Modello di lavoro ibrido: 4 consigli da tenere a mente

Il futuro del business sembra essere il lavoro ibrido - unendo il lavoro in ufficio con quello a distanza. Come possono i leader assicurare un'esperienza uniforme e soddisfacente per tutti?

Molti si stanno domandando quale sia il futuro degli uffici – quando, dove e come riempire quegli spazi di lavoro che sono rimasti inattivi negli ultimi mesi di pandemia.

Secondo la ricerca di Pew Research condotta negli Stati Uniti, più della metà dei dipendenti il cui lavoro può essere svolto da casa, vuole continuare a lavorare da remoto anche alla fine della pandemia.

I datori di lavoro sembrano effettivamente accettare un modello di lavoro ibrido per il mondo post-pandemico, con molti di essi che consentiranno ai dipendenti locali di andare in ufficio solo pochi giorni alla settimana, e ad alcuni, che abitano più distanti, di lavorare completamente in remoto.

Best practice del lavoro ibrido: 4 consigli per i dirigenti

Tuttavia, la tipologia di lavoro ibrido presenta comunque alcune situazioni complicate per i datori di lavoro: come fare ad esempio a gestire una riunione quando metà del team è fisicamente nella sala conferenze mentre gli altri utilizzano strumenti di videoconference come Zoom o Voxloud?

In che modo si potrebbe rafforzare la collaborazione, quando alcuni dipendenti non si vedono mai di persona mentre altri si ritrovano insieme più volte a settimana? 

Quando metà dei tuoi dipendenti si trova in ufficio e metà lavora in remoto, devi concentrarti sulla realizzazione di uno spazio equo per tutti i gruppi di dipendenti, indipendentemente da dove si trovino.

Di seguito ci sono quattro modi per creare esperienze eque per tutti i dipendenti, sia in sede che a distanza.

1 - Ricreare uno spazio fisico

Dal momento in cui solo una parte del team lavora fisicamente in ufficio, la sua funzione passa dall’essere un luogo in cui i dipendenti svolgono il proprio lavoro ad uno di ideazione e collaborazione. 

Per esempio, Dropbox ha annunciato che i propri uffici sarebbero stati utilizzati per la collaborazione e le attività di gruppo. Questo significa che i dipendenti di Dropbox passano la maggior parte delle loro giornate a lavorare da casa, andando negli uffici di rappresentanza o nei nuovi “Dropbox Studios” solo per i progetti di squadra. Altre aziende stanno analogamente ristrutturando i loro attuali uffici, sostituendo le scrivanie individuali a favore di sale riunioni, salotti comuni e uno spazio limitato di scrivanie condivise. 

Nonostante vengano progettati uffici ideati per la collaborazione, alcuni dipendenti che lavorano da remoto potrebbero sentirsi comunque esclusi e più distanti dai loro colleghi che invece lavorano in presenza. 

Per risolvere questo problema, alcune aziende stanno implementando delle nuove strutture, simili a delle cabine telefoniche, ideate appositamente per cercare di ricreare uno spazio più concentrato e coinvolgente per le riunioni video. 

Anche se la soluzione più ovvia e meno dispendiosa è quella delle videoconferenze che ti permettono di raggiungere ed essere in contatto con il tuo team da ogni parte del mondo.

2 - Ricreare uno spazio virtuale

I team ibridi dovrebbero continuare ad usare uno strumento di videoconferenza per tutte le riunioni come best practice: in questo modo, anche se nelle riunioni quasi tutti i membri sono presenti fisicamente, usare comunque la videoconferenza permette di renderla normale e quasi scontata.

Avere sempre la camera accesa, rappresenta comunque una difficoltà psicologica per molti dipendenti, per cui assicurati che tutti i membri del team sappiano quando sia consentito spegnere la telecamera, oppure considera anche l’idea di utilizzare un altro strumento prevalentemente incentrato sugli audio. Inoltre, avere delle procedure scritte e condivise rende ancora più semplice l’utilizzo di questi strumenti anche per chi non è pratico con la tecnologia.

Nell’era del lavoro da remoto, il confronto e la collaborazione riguardo a proposte o idee innovative possono essere difficili da raggiungere.

Il modello di lavoro ibrido invece ti permette di far incontrare i dipendenti in ufficio quando c’è la necessità di avere dei confronti costruttivi.

Per facilitare questi incontri e rendere partecipi anche i dipendenti che lavorano da remoto, prendi in considerazione di investire in lavagne virtuali oppure strumenti che ti permettano di creare delle mappe concettuali per mantenere tutti i partecipanti delle riunioni concentrati sullo stesso concetto. 

3 - Ricreare i vantaggi dell’ufficio

Se da una parte i dipendenti potrebbero non vedere l’ora di riprendere determinate attività, il ritorno in ufficio non significa necessariamente reintrodurre immediatamente queste attività. Farlo potrebbe evidenziare la disparità e far sentire esclusi i membri del team che invece lavorano da casa.

Prendi in considerazione alcune strategie che non siano per forza legate ad un luogo fisico. Ad esempio, anziché offrire abbonamenti per le palestre della città in cui è la tua sede fisica, offri delle cose che possano essere utilizzate ovunque: una consegna mensile di vino o anche una donazione ad un ente di beneficenza non-profit.

Offrendo ai membri della tua squadra gli stessi vantaggi e regali, sia a quelli che lavorano in ufficio sia  quelli in remoto, si sentiranno apprezzati nella stessa misura. 

4 - Ripensare al lavoro da remoto come risorsa

È palese come il 2020 e il 2021 siano stati anni di cambiamenti enormi e di difficoltà per tutti e gli effetti della pandemia si faranno sentire ancora per anni a venire. 

Per esempio, un numero ingente di persone si è trasferita dalle aree metropolitane costose come San Francisco e New York, e queste persone continueranno a lavorare in remoto, anche dopo che i loro datori di lavoro avranno riaperto gli uffici. La stessa cosa è accaduta in Italia, con l'esodo dalle grandi e caotiche città verso luoghi più tranquilli.

Per assicurare l'equità nell’ambiente di lavoro “ibrido”, la locazione di un individuo deve essere eliminata come fattore che possa di fatto influire sulle valutazioni riguardo alle prestazioni e anche dalle considerazioni sulla retribuzione. Lo scorso anno ha dimostrato infatti che molti, se non la maggior parte dei lavori, possono essere svolti anche da casa e spesso in modo più produttivo. 

Affinché il lavoro venga svolto, permetti ai tuoi dipendenti di poter lavorare da dove vogliono loro e pagali in base a quello che meritano. 

Uno degli effetti meno discussi del lavoro a distanza, è quello che ha sui dipendenti più giovani, molti dei quali fanno più fatica rispetto ai loro colleghi più anziani. Trovare modi alternativi per consentire l’inserimento può aiutare a risolvere questo problema.

È certamente più difficile riuscire a seguire e formare i dipendenti giovani o appena assunti quando non si è fisicamente insieme e non possono fare un salto nel tuo ufficio e farti una domanda veloce o prendere un caffè con un collega più esperto. Ma con qualche sforzo e pianificazione, l’inserimento può diventare più efficace. 

Ecco l’asso nella manica da usare in questi casi che ti semplificherà la vita da remoto: un centralino in cloud che si attiva in 59 secondi e che puoi configurare in completa autonomia, senza aver bisogno di un tecnico o un esperto.

A presto,

Leonardo