Con l'avvento dello Smart Working, moltissime aziende hanno dovuto affrontare nuove sfide e rimodulare le solite e stabili abitudini.
Il mondo del lavoro si è rapidamente evoluto e da qui anche il mondo delle assunzioni e la gestione delle risorse umane.
Se prima contattare un dipendente e prendere appuntamento in ufficio era routine, oggi il modus operandi è cambiato.
Il famoso periodo di formazione dei dipendenti ha subito notevoli cambiamenti.
Ti sarà capitato di formare una risorsa da remoto, no?
Bisogna quindi affinare la modalità di inserimento del dipendente in azienda per farlo sentire da subito a suo agio e trasferirgli tutte le nozioni fondamentali prima di iniziare a lavorare.
Ma quando si tratta di lavorare da remoto, gli uni lontani dagli altri, come poter fare con successo formazione ai dipendenti (che siano appena assunti o che debbano fare dei corsi di aggiornamento)?
👉 Smart working vs Ufficio: 22 vantaggi e svantaggi da considerare prima di lavorare da casa
Nuovo dipendente? Le prime cose che dovresti fare subito
Le prime settimane di lavoro di un membro del team sono fondamentali per definire come andrà il suo periodo di formazione in azienda.
Cosa puoi fare per aiutarlo al meglio?
Ecco qualche consiglio da mettere subito in pratica:
- Mostra ai nuovi assunti le mansioni da svolgere
- Fai sentire i nuovi arrivati coinvolti e parte di un grande progetto
- Crea un senso di comunità tra i dipendenti
- Premia i risultati conseguiti e fornisci un feedback tempestivo
- Illustra ai nuovi dipendenti la politica aziendale
In un ufficio tradizionale, tutto questo avviene all’ordine del giorno e dal vivo attraverso riunioni one to one e sessioni di formazione specifiche.
Da remoto tutto questo diventa più complicato.
Quindi ecco qualche consiglio per semplificare il processo di formazione aziendale.
Come gestire gli strumenti digitali, essenziali per la formazione
I dipendenti che lavorano da remoto necessitano sia di piattaforme software sia hardware.
Se la tua azienda è in smart working, allora avrai bisogno di molte tecnologie diverse per rimanere sempre in contatto con i tuoi colleghi.
👉 11 strumenti per lavorare (meglio degli altri) in Smart Working
Quindi è importante aiutarli a conoscere queste nuove piattaforme per poter permettergli di lavorare più efficacemente e senza intoppi.
Persino i nuovi assunti più esperti di tecnologia apprenderanno più rapidamente e lavoreranno in modo più efficiente se gli insegnerai ad utilizzare gli strumenti nel modo corretto e soprattutto in che modo questi vengono usati nella tua azienda.
Come aiutare i nuovi dipendenti a usare al meglio le piattaforme digitali?
- Prepara delle semplici guide sugli strumenti aziendali
- Nei primi giorni fissa delle videoconferenze per mostrare come si utilizzano i software
- Trova i dipendenti più esperti di una singola piattaforma e rendili “tutor” (dare responsabilità è anche un modo per premiare!)
Come rendere la comunicazione tra colleghi semplice e immediata (da remoto)?
Per il momento, scordiamoci pacche sulla spalla, chiacchierate vicino al distributore dell’acqua o riunioni di squadra.
Almeno, non fisicamente.
Sul posto di lavoro da remoto, il silenzio è molto più rumoroso.
Per questo è fondamentale che tu, imprenditore possa comunicare in modo più persistente ed efficace (per gestire le attività di ogni giorno ma anche per diffondere con consistenza la cultura dell’azienda).
👉 3 cose da fare per rimanere competitivi in Smart Working
Abitua tutti fin da subito a:
- Registrare le riunioni virtuali
- Prendere appunti in seguito alle chiamate per essere certi di non aver perso alcun punto importante.
Il Centralino in Cloud di Voxloud su questo ha due assi nella manica:
- puoi registrare le chiamate, in modo da poter ascoltare con calma e attenzione il tuo interlocutore e poi usare la registrazione per i tuoi appunti o per la formazione
- la funzione di videoconferenza ti permette di vedere i tuoi colleghi o chiunque tu voglia grazie ad un semplice link condivisibile. Il tutto direttamente dall’app Voxloud!
Potrai quindi collaborare con i tuoi interni aziendali ma anche con fornitori e potenziali clienti, in pochi e semplici click!
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5 consigli da mettere in pratica subito per formare i dipendenti da remoto
La formazione delle risorse si concentra sull’aggiornare o aggiornare i dipendenti su come svolgere il proprio lavoro e come farlo sempre meglio.
Se la formazione deve essere fatta da remoto o per lavori che si svolgono da remoto, bisogna insegnare loro ad utilizzare gli strumenti che compongono il tuo ufficio virtuale e aiutarli ad abituarsi alle loro responsabilità quotidiane.
Analizziamo queste cose nel dettaglio.
