Centralino in Cloud Per Studi Medici e Poliambulatori: I Vantaggi

Immagina questa scena: un paziente chiama il tuo studio medico per prenotare una visita, ma il telefono squilla a vuoto o trova sempre la linea occupata. 

Dopo vari tentativi frustranti, si rivolge altrove. 

Quante opportunità stai perdendo ogni giorno per colpa di una gestione telefonica inefficace?

Negli studi medici, dentistici e nei poliambulatori, le chiamate sono il primo punto di contatto con i pazienti. 

Prenotazioni, richieste di informazioni, urgenze: tutto passa dal telefono. 

Ma con un sistema tradizionale, le linee occupate, le chiamate perse e la difficoltà nel gestire l'alto volume di richieste possono tradursi in pazienti insoddisfatti e in una perdita di tempo e denaro.

Un centralino in cloud risolve questi problemi in modo semplice ed efficace. 

Grazie a una gestione intelligente delle chiamate, puoi accogliere ogni paziente senza farlo aspettare, smistare le richieste al reparto giusto e garantire una comunicazione fluida e professionale. Tutto senza costosi hardware o manutenzioni complesse.

Prendiamo l'esempio di uno studio dentistico con tre professionisti e un'assistente alla reception. 

Durante le ore di punta, le chiamate si accavallano e l'assistente fatica a rispondere a tutti. 

Con un centralino in cloud, le chiamate vengono instradate automaticamente: richieste di appuntamento, emergenze o domande di carattere amministrativo finiscono subito alla persona giusta, evitando attese infinite e perdite di opportunità. 

Inoltre, con la segreteria telefonica intelligente, nessuna chiamata viene persa, anche fuori orario.

I vantaggi sono immediati: riduzione delle chiamate perse, miglioramento della gestione del tempo e un servizio più efficiente per i pazienti. 

E con funzionalità avanzate come il risponditore automatico personalizzato e il trasferimento di chiamata, il tuo studio appare sempre organizzato e professionale.

Se vuoi trasformare la gestione telefonica del tuo studio medico o poliambulatorio, un centralino in cloud è la scelta più efficace per migliorare l'esperienza dei pazienti e ottimizzare il lavoro del tuo team.

Cos'è e come funziona un centralino in cloud

Forte quello che può fare per il tuo studio o ambulatorio il centralino in cloud, vero?

Ma vediamo ora meglio di che cosa si tratta.

Un centralino cloud è una soluzione telefonica virtuale che sfrutta la rete Internet per gestire le comunicazioni aziendali, senza la necessità di dispositivi fisici in ufficio (niente telefoni, server, computer o cavi!).

Questa tecnologia si basa sul VoIP (Voice over IP), consentendo alle aziende di fare e ricevere chiamate tramite Internet anziché utilizzare linee telefoniche tradizionali.

A differenza dei centralini tradizionali, che richiedono strutture hardware complesse e costanti interventi di manutenzione, il centralino cloud è completamente gestito da remoto e si integra facilmente con altri strumenti aziendali come CRM e software di collaborazione.

È la scelta ideale per le aziende che cercano flessibilità, poiché permette ai team di gestire le chiamate aziendali ovunque si trovino, utilizzando semplicemente una connessione a Internet.

Ne abbiamo parlato in dettaglio qui, se ti va di approfondire.

Funzionalità di un centralino in cloud utili alle strutture mediche 

In una struttura medica, le chiamate sono fondamentali perché spesso sono il primo punto di contatto tra il tuo ambulatorio e i pazienti.

Ecco quali sono le 3 funzionalità principali di un centralino in cloud che rendono più efficiente il lavoro dei collaboratori in una struttura medica.

1 - Instradamento automatico delle chiamate

Con un centralino in cloud, le chiamate in entrata vengono smistate automaticamente alla persona o reparto giusto. 

Per esempio, se un paziente chiama per una visita di controllo, la chiamata viene indirizzata direttamente alla segretaria per la prenotazione. Se invece c’è un’emergenza, viene immediatamente trasferita al medico disponibile. Questo riduce i tempi di attesa e migliora l’efficienza dello studio.

Questo è possibile grazie all’IVR (Interactive Voice Response), il menù vocale interattivo. Se vuoi approfondire, ne abbiamo parlato meglio qui.

2 - Segreteria telefonica intelligente

La segreteria telefonica integrata consente di non perdere mai una chiamata, anche fuori orario. 

Ad esempio, se un paziente chiama in serata per cancellare o modificare un appuntamento, il sistema Voxloud registrerà il messaggio e invierà un avviso tramite mail all'assistente o sul CRM dello studio per gestire la modifica appena possibile, senza necessità di essere in studio.

3 - Integrazione con CRM e software di gestione appuntamenti

Voxloud si integra facilmente con i sistemi di gestione dello studio medico, come CRM e software per la prenotazione degli appuntamenti, come nel caso di AlfaDocs.

Questo significa che ogni chiamata è automaticamente associata al profilo del paziente e la rubrica e il centralino sono costantemente aggiornati.

Ad esempio, se un paziente prenota una visita tramite telefonata, l’assistente avrà tutti i dettagli della chiamata già presenti nel CRM (tra cui anche la registrazione della chiamata), senza dover inserire manualmente i dettagli, risparmiando tempo e riducendo il rischio di errori.

Vantaggi centralino VoIP o in cloud per studi medici e poliambulatori

Il centralino in cloud offre vantaggi immediatamente tangibili per gli studi medici. Eccone alcuni:

Riduzione delle chiamate perse

Con un centralino in cloud, le chiamate vengono smistate automaticamente, evitando che il telefono squilli a vuoto o che le linee siano occupate. 

Questo significa che ogni chiamata importante, come una prenotazione o una richiesta urgente, viene gestita tempestivamente, senza perdere opportunità. 

Ad esempio, in uno studio dentistico, anche nelle ore di punta, ogni paziente viene indirizzato rapidamente al reparto giusto, migliorando l’efficienza e aumentando il numero di appuntamenti.

Miglioramento della gestione del tempo

Un centralino in cloud ottimizza la gestione delle chiamate, permettendo una distribuzione più efficace delle richieste. 

L’assistente alla reception non è più sopraffatta dalle chiamate, ma può concentrarsi su compiti più produttivi, mentre le chiamate vengono automaticamente indirizzate al medico o al personale competente. 

Così, le attese si riducono e i pazienti ricevono risposte più rapide, risparmiando tempo sia per il team che per i pazienti.

Inoltre, grazie alle integrazioni tra centralino e CRM (come nel caso di Voxloud e di AlfaDocs), gli assistenti e il personale medico avrà sempre le informazioni aggiornate sulle chiamate direttamente nel CRM. Addio fogli di carta sparsi ovunque!

Servizio più efficiente e professionale

La segreteria telefonica avanzata, il menù IVR e la possibilità di personalizzare i messaggi di risposta offrono un servizio più fluido e organizzato sia per i tuoi pazienti sia per i tuoi collaboratori. 

Anche fuori orario, i pazienti possono lasciare un messaggio o prenotare un appuntamento, che viene automaticamente registrato e gestito. 

Questo fa apparire lo studio sempre disponibile e professionale, migliorando l’esperienza del paziente e dimostrando un alto livello di cura e attenzione anche nei momenti in cui non si è in ufficio.

Come scegliere correttamente il centralino in cloud per il tuo studio medico

Quando scegli un centralino in cloud per il tuo studio medico, è fondamentale considerare alcuni aspetti chiave per garantire una gestione ottimale delle comunicazioni. 

Prima di tutto, verifica che il sistema offra funzionalità di smistamento automatico delle chiamate, in modo da indirizzare ogni richiesta al reparto giusto senza far aspettare i pazienti. 

Assicurati poi che il centralino sia facile da integrare con il software di gestione degli appuntamenti e CRM, per aggiornare automaticamente i dati dei pazienti e ottimizzare il flusso di lavoro. Ad esempio, Voxloud si integra perfettamente con il CRM per studi  medici AlfaDocs.

Un altro elemento da considerare è la scalabilità: il sistema deve crescere con il tuo studio, permettendo di aggiungere nuove linee o funzionalità man mano che aumentano le esigenze. 

Inoltre, valuta se il centralino offre supporto per la segreteria telefonica, che consente di non perdere chiamate anche fuori orario, e se prevede un'interfaccia utente intuitiva per i tuoi collaboratori.

Infine, scegli un provider affidabile che offra assistenza continua e una gestione sicura dei dati, per garantire la protezione delle informazioni sensibili dei pazienti.

Un centralino in cloud come Voxloud, ad esempio, offre tutte queste funzionalità e permette di gestire le comunicazioni con la massima efficienza, senza complicazioni tecniche.

Perché scegliere Voxloud per il tuo centro medico

Voxloud è il primo centralino in cloud che si attiva in 59 secondi, basato sulla tecnologia VoIP e pensato proprio per migliorare l’operatività di realtà come gli studi medici, dove la gestione delle chiamate ha enorme importanza.

Voxloud ti permette di:

• Gestire tutte