E, soprattutto, ciò che spaventa di più gli imprenditori in smart working è la possibilità di avere un team ingestibile da remoto.
Ci sono modi per evitare che tutto ciò avvenga?
Ovviamente sì, infatti… sto per elencarteli in questo nuovo articolo.
1 - USARE LA TECNOLOGIA A NOSTRO FAVORE: “DISTANTI, MA UNITI”
I portavoce del governo lo hanno ripetuto per tantissimo tempo, facendolo diventare il tormentone della primavera 2020:
“Dobbiamo restare distanti oggi, per abbracciarci più forte domani”.
È da qui che ha preso il via la mia prima considerazione sulla necessità di avere degli strumenti che ci permettano di accorciare le distanze fisiche: tablet, pc, smartphone.
Fino a qualche tempo fa erano bistrattati e additati come la causa della poca socialità dei giovani, ma oggi ci ritroviamo a usarli costantemente per lavorare, studiare e comunicare con parenti vicini e lontani.
In realtà, stiamo riscoprendo la loro utilità primordiale: l’avvicinare gente lontana, l’accorciare le distanze fisiche, l’eliminare le barriere tra persone.
I nostri strumenti ci permettono di rimanere in contatto con i colleghi e ci consentono di costruire la nostra personale postazione di lavoro, in base alle esigenze di ciascuno.
Possiamo scegliere il salotto, una stanza dismessa o uno spazio in coworking: tutti i luoghi sono adatti, se sappiamo impostare la nostra postazione in modo che ci permetta di svolgere al meglio il lavoro.
L’importante è avere dei momenti di silenzio: sono utili per gestire le call con i clienti, le riunioni con il team e lo scambio di informazioni con i colleghi.
Per quanto possa esserci distanza tra te e i tuoi collaboratori, devi sempre puntare al rapporto umano: coltivalo ogni giorno o con una cadenza regolare. Permette ai tuoi dipendenti di sentirsi meno soli e il lavoro di tutto il team ne trarrà beneficio.
2 - ATTENZIONE AL CLIMA: RELAX (MA NON TROPPO)
Lavorare da casa migliora alcuni aspetti della vita di tutti i giorni.
Immagina: niente traffico, niente caos nei mezzi pubblici o tempo perso nella ricerca forsennata del parcheggio.
Sono piccoli benefici che fanno molto apprezzare lo smart working.
Ma… c’è un ma: se in azienda le pause relax sono legate al momento caffè di fronte alla macchinetta, lavorare da casa offre molte più distrazioni (a meno che tu non viva completamente da solo in un eremo in montagna).
Uno dei suggerimenti che posso darti per non lasciarti assorbire dall’atmosfera troppo rilassata del lavoro in remoto, è di continuare a mantenere la routine lavorativa che avevi in ufficio, senza le fonti di stress.
Alzati sempre alla stessa ora, coltiva i rapporti con i colleghi con pause caffè virtuali, ritagliati del tempo per respirare un po’ d’aria o goderti un raggio di sole e chiedi a chi vive con te di interferire il meno possibile mentre lavori.
All’inizio potrà essere un po’ complicato calibrare le distrazioni ma, quando la nuova routine entrerà nella tua vita, gestire lo smart working in maniera rilassata e serena sarà decisamente più semplice.
In più, apprezzerai lo stare a casa e avere tutto ciò che ti serve a portata di mano: colleghi, lavoro, famiglia, hobby.
Un clima rilassato ti permette di lavorare in maniera produttiva, rispettare gli orari di lavoro senza andare in stress da sovraccarico e di seguire gli standard qualitativi che avevi in ufficio.
3 - PLANNING: IL POTERE DELL’ORGANIZZAZIONE
Hai presente Marie Kondo, la guru dell’ordine giapponese?
Se non ne hai mai sentito parlare ti spiego subito chi è questa donna: è una scrittrice giapponese che si occupa principalmente di economia domestica. Spiega come è possibile organizzare casa e tempo, sistemare gli spazi per renderli accoglienti e migliorare la qualità della propria vita per mezzo dell’organizzazione.
Il suo lavoro ha avuto un riscontro molto alto e tantissime persone hanno trovato i suoi metodi utili e positivi.