Come si aiuta un dipendente che lavora a distanza ad apprendere le basi quando non si è fisicamente presenti?
Noi consigliamo questi quattro passaggi.
- Crea dei documenti dettagliati
- Utilizza video esemplificativi
- Lezioni registrate per l’inserimento
- Feedback
1. Crea cartelle virtuali per raccogliere i documenti
Quando un membro del team ha una domanda relativa al dove trovare determinate informazioni, come affrontare un problema o come gestire un nuovo progetto, come può trovare quelle risposte?
Fai in modo che la tua squadra sia in grado di gestirsi da sola.
Insegna loro come trovare la documentazione giusta senza il bisogno di chiedertelo in continuazione.
Un’idea?
Gli elenchi sono da sempre ottimi alleati dell’organizzazione.
Il consiglio che mi sento di darti è quello di creare regolarmente delle cartelle virtuali per raccogliere tutti i documenti, regole o procedure per averli sempre a portata di click.
Programma videochiamate coi colleghi in modo da poter iniziare a conoscere altre persone in azienda.
Crea un video introduttivo e pubblicalo sulla piattaforma di messaggistica aziendale.
Elabora un elenco con dei collegamenti diretti ai manuali d’uso più comunemente utilizzati.
Un modo semplice ed intuitivo per metterlo in pratica è utilizzare una cartella condivisa del Google Drive.
2. Utilizza video esemplificativi
Spendere del tempo con la nuova risorsa, toglie tempo utile a te per portare a termine le attività, quindi è importante cadenzare quanto tempo dedicargli e automatizzare la formazione il più possibile quando si lavora da remoto .
Un’ottima soluzione potrebbe essere quella di registrare dei video introduttivi ed esplicativi che potrai utilizzare per ogni nuovo ingresso in azienda.
Talvolta, invece di descrivere un’azione da compiere è molto più semplice mostrarla direttamente.
Annota le domande più frequenti a cui rispondi solitamente per i nuovi assunti e utilizzale per creare un video.
I video sono anche un buon metodo per affrontare quei flussi di lavoro complessi che altrimenti richiederebbero un maggior affiancamento iniziale.
I video di formazione non devono essere prodotti in modo professionale. Devono semplicemente essere comprensibili.
3. Personalizza lezioni per l’inserimento
Adesso che hai creato i documenti con tutti i passaggi esplicativi, è il momento di organizzare quei documenti e renderli fruibili.
Per organizzare documenti, video di formazione e lezioni, crea uno spazio di archiviazione dei documenti. Questa può fungere da fulcro per poter organizzare ed accedere alle informazioni.
Cosa inserire nello spazio di archiviazione dei documenti:
- Informazioni aziendali: elenchi di contatti, relazioni annuali, organigrammi
- Documentazione riguardo i procedimenti: procedure operative standard, liste di controllo, modelli
- Materiale per la formazione: lezioni, video, collegamenti ad applicazioni esterne, salute e sicurezza
- Documenti legali: politiche, documenti normativi, contratti, liberatorie
- Servizio ai clienti e documenti di supporto: copioni per e-mail/chiamate preimpostate, domande frequenti (FAQ)
- Informazioni sui fornitori: contratti con i fornitori, contatti, ordini di acquisto
4. Feedback
I feedback dovrebbero essere frequenti, tempestivi e specifici, specialmente durante le prime settimane.
Non essere timido.
Il feedback è il modo in cui i membri del team capiscono dove eccellono e dove cui possono migliorare per ottenere risultati sempre migliori.
Attenzione al feedback!
Se qualcosa non va bene, è giusto dirlo con i giusti modi.
La critica costruttiva è sempre ben accetta.
Ricorda, i feedback non sono solamente critiche.
È altrettanto importante riconoscere e premiare i risultati e fare i complimenti per un lavoro ben fatto.
Se vuoi, solleva il morale del team riconoscendo pubblicamente i buoni risultati nei canali di chat, tramite e-mail o su una bacheca dedicata.
E puoi farlo sfruttando la funzione videoconferenza di Voxloud.
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Formazione con il Centralino in Cloud
In questo articolo abbiamo spiegato come organizzare e schematizzare il lavoro del nuovo arrivato in azienda.
La tecnologia soprattutto può aiutarti ad abbattere quelle barriere geografiche che fino a qualche tempo fa sembravano radicate nel sistema lavorativo tradizionale.
Utilizzando il cloud, potrai lavorare da qualunque Paese e potrai comunque formare il tuo team di lavoro.
Tutti i tuoi dati saranno al sicuro e non avrai mai il problema che questi vengano andati persi.
Con il nostro centralino in cloud potrai organizzare tante videoconferenze di team e gestire la tua intera azienda tranquillamente da casa. Il tutto con una singola app, da desktop, da mobile o con i nostri telefoni voip con audio HD.
Ecco alcuni vantaggi che potrai sfruttare per la gestione del team da remoto:
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Perché scegliere il Centralino in Cloud Voxloud?
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