Ogni mattina, un operatore telefonico si sveglia e sa che la sua giornata passata al telefono a risolvere (o a cercare di risolvere) i problemi degli utenti, finirà inevitabilmente con un mal di testa.
Lavorare a stretto contatto con il pubblico, seppure separati da una cornetta telefonica, è un lavoro complesso. Soprattutto, quando l’operatore deve affrontare le ire di un cliente che cerca di prendere la linea da ore (se non giorni) e invece trova sempre e solo occupato, oppure nessuno che risponda.
Essere messi in attesa o non ricevere risposta è, per i consumatori, la forma peggiore di servizio clienti che tu possa fornire come azienda.
Tutto ciò può essere evitato scegliendo un centralino telefonico professionale, che ti permetta di offrire un servizio efficiente.
Ma come scegliere il centralino telefonico più adatto alla tua azienda, senza incappare in problemi facilmente evitabili con un minimo di informazioni?
Tranquillo, ti aiutiamo noi!
All’interno di questo articolo troverai la risposta a 3 perché:
- PERCHÉ i centralini tradizionali non sono la scelta migliore, soprattutto nel periodo in cui viene incentivato lo smart working
- PERCHÉ dovresti fare molta attenzione ai centralini consigliati dagli operatori telefonici (anche se sono BIG del settore)
- PERCHÉ dovresti evitare di affidarti a centralini in cloud con determinate caratteristiche (potrebbero nascondersi delle sorprese!)
CENTRALINI TRADIZIONALI: PERCHÉ SONO SUPERATI?
I centralini telefonici classici sono i cosiddetti “centralini analogici”: sono nati per agevolare la comunicazione aziendale e venivano installati in azienda all’interno di una saletta apposita, ossia la sala server.
Oggi siamo in un periodo storico in cui l’evoluzione e la ricerca tecnologica stanno facendo passi da gigante, quindi è arrivato il momento di cedere il passo a strumenti più veloci, meno complicati e alla portata di tutti gli imprenditori.
Parlare di centralini tradizionali e centralini moderni segna già sufficientemente il confine che distingue il passato dal presente e dal futuro.
Ritenere “superata” la tecnologia di un centralino tradizionale, oggi, è normale: esiste un fenomeno chiamato obsolescenza legato a tutta quella tecnologia che, se un tempo risultava all’avanguardia, oggi rischia di non essere nemmeno più aggiornata.
Quindi pensaci: installare adesso un centralino tradizionale o scegliere di non cambiarlo, nel tempo ti porterà numerosi problemi.
I limiti tecnologici di un centralino ormai “vecchio” sono moltissimi: manutenzione da effettuare solo per mano di tecnici specializzati, manodopera costosa, costi di mantenimento della sala server sempre più elevati e aggiornamenti sempre più scarsi…
Insomma, non proprio un buon affare direi, non nel 2020, con alternative molto più valide ed economiche.
Tu che ne pensi?
OPERATORI TELEFONICI: PERCHÉ NON FIDARSI DEI PACCHETTI “SERVIZI + CENTRALINO”
Molto spesso, gli operatori telefonici propongono pacchetti studiati ad hoc per le aziende, in modo che tutti i servizi essenziali siano compresi.
In realtà devi fare davvero molta attenzione a questi pacchetti, perché non sempre sono trasparenti e, in mezzo a tante voci, qualcosa potrebbe farti cadere in inganno.
Quando all’interno dei pacchetti viene inserito il centralino telefonico, c’è una probabilità davvero molto alta che l’operatore abbia acquistato il prodotto da un’azienda esterna.
Questi pacchetti nascono a prezzi davvero competitivi, con condizioni d’uso vantaggiose e un’assistenza apparentemente impeccabile… tuttavia, la realtà è spesso diversa: quando il centralino proviene da una terza azienda, nel momento in cui si presentano dei problemi e hai bisogno di assistenza tecnica o di supporto, molto probabilmente verrai rimpallato di operatore in operatore, finché l’azienda da cui hanno acquistato il dispositivo non si renderà disponibile all’intervento.
Potrai intuire che scegliere un centralino telefonico per la tua azienda non è un’attività semplice come poteva sembrare all’inizio: è una decisione che non va presa alla leggera.
