Rendere la tua azienda “remota” porta diversi vantaggi.
Primo fra tutti il risparmio, ma anche una maggior produttività e redditività dell’azienda e del team.
Ci sono due studi che lo confermano.
Secondo “Smart & Value” (partnership tra Stantec e Dilium con il Sustainability & Circular Economy Lab, in collaborazione con l’Università di Bologna e Manageritalia Emilia-Romagna), il 37% dei dipendenti intervistati ha detto di essere meno stressato grazie allo Smart Working, il 25% più concentrato e il 7% più creativo.
Invece, secondo l’Ufficio studi di Variazioni, nel 2021 la produttività dei dipendenti in smart working è salita dell’8% su base annua.
Non c’è dubbio quindi che un’azienda che implementi correttamente ed efficacemente lo smart working riesca a migliorare le proprie performance.
Tuttavia, non sempre implementare lo Smart Working (o il lavoro da remoto) è così semplice.
Senza contare il fatto che spesso si cade nell’errore di considerare il lavoro da remoto il semplice spostamento dei dipendenti dall'ufficio a casa.
Invece, il lavoro da remoto è molto di più.
Significa trasformare la propria azienda per adattarla ad un ritmo e un’organizzazione diversa del lavoro.
👉 Smart working vs Ufficio: 22 vantaggi e svantaggi da considerare prima di lavorare da casa
Che cosa si intende per azienda Remote-First?
Un’azienda Remote-First è un’attività in cui tutto è creato e ottimizzato prima di tutto per un ambiente di lavoro remoto.
Un ambiente in cui quindi si privilegiano procedure, regole, strumenti.
Si tratta di un termine che non va confuso con il Remote-Friendly.
Che cosa si intende per azienda Remote-Friendly?
Con Remote-Friendly si intende un’azienda che consente ad alcuni dipendenti di lavorare al di fuori dell’ufficio aziendale e in cui si continuano a svolgere la maggior parte delle operazioni quotidiane di persona.
Come rendere la tua azienda Remote-First?
In un altro articolo abbiamo parlato di come implementare correttamente lo Smart Working in azienda sia prima di tutto una questione di mentalità.
Trovi l’articolo qui.
In un’azienda Remote-First, ogni cosa è costruita partendo dal presupposto che non tutti si trovino faccia a faccia e nemmeno nello stesso fuso orario.
3 vantaggi di un’azienda Remote-First
Anche se rendere la tua azienda Remote-First non è semplice né scontato, una volta fatto ci sono diversi vantaggi che la tua impresa (e i tuoi collaboratori) potrà ottenere.
1 - Facilita la meritocrazia
Può sembrare controintuitivo, ma lavorare da remoto facilita enormemente la meritocrazia.
Questo perché quando si lavora in ufficio, c’è una cosa chiamata pregiudizio di prossimità: chi è fisicamente più vicino ai leader aziendali gode di una influenza e di opportunità maggiori rispetto ai colleghi in remoto.
Invece il lavoro da remoto mette tutti nelle stesse condizioni, quindi ci sono le stesse possibilità di emergere rispetto (e grazie alle sole proprie competenze) al lavoro d’ufficio.
2 - Facilita le assunzioni
I vantaggi sono sia per l’imprenditore che assume, sia per il collaboratore che viene assunto.
Per l’imprenditore aumentano le probabilità di trovare esattamente ciò che sta cercando, potendo attingere ad un bacino di talenti pressoché illimitato.
Per il collaboratore invece il vantaggio sta nel benefit della flessibilità data dal lavoro da remoto.
3 - Previene il burnout
Lavorare da casa senza la giusta organizzazione è una condanna per i nostri collaboratori.
Lo sapevi che durante la pandemia, il 69% dei lavoratori ha sofferto di burnout (fonte Monster)?
Tuttavia, una corretta organizzazione e attitudine a questa modalità di lavoro, riesce a prevenire il burnout molto più che in ufficio.
Basti pensare a tutte quelle situazioni di stress che vengono eliminate dal lavoro da remoto: traffico, sveglia presto, continue riunioni e spostamenti, pause standardizzate, confusione da ufficio e molto altro.
Tutto questo nel lavoro da remoto semplicemente non c’è.
Pensi che sia complesso?
Ci sono 3 principali resistenze al cambiamento verso un modello di azienda Remote-First:
- Durante la pandemia hai provato a remotizzare l’azienda, ma senza successo
- La tua azienda produce o vende localmente
- Ti piace stare e avere tutti in ufficio
Sfatiamo questi miti sul lavoro da remoto
Durante la pandemia hai provato a remotizzare l’azienda, ma senza successo
Semplicemente non eri pronto!
Nell’epoca della pandemia, le imprese si sono trovate a dover cambiare il proprio modello di azienda letteralmente dall’oggi al domani.
Viene da sé che le aziende che non avevano mai sperimentato il lavoro da remoto non erano pronte a diventare 100% remote.
Lavorare da remoto infatti richiede una preparazione e un’organizzazione diversa dal “classico” lavoro in ufficio, perchè si collabora in modo asincrono.
La tua azienda produce o vende localmente e preferisci stare in ufficio
In un’azienda Remote-First l’ufficio è il centro nevralgico per rafforzare i rapporti personali e lavorare su cosa veramente fa la differenza.
Infatti essere Remote-First non significa per forza dismettere completamente l’ufficio e non tornarci mai più.
Semplicemente significa ragionare come se non ci fosse l’ufficio, e tenerlo per questioni strategiche e che richiedono la presenza fisica.
Come dicevamo prima, è una questione di mentalità e attitudine.
Non sempre deve essere tutto Remote-First.
Puoi creare un modello ibrido: ad esempio noi in Voxloud abbiamo la logistica, i meeting strategici e le attività di team building in ufficio, mentre da remoto tutto il resto.
4 cose da fare per diventare Remote-First
- Documenta nozioni e processi
- Misura le performance
- Riduci al minimo le riunioni
- Comunica il più possibile in forma scritta e asincrona
Ecco dei consigli pratici per rendere realtà ogni punto e diventare un’azienda Remote-First
Documenta nozioni e processi
- Crea documenti semplici, senza fronzoli (con il tempo li affinerai)
- Usa strumenti semplici e alla portata di tutti (Drive, Dropbox)
- Fai scrivere la documentazione a chi si occupa di eseguire i processi
- Correggi, ottimizza, ed esegui!
Ti assicuro che scoprirai tante cose diverse da come te le aspetti.
Misura le performance
Misurare le performance è utile perché riesce a darti una fotografia di come sta andando l’azienda e i tuoi collaboratori anche se non hai un contatto fisico con loro.
Stabilisci due momenti all’anno dove valuti le prestazioni insieme ad ogni collaboratore (in gergo si chiamano performance review).
Ricorda sempre di arrivare a questi momenti con più dati possibili (ad esempio il numero di vendite, il numero di attività completate e le metriche sulla soddisfazione dei clienti).
Riduci al minimo le riunioni
Ecco 5 consigli per trarre il massimo dalle riunioni e non diventarne schiavo.
- Chiediti sempre se hai veramente bisogno di quella riunione
- Una riunione inizia e finisce in tempo
- Ogni riunione ha un’agenda
- Invita solo chi è necessario
- Apri il tuo calendario per non più di mezza giornata
Comunica il più possibile in forma scritta e asincrona
Imposta i processi in modo tale che non sia necessario che la persona che debba rispondere lo faccia subito.
Ecco degli strumenti di comunicazione asincrona che puoi utilizzare:
- Chat (Slack, Microsoft teams)
- Video messaggi (Loom)
- Software di Project Management (Es: Trello, JIRA)
Che cosa non può mai mancare in un’azienda Remote-First?
Il cuore di ogni azienda è la comunicazione.
Comunicare tra colleghi, clienti e fornitori è il legante che permette alle aziende di essere efficienti ogni giorno.
Anche se stai rendendo la tua azienda Remote-First, non potrai prescindere dal telefono quale mezzo di comunicazione in tempo reale.
👉 Leggi qui che cos’è e come funziona un centralino in cloud, spiegato con parole semplici
Nel 2022, la telefonia ha fatto passi da gigante e oggi il sistema telefonico aziendale è in cloud.
Perché un centralino in cloud agevola il passaggio ad un modello di azienda Remote-First?
Diversamente dai centralini tradizionali, che possono essere usati solamente in ufficio e attraverso i telefoni da scrivania (o cordless), il centralino in cloud funziona grazie alla connessione internet.
