Un flusso di lavoro è un processo che aiuta i team a raggiungere più facilmente gli obiettivi prefissati, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti al momento giusto.
Una volta creato, un flusso di lavoro ti aiuta a organizzare le informazioni in modo comprensibile e intuitivo.
Ma come implementare nella tua azienda un flusso di lavoro efficace?
Un flusso di lavoro di solito è composto da vari passaggi, organizzati in 3 fasi: pianificazione, esecuzione e revisione.
Pianificazione
1. Progettazione e raccolta di informazioni
2. Ricezione delle richieste
3. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse
Esecuzione
4. Sviluppo e revisione
5. Monitoraggio dei progressi
Revisione
6. Approvazione
7. Resoconti
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Indice
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Quando devo creare un flusso di lavoro?
Puoi creare un flusso di lavoro efficace per un'attività a tempo con un obiettivo finale, come ad esempio campagne di marketing e acquisizione clienti, nonché per processi ricorrenti, come calendari dei contenuti, richieste di supporto IT e monitoraggio dei bug.
Semplificare i flussi di lavoro aziendali aumenta l'efficienza e la produttività, e questo ti permette di svolgere più attività rapidamente.
Ecco come semplificare i tuoi flussi di lavoro con queste 5 best practice.
1 - Gestisci i tuoi team con piattaforme di project management
Gestire progetti e collaborare con il tuo team, partner commerciali, ecc. comporta molto lavoro, dalla fase di pianificazione all'implementazione e alla valutazione.
Il project manager dovrebbe valutare i moderni strumenti e software di gestione dei progetti per la loro pertinenza, semplicità di implementazione e facilità di apprendimento.
Semplifica la gestione dei tuoi progetti con piattaforme come Trello e Asana che ti consentono di organizzare i tuoi progetti e attività, comprese le persone assegnate, le scadenze, ecc., e di vederli tutti in un'unica dashboard.
Questi strumenti offrono anche integrazioni di app per rafforzare la comunicazione, l'analisi e altri aspetti del tuo team.
Per rafforzare ulteriormente la collaborazione del tuo team, utilizza un software affidabile per le tue videoconferenze, seminari e riunioni per le interazioni audiovisive tanto necessarie.
2 - Sfrutta i chatbot
Rispondere a diverse richieste di potenziali clienti può richiedere molto tempo e un enorme buco nero per la produttività.
Rispondi alle richieste in modo più efficiente tramite i chatbot.
I chatbot danno risposte preimpostate a domande comuni e conversano in modo naturale come fanno gli umani. Possono persino rispondere all'istante, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
I consumatori guardano ai chatbot come la chiave di accesso a un’interazione rapida, immediata e conveniente.
E grazie alla profonda integrazione con i social network e le app di messaggistica può conoscere i gusti, le preferenze, gli interessi, l’età, la lingua e molto altro di chi interagisce con esso, permettendo di offrire la soluzione o risposta giusta al momento giusto.
Diciamo che sei nel settore del coaching e un visitatore vuole iscriversi ai tuoi programmi di certificazione life coach.
Il tuo bot può richiedere dettagli preliminari, come il nome della persona e il pacchetto di gestione preferito, e trasmetterli ai tuoi agenti.
Se il tuo cliente chiede informazioni sui tuoi servizi, il tuo bot Intercom può studiare le chat passate, fornire risposte appropriate e inoltrare domande non riconosciute al personale giusto.
Utilizzando i chatbot, puoi concentrarti meno sulle richieste iniziali e sulle interazioni di vendita e più su preoccupazioni complesse e lead qualificati.
3 - Utilizza un software di monitoraggio del tempo
Il monitoraggio manuale delle presenze del tuo personale richiede tempo e fatica immensi: più dipendenti, più tempo impiegherai a completare il calcolo delle ore di lavoro.
Semplifica questa attività con strumenti software di monitoraggio del tempo come Time Doctor.
Time Doctor monitora la quantità totale di tempo di lavoro del tuo personale. Fornisce inoltre report giornalieri e settimanali dettagliati con utilizzo del Web e delle app, analisi del progetto e del cliente, ecc.
Può acquisire schermate a intervalli prestabiliti, ricordare ai dipendenti di fare delle pause, invitare i dipendenti a passare il tempo di inattività dello schermo e altro ancora.
Ai fini del libro paga, lo strumento ti consente di verificare i fogli presenze, personalizzare i periodi di pagamento e le valute e integrarsi con i sistemi software del tuo libro paga, tra le altre funzioni.
Con strumenti di monitoraggio del tempo come Time Doctor, semplifichi il monitoraggio delle presenze e della produttività per supportare le esigenze di busta paga.
4 - Automatizza le campagne di marketing
L'esecuzione di campagne di marketing aiuta ad aumentare la consapevolezza del brand e invoglia i clienti ad accettare le tue offerte di vendita, ma consuma anche tempo e fatica.
Automatizza queste campagne per migliorare la tua efficienza. Utilizza piattaforme con funzionalità di automazione, come Hubspot o Active Campaign per l'email marketing.
Imposta i trigger o le attività dei clienti (come l'abbandono del carrello), pianifica la consegna delle e-mail, ecc.
5 - Centralino in Cloud Voxloud
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