Un tempo, portare avanti attività quotidiane più o meno complesse con dipendenti che lavorano da remoto in ogni parte del globo, sarebbe stata una battaglia persa in partenza per la maggior parte delle aziende, soprattutto se non abituate a lavorare con metodologie smart.
Man mano che la tecnologia si è evoluta e il mondo degli affari ha accolto la conversione verso il digitale, i lavoratori a distanza sono diventati sempre di più.
Ma gli strumenti efficaci non bastano per guidare un team verso il successo e la produttività: serve una leadership che sia efficace ed empatica.
Per ottenere le migliori prestazioni dai dipendenti che lavorano da remoto, in qualità di capo dell'azienda, dovrai comprendere le differenze che comporta lavorare da remoto e trovare i modi per soddisfare le esigenze dei membri del team.
Sfruttando alcuni consigli, potrai portare il tuo team verso il successo condiviso.
I team da remoto necessitano di una leadership diversa
Per chi lavora da remoto, la giornata lavorativa ha un aspetto, una sensazione e un ritmo molto diverso rispetto a quelli che si trovano nell’ambiente di un ufficio tradizionale.
Il carico di lavoro potrebbe essere lo stesso, ma gli stimoli sono diversi.
I dipendenti che lavorano da remoto possono godere di determinate condizioni che i loro colleghi, vincolati dal dover andare in ufficio, guardano con invidia.
Il lavoro da remoto ti permette di avere meno distrazioni dai colleghi, orari più flessibili, il comfort e la comodità del vestirsi in modo informale o lavorare da una sedia comoda.
Ma la realtà non è solo questa.
Chi lavora da casa, è soggetto ad altre potenziali distrazioni, come la famiglia, animali domestici o visitatori inaspettati.
Inoltre uno dei problemi che un buon leader dovrebbe analizzare è lo stato d’animo dei dipendenti.
C’è chi potrebbe avere difficoltà nel sentirsi parte del team, dato che la distanza e le connessioni potrebbero non rafforzare il rapporto tra colleghi.
Ma come far sentire i tuoi collaboratori in sintonia con il resto del team?
Sapevi che esistono tecniche e strumenti che ti possono aiutare a farlo?
Comunicare
Si sa, la cattiva comunicazione vive anche negli uffici tradizionali in cui i team che condividono lo stessa stanza, spesso cadono vittime di incomprensioni e problemi di comunicazione.
Quante volte ti è capitato di dover spiegare un messaggio su skype oppure mandarne un altro per spiegare meglio una mail?
Non stupirti quindi se i team in remoto faticano a trovare punti in comune che normalmente si scovano vicino alle macchinette del caffè o in pausa pranzo.
I team che lavorano da remoto possono consolidarsi in modo più efficace quando i leader forniscono linee guida chiare e coerenti per la comunicazione.
Ecco qui 8 semplici consigli per far comunicare meglio il tuo team:
Lavorare da casa può rendere difficile "lasciare l'ufficio"
Incoraggia il team ad attenersi agli orari standard di ufficio per sottolineare l'importanza di stabilire dei confini tra il lavoro e la vita.
L’importanza delle ferie
Assicurati che tutti comunichino la propria disponibilità extra-lavorativa per evitare inviti sconvenienti a riunioni, messaggi, ecc.
Stabilisci dei tempi
Imposta tempi di risposta massimi per ogni canale di comunicazione, ad es. 24 ore per e-mail, 2 ore per la messaggistica istantanea ecc.
Pianificazione
Assicuratevi che tutti mantengano il team aggiornato su eventuali modifiche di calendario per evitare problemi di pianificazione.
Gruppi per Fusi orari
Stabilisci dei calendari condivisi in base ai diversi fusi orari.
Come per gli "orari di ufficio" del team, le complessità e le difficoltà aumenteranno con il numero di fusi orari, quindi potrebbe essere utile creare gruppi con fusi orari contigui su un calendario, per la comunicazione quotidiana e dopo di che, organizzarne altri che richiedono la presenza di tutti su di un calendario separato.
Non farti trovare impreparato da festività che non conoscevi o esagerare con l'overworking!
Meeting ricorrenti
Imposta le pianificazioni delle riunioni ricorrenti sia con i tuoi dipendenti diretti che con l'intero team.
Questo aiuta a promuovere la responsabilità e una comunicazione chiara e aumenta anche la produttività mantenendo tutti in "modalità di lavoro" pur consentendo l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Ad esempio, potresti programmare dei feedback settimanali con coloro che riferiscono direttamente a voi, una riunione settimanale separata per il team. Puoi fare tutto questo attraverso la videoconferenza di voxloud che ti permette di fare tutto in pochi click.
Non avere paura di comunicare eccessivamente
Senza la presenza fisica dei dipendenti o il distributore d’acqua vicino al quale riunirsi, una comunicazione costante aiuta tutti a sentirsi coinvolti, a conoscersi un po' meglio e a creare fiducia.
Guidare la tua squadra come se foste una parte di essa, piuttosto che un supervisore distante, è un segno distintivo di una leadership di successo.
Lavorare insieme verso obiettivi comuni e riconoscere sia le esigenze individuali di ogni membro del team, sarà di grande aiuto nel creare una vera squadra.
Fornisci gli strumenti giusti
Oltre ai classici strumenti come Zoom e Teams per le conference call, la tecnologia cloud ad esempio è una valida soluzione che permette di gestire team e progetti da remoto.
È accessibile anche dai dispositivi mobili e disponibile indipendentemente dalla piattaforma.
Ecco perché abbiamo creato il nostro centralino in cloud. Rende molto semplice la gestione del team anche da remoto. Dai un'occhiata alle funzionalità.
Connessione
Nonostante lo smart working sia una valida soluzione per rimpiazzare il lavoro in presenza, anche questo ha i suoi punti di debolezza.
Ecco perché è importante farti sentire vicino ai tuoi collaboratori e incoraggiarli e dare sempre il massimo.
Lascia del tempo durante ogni conference call e riunioni per socializzare, può aiutare molto a combattere l'isolamento e può anche fare in modo che il tuo team entri in sintonia con tutti i membri.
Prendi in considerazione l’idea di creare canali di comunicazione informali, in modo da fornire un metodo di sfogo per i dipendenti o semplicemente per farsi una risata e staccare qualche attimo dalla monotonia lavorativa.
Valuta l’idea di incontrarvi di persona
Riunirsi durante una pandemia è impossibile, ma se le condizioni lo consentono e riuscite ad organizzarlo, riunire il tuo team per un incontro faccia a faccia ogni 3-4 mesi, aiuterebbe tutti a creare sintonia tra di loro e ad imparare a lavorare insieme con maggiore cordialità, fiducia, ed efficienza.
Ti abbiamo quindi dato dei consigli per far sentire il tuo team sempre meglio e aiutarlo ad ottenere risultati sempre migliori con dei semplici consigli di leadership da tenere a mente.
Adesso è giunto il momento di prendere le redini in mano e iniziare a fare davvero la differenza seguendo questi consigli di leadership da remoto.
Inizia ad adottare gli strumenti giusti, che ti permettono di rendere le videoconferenze una passeggiata e di portare i tuoi dipendenti verso il futuro!
Buona lettura,
Leonardo
