Un buon manager è colui che può organizzare al meglio il proprio tempo e, successivamente, il tempo e lo spazio degli altri che lavorano in ufficio. Dopotutto, se non puoi prenderti cura di te stesso, come puoi aspettarti di prenderti cura di tutti gli altri lavoratori?
Se hai bisogno di un po' più di aiuto per sfruttare al meglio il tuo tempo al lavoro o se ti senti come se avessi già imparato tutte le abilità di produttività di cui hai bisogno, approfondisci questo capitolo. Non sai mai quale consiglio o trucco potrebbe renderti le cose ancora più facili.
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Ecco 7 suggerimenti per essere più produttivo
1. Tieni sotto controllo le tue attività
Tenere sotto controllo le tue attività è fondamentale e per farlo hai bisogno di utilizzare vari software come Google Task, Google Keep, Basecamp, Trello o semplicemente una semplice app per telefono che ti consente di creare elenchi e liste.
Sembrerà una banalità ma senza liberare la mente dal ricordare i compiti e assicurarsi che tutto sia organizzato, non sarai mai abbastanza produttivo.
2. Imposta un tempo di lettura dell'e-mail
Se hai bisogno di leggere molte e-mail, prenditi del tempo tra attività o riunioni. Definisci ad esempio un range tra le 11:00 alle 11:15 e poi passerai a un'altra attività, senza doverti preoccupare di controllare costantemente la tua casella di posta o di lasciare che le e-mail interferiscano con le tue attività.
3. Utilizza il tuo momento più produttivo per le attività difficili
Questo si collega perfettamente al nostro prossimo consiglio sulla produttività, ma prima di arrivare a questo, dovrai identificare qual è il tuo momento più produttivo: sei un nottambulo o un uccello mattutino? Qualunque cosa sia, assicurati di collocare il tuo compito difficile durante quel periodo di tempo che ritieni sia il più produttivo per te.
Certamente, questo non sarà sempre possibile, ma ogni volta che puoi farlo, pianifica le tue attività di conseguenza. In questo modo sarai in grado di dare il meglio per quel compito e di portarlo a termine in un lasso di tempo più breve.
Alcune persone consigliano di affrontare prima il compito più difficile e se sei più produttivo all'inizio del tuo programma, allora questo è probabilmente un buon consiglio. Tanto più se sei una persona che sottolinea molto su ciò che deve essere fatto dopo.
Ma se le mattine sono il tuo momento meno produttivo, ti preparerai solo al fallimento. Pertanto, non consigliamo questo approccio a meno che tu non sia un mattiniero. Ma cosa succede se non lo sei, cosa fare con tutto quel mattino? Bene…
4. Utilizza il tuo momento meno produttivo per più attività facili
Spesso ti ritrovi l’agenda piena di cose da fare e non sai proprio da dove iniziare. Il nostro consiglio è quello di iniziare dalle cose più veloci da completare in modo che inizierai a dare un ritmo alla tua giornata.
Pian piano la tua to-do list sarà sempre meno affollata.
5. Dì "No"
La maggior parte delle persone fallisce nel proprio lavoro perché ha un bisogno intrinseco di compiacere tutti coloro che li circondano, inclusi o soprattutto i loro capi. Ma queste persone finiscono per crollare col passare del tempo.
Ecco perché è importante imparare a dire "No". Un vero professionista comprende che non è indispensabile e non dovrebbe esserlo al di fuori dell'orario di lavoro.
Se di solito lavori 8 o 9 ore al giorno, tutte le tue attività dovrebbero essere svolte entro quel limite orario di tempo. In caso contrario, basta dire "No" alle scadenze troppo brevi o alle attività che non possono essere inserite nel tuo programma di lavoro.
Se scegli di dire "Sì" più spesso di quanto dovrebbe essere, finirai inevitabilmente per non rispettare le scadenze o per spingerle. Anche se all'inizio potrebbe non sembrare una cosa negativa, soprattutto se tutte le parti sono indulgenti, con il tempo le tue prestazioni diminuiranno in modo significativo e tutti intorno a te inizieranno a lamentarsi di te o del tuo dipartimento. 
6. Delega (o sii altruista)
Se hai altre persone che lavorano con te o per te, assicurati di delegare a loro alcuni dei tuoi compiti. Dopotutto, è per questo che queste persone sono impiegate per alleviare il peso del lavoro. Allo stesso tempo, stai anche permettendo loro di crescere e imparare professionalmente avendo più compiti da affrontare.
È importante capire che non delegare le attività ti rende non solo meno produttivo ma anche scadente nel tuo lavoro. Tenendo tutti i compiti per te, non solo stai rendendo la tua vita impossibile, ma ti stai anche mettendo al centro dell'attenzione, a scapito di coloro che lavorano al tuo fianco. Quindi, sii altruista per diventare più produttivo.
7. Centralino in cloud
Un altro jolly nella manica da utilizzare per incrementare la tua produttività è il centralino in cloud che ti permette di:
- lavorare da ogni parte del mondo
- gestire team che lavorano sia da casa sia dall’ufficio
- pagare solo per ciò che consumi
- attivare il centralino in soli 59 secondi
Diventa anche tu più produttivo dell'80%!