Infatti, devi sempre ponderare tutte le opzioni che hai a disposizione e, anche se queste ti sembrano l’offerta migliore e più conveniente di tutti i tempi, devi fare comunque attenzione a tutte le clausole dei contratti… perché il rischio di ritrovarti in mano un contratto da cui non puoi recedere molto facilmente (e gratis) è sempre dietro l’angolo.
E chi fa le spese di tutto questo?
Tu, come imprenditore, i tuoi collaboratori perché non potranno lavorare in maniera agevole, e la tua azienda che perderà clienti a causa di un cattivo funzionamento del centralino destinato al supporto clienti.
CENTRALINI IN CLOUD: ATTENZIONE ALLE (BRUTTE) SORPRESE!
Se pensi che sia i centralini tradizionali, sia quelli venduti dalle compagnie telefoniche non siano abbastanza affidabili per la tua azienda, devi sapere che anche i centralini in cloud possono riservarti delle sorprese.
Sebbene siano i centralini tecnologicamente più avanzati perché si basano sul cloud, devi fare attenzione a queste caratteristiche:
- Attivazione a pagamento: il servizio di centralino in cloud deve essere accessibile in modo semplice, autonomo e intuitivo attraverso nome utente e password. Pagare qualcuno che lo faccia al posto tuo toglie una delle comodità assolute del servizio in cloud: sarebbe come chiamare un tecnico per scaricare e installare WhatsApp sul tuo smartphone! Non c’è alcun motivo di sostenere delle spese per l’attivazione.
- Attivazione con tecnico: riprendendo il punto qui sopra, se far funzionare questo centralino richiede un tecnico specializzato (che devi pagare), fuggi a gambe levate!
- Necessaria formazione specifica per l’utilizzo: di nuovo, no. Il cloud è facile, immediato e gestibile anche con competenze tecnologiche di base. Non lasciarti abbindolare da chi ti offre formazione e ti chiede di pagare per impostare il tuo centralino in cloud!
- Costo: a volte le offerte connesse a questi centralini risultano o troppo economiche o con un listino prezzi suddiviso per scaglioni. Moltissime le formule in commercio di questo tipo: “centralino gratis, paghi solo le telefonate” oppure “fino a dieci numeri interni inclusi nel tuo canone” (e gli altri da pagare profumatamente a parte). Sono solo strategie commerciali che giocano a “fare gola”, ma non funziona così: fidati solo di chi ti offre un servizio a un costo mensile fisso, senza sorprese né variabili.
- Attenzione alle produzioni di componenti da aziende terze: te l’ho già detto parlando degli operatori telefonici. Devi fare davvero attenzione quando acquisti centralini da operatori o venditori che non hanno prodotto tutto il servizio. È difficile che ti assistano in modo valido, non ci sono assicurazioni né garanzie.
Sei ancora titubante?
Come scegliere un centralino in cloud
Se vuoi davvero scegliere con cognizione di causa il tuo centralino, il mio consiglio è di affidarti a un servizio che però abbia:
- Costi fissi e chiari
- Assistenza inclusa nell’abbonamento
- Attivazione, installazione e configurazione semplice, veloce e fai-da-te
Sono un imprenditore anch’io e la mia è una piccola-media impresa che conosce bene la realtà odierna, dovendo gestire clienti, collaboratori, commercialista e difficoltà varie ed eventuali.
Analizzando le esigenze della mia azienda, ho pensato, insieme al mio team, a una soluzione adatta a risolvere tutti quei problemi legati alla comunicazione, per rendere le PMI sempre più professionali.
Il punto di partenza? Lo sviluppo di un centralino in cloud che risponda a tutti i requisiti che io per primo cercavo (e che probabilmente cerchi anche tu).
- Attivazione in 59 secondi
- Pannello di controllo semplice e intuitivo
- Registro chiamate
- Messaggi, musiche, e-mail e servizio fax personalizzabili
- Portabilità gratuita del tuo vecchio numero
- Chiamate nazionali e internazionali
- Multi-sede
Non sei ancora del tutto convinto dal centralino in cloud?
Clicca sul bottone e scopri quanto potresti risparmiare attraverso poche e semplici domande.
A presto,
Leonardo Coppola di Voxloud.
