La gestione del team in smart working richiede un'attenta pianificazione e una comunicazione chiara perché perché trovandosi tutti a distanza l'uno dall'altro la gestione delle relazioni è completamente diversa a come eravamo abituati in ufficio.
Lo smart working ha un denominatore comune: flessibilità sia per gli individui sia per l'organizzazione nel suo insieme.
Ma "flessibile" non dovrebbe essere inteso con "improvvisato".
Lo smart working richiede infatti strutture interne ben definite e una gestione consolidata del team. La coerenza e la coesione sono fondamentali; senza entrambi questi due aspetti, corri il rischio di avere essenzialmente due (o più) aziende separate, una che lavora in loco e una che lavora da casa.
Le persone che hanno gestito i team di persona prima della pandemia e poi sono passate al lavoro da casa dovranno ripensare e rivedere alcune delle loro precedenti abitudini per lavorare più efficacemente.
Abbiamo raccolto 5 consigli per gestire efficacemente il lavoro da casa e soprattutto i colleghi da remoto in maniera efficace ed efficiente.
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1. Pianificare regolari videochiamate e brief
Nel lavorare da remoto è vitale comunicare con frequenza e regolarità. Aiuterà tutti a restare allineati, verificare lo stato di avanzamento dei progetti e delle attività e il rispetto delle tempistiche.
Per questo è importante la puntualità ed è importante evitare che le videochiamate o riunioni siano rimandate. Condividere un’agenda dei punti da affrontare aiuterà a rendere l’incontro virtuale più efficace e produttivo.
Ad esempio il nostro centralino in Cloud ti permette di lavorare meglio da remoto con la funzione videoconferenza che in un solo clic ti connette a tutti i tuoi colleghi, anche se vivono dall’altro capo del mondo.
2. Comunica con strumenti professionali
Il benessere del tuo team è fondamentale: più sono soddisfatti, più lavoreranno meglio.
Assicurati che i membri del tuo team abbiano una piattaforma centralizzata per poter comunicare come gruppo. Ad esempio, noi usiamo Slack per le chat, mentre per la comunicazione telefonica interna, ovviamente, abbiamo il nostro centralino cloud che ci permette di comunicare ovunque siamo.
Ci sono un milione di alternative, ma l’importante è fare delle scelte e mantenerle coerenti nel tempo, in modo da non dover ricominciare tutto da capo ogni volta. Qualsiasi sia la tua soluzione, usa una piattaforma che consenta la comunicazione interna del tuo team più produttiva del semplice (e dispersivo) scambio di email.
3. Calendario condiviso
Il calendario condiviso aiuta ad avere una panoramica degli impegni di gruppo e può servire come calendario editoriale o come gestione degli appuntamenti. In questo caso dipende proprio dal tipo di progetto ma prendi in considerazione questa opzione se nel vostro team da remoto avete tante attività e appuntamenti condivisi.
4. Favorire un ambiente collaborativo e sicuro
Per gestire in maniera efficace il tuo team, devi assicurarti di aver creato un ambiente sicuro e collaborativo poiché nel lavoro agile a volte può essere difficile sentirsi inclusi.
Quando le persone non si sentono incluse, non si sentono a proprio agio nel parlare e nel dare il proprio contributo penalizzando così il lavoro di gruppo e lo spirito di squadra.
Per costruire la sicurezza psicologica in un meeting da remoto, assicurati di dare a tutti la possibilità di parlare, rivolgendo domande specifiche a tutti, in modo da stimolare la conversazione e aiutare i tuoi dipendenti a sentirsi sicuri di comunicare e di esprimere le proprie idee con gli altri.
5. Utilizza gli strumenti giusti
Quali sono gli strumenti necessari per un lavoro a distanza?
- CRM
Prima di tutto hai bisogno di un CRM per raccogliere tutti i dati e le informazioni sui clienti e potenziali clienti.
Dopodichè sarà importante dare a tutto il team degli strumenti in grado di funzionare a distanza, e che si integrino perfettamente con il tuo sistema CRM: in questo modo saranno in grado di fornire a tutti i clienti le giuste soluzioni.
- Piattaforme di archiviazione cloud
L'abbandono del concetto di lavoro in presenza ha reso quasi inevitabile l'utilizzo dei servizi cloud. Le misure restrittive imposte per fronteggiare l'emergenza sanitaria hanno intensificato le necessità di archiviazione remota per condividere documenti e file con estrema rapidità.
Ecco qualche esempio di piattaforma in cloud: Mega, Google Drive, Dropbox.
- Piattaforme di comunicazione
Abbiamo già nominato tool come Slack, che ti permettono comunicare e rimanere sempre in contatto con il tuo team in tempo reale e accorciando le distanze. Ci sono poi altri strumenti e applicazioni che ti permettono di gestire efficacemente la comunicazione interna aziendale:
- Slack
- Asana
- Mattermost
Ogni applicativo ha le proprie peculiarità, quindi ti basterà scegliere quello più adatto alle esigenze della tua azienda e attività.
- Centralino
Grazie al centralino puoi gestire chiamate dal fisso aziendale anche al di fuori dell’ufficio. Puoi effettuare videochiamate di team e gestire tutto dal tuo pannello di controllo.
Con il centralino in cloud Voxloud:
- Non ci sono costi di attivazione
- Nessuna manutenzione
- Paghi solo ciò che utilizzi
- Un pannello di controllo semplice e intuitivo
- Assistenza 7 giorni su 7
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Buona lettura,
Leonardo