Quindi ti permette di usare (effettuare e ricevere chiamate) il tuo numero fisso aziendale ovunque tu sia, svincolandoti definitivamente dall’ufficio per usare il tuo centralino aziendale.
Ogni collaboratore che abbia un’app del centralino installata sullo smartphone o sul computer potrà quindi usare il numero fisso aziendale.
Vuoi un centralino in cloud in azienda? Ecco le regole da seguire per trovare il centralino virtuale giusto
Ecco 6 regole che se seguite, ti permetteranno di trovare e scegliere il centralino in cloud perfetto per la tua azienda.
6 regole per trovare il miglior centralino in cloud per la tua azienda
1 - Deve garantire tutte le funzionalità standard
Le funzionalità che non possono mancare sono:
- IVR e regole
Interactive Voice Response, ti permette di creare un menù vocale che guida il chiamante verso l’interno desiderato. Stiamo parlando del “premi 1 per amministrazione, 2 per commerciale”.
- Videoconferenza
La videoconferenza consente di creare rapidamente delle stanze virtuali in cui puoi condividere file, schermate e rendere in generale il lavoro da remoto molto più efficace.
- Chiamate illimitate
Assicurati sempre che anche il piano base del centralino che stai valutando abbia le chiamate verso fissi e mobili illimitate.
2 - Il pannello di controllo deve essere semplice da usare
Ad esempio, in Voxloud abbiamo ideato il pannello di controllo per essere a prova di tecnico: tutte le impostazioni sono pensate per essere semplici da usare.
Dai un’occhiata ai nostri webinar dove ti mostriamo il pannello di controllo di Voxloud!
3 - Il centralino deve integrarsi con il tuo CRM
Integrando il tuo software di Help Desk o il tuo CRM con con Voxloud, potrai accedere alla rubrica del CRM direttamente nell’app Voxloud, senza passaggi ulteriori tra centralino e CRM.
👉 Ecco le 5 integrazioni più amate dagli utenti di Voxloud
4 - La portabilità del tuo vecchio numero deve essere sempre gratis
La portabilità è fondamentale per rimanere sempre raggiungibili dai clienti, anche se cambi completamente centralino.
In Voxloud la portabilità del tuo numero storico è gratuita. E se ne hai più di uno? Potrai portarli tutti in Voxloud e sempre senza spendere 1€!
👉 Scopri di più qui sulla portabilità in Voxloud
5 - Il centralino in cloud deve avere un’eccellente qualità dell’audio
Innanzitutto, devi sapere che il centralino in cloud funziona sfruttando la connessione a internet.
Quindi le prestazioni, la stabilità e la qualità dell’audio delle chiamate dipendono dalla tua connessione a internet.
Per questo motivo in Voxloud abbiamo ideato la prima fibra ottimizzata per i centralini in cloud.
Si chiama Voxloud Wi-Fi, e la puoi aggiungere al tuo abbonamento Voxloud, sempre con un unico prezzo, un unico fornitore e un’unica bolletta per voce e dati.
6 - Il centralino in cloud deve assicurarti assistenza gratuita e sempre disponibile
Voxloud offre un servizio di assistenza raggiungibile ogni giorno, festivi inclusi, dalle 8 di mattina alle 20 di sera.
Ci sarà sempre un operatore esperto che ti risponderà da qualsiasi mezzo di comunicazione tu abbia utilizzato: telefono, mail, chat e social.
E il servizio di assistenza è gratuito per sempre, per tutti i clienti Voxloud.
Perché scegliere il centralino in cloud Voxloud?
Voxloud è il primo centralino in cloud che si attiva in 59 secondi creato per migliorare l’immagine professionale delle PMI e che ti permette di:
- Rispondere a tutte le chiamate e gestirle con un click
- Lavorare in Smart Working risparmiando costi
- Ricevere assistenza gratuita 7 giorni su 7
Voxloud è un collaboratore aggiunto all’interno del tuo team. Ti affianca nel gestire il flusso di chiamate che la tua azienda deve affrontare ogni giorno. Avrai la possibilità di avere tutto sotto controllo anche quando non sei fisicamente in azienda.
Voxloud fa per te se:
- Non vuoi perdere mai più chiamate importanti di clienti o potenziali clienti
- Non vuoi più rischiare di compromettere l'immagine della tua azienda
- Non vuoi più essere schiavo del tuo lavoro
Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato. E adesso è disponibile anche la combo centralino Voxloud+WiFi.
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