schermo del tuo computer o sul tuo dispositivo mobile.
Vedresti il loro nome completo (così non dovresti chiedere loro come si scrive il loro cognome per poi cercarlo nel tuo sistema), il loro storico degli appuntamenti, i membri della famiglia, le date di nascita, le preferenze riguardo gli appuntamenti e i saldi in sospeso su un unico pannello di controllo.
Hai anche la possibilità di prendere appunti sulla tua conversazione, e anche la loro chiamata in arrivo verrebbe registrata nel tuo sistema.
Mobilità e flessibilità
Poiché i confini tra ufficio e casa stanno diventando sempre meno netti, molte piccole imprese traggono vantaggio dall'avere un sistema in cloud che permetta loro di rispondere alle chiamate da qualsiasi luogo e utilizzare tutti i dispositivi come smartphone, pc.
Ecco perchè il nostro centralino è così amato: non hai alcun tipo di vincolo, mantenendo sempre la stessa produttività.
Anche i piccoli team i quali dipendenti ricoprono diversi ruoli potrebbero apprezzare queste funzionalità.
Per esempio, se il vostro capoufficio sta guidando verso l'ufficio e un potenziale nuovo cliente sta chiamando per prendere un appuntamento cinque minuti prima dell'apertura, quella chiamata può essere inoltrata al vostro capo ufficio (o a qualcun altro del vostro team) invece di essere diretta alla segreteria telefonica.
Questo è un esempio perfetto che ti spiega come la tua azienda abbia più possibilità di acquisire un nuovo cliente grazie a queste funzioni.
Anche le piccole imprese che non hanno team che lavora da remoto, possono beneficiare di questa funzione se hanno più sedi distaccate e vogliono mantenere alto il livello di produttività e comunicazione in azienda.
Mentre un sistema telefonico tradizionale richiederebbe configurazioni uniche in tutte le sedi, il centralino in cloud può connettere ciascuna delle tue sedi allo stesso servizio telefonico.
Se possiedi una piccola impresa, avrai sicuramente molto da fare e non dovresti preoccuparti dei dettagli minuziosi della manutenzione di un sistema telefonico.
Un centralino telefonico in cloud ti permette di "impostarlo e dimenticarlo" in autonomia e se c'è qualcosa che devi personalizzare o cambiare, basterà qualche click.
Per riassumere, con il centralino in cloud:
- Puoi lavorare ovunque senza limitazioni geografiche
- Attivazione in 59 secondi, senza utilizzo di tecnici
- Organizza videoconferenze di team
- Paghi solo le funzionalità che usi
- Zero costi nascosti
- Non ci sono penali
Buona lettura,
Leonardo