Oggi prendo spunto dal suo lavoro per rivolgermi alla tua azienda e all’organizzazione del calendario aziendale: se crei un planning giornaliero con le attività che il team deve svolgere, o chiedi a ciascun tuo dipendente di creare un calendario con mansioni e obiettivi, lavorare sarà più lineare e facile.
Un calendario ben organizzato ti permette di gestire il team e le scadenze in maniera efficiente e di seguire i progressi passo dopo passo.
Ci sono numerosi applicativi che permettono una calendarizzazione delle attività, una pianificazione delle riunioni e un’attenta programmazione dell’attività lavorativa: scegli quello che più si confà alla tua idea e al tuo progetto aziendale.
Inoltre, inizia a stabilire dei giorni in cui non si organizzano riunioni o non si lavora. Renderai il tuo personale ben disposto ad accettare il cambiamento e sarai in grado di controllare anche il più indisciplinato dei tuoi dipendenti.
4 - RESPONSABILIZZA I TUOI DIPENDENTI
Se il lavoro da gestire è molto, chiedi ai tuoi collaboratori con più anni di esperienza alle spalle di appoggiarti e suddividi parte delle tue responsabilità delegandole a loro: è un metodo che ti permette di rendere più responsabile anche la testa più calda del team e, allo stesso tempo, può accrescere l’autostima dei collaboratori chiamati a coprire ruoli importanti.
Uno degli esempi che mi piace e che spesso consiglio riguarda il lavoro in team:
Organizza gruppi di lavoro per seguire clienti e progetti.
Ciascuno ha la propria funzione nel team e, inoltre, è presente una figura che ha il compito di coordinare il gruppo; attraverso questa modalità di gestione è pensabile considerare piccoli premi per i lavori migliori, svolti di mese in mese.
In questo modo le persone restano in contatto tra loro, si crea una buona competitività produttiva e il team lavora meglio, oltre a essere più gestibile.
5 - CHI SI FORMA NON SI FERMA!
Un team produttivo e unito è un team che cresce con costanza sia a livello umano, sia a livello di competenze professionali.
Occuparti della formazione in smart working potrebbe essere antipatico, se non sai bene come muoverti: utilizza strumenti quali videoconferenze, chat, e-mail e presentazioni.
Utilizza le piattaforme di formazione più gettonate e user friendly, per permettere anche ai tuoi lavoratori meno smart un accesso a tutte le risorse di formazione: in questo modo potrai dare al tuo team tutte le carte per vincere, crescere e lavorare in modo performante.
Un ultimo suggerimento? Chiedi costantemente dei feedback sulla formazione che stanno seguendo, organizza test e piccole gare che prevedono premi e ricompense per i migliori.
Puoi controllare tutto ciò che ti serve, puoi ottimizzare il tuo lavoro e quello dei tuoi dipendenti e puoi farlo grazie alla tecnologia, che mette a nostra disposizione una serie di strumenti utili e, oggi più che mai, indispensabili allo smart working.
Il lavoro da remoto rappresenta il futuro, lo stanno dicendo sempre più imprenditori.
Ciò che fino a questo momento veniva visto come un male necessario deve trasformarsi in una opportunità per la tua azienda: avere alte percentuali di lavoratori smart permette, infatti, di eliminare costi fissi e quindi di risparmiare un bel po’.
Se vuoi giocare d’anticipo e preparare il tuo team alla rivoluzione del futuro, voglio suggerirti uno strumento valido, flessibile e soprattutto utile per ottimizzare lo smart working già da ora.
Lo strumento di cui sto parlando porta il nome di centralino in cloud: ti permette di gestire sia il team, sia il customer care aziendale da una sola applicazione installabile su smartphone, tablet o desktop.
Voglio lasciarti con il fiato sospeso e non rivelarti nulla in più su questo meraviglioso strumento che integra i maggiori CRM e tutti i sistemi operativi e le app aziendali più diffuse.
Noi di Voxloud amiamo sorprendere i nostri clienti, offrendo un servizio in linea con le esigenze di ciascuna azienda a costi davvero smart.
Sei curioso di saperne di più?
Ti lascio qui sotto il link per scaricare la nostra guida e iniziare a conoscere i dettagli del centralino in cloud Voxloud: il primo centralino che si attiva in soli 59 secondi.
Alla prossima,
Leonardo Coppola di Voxloud.
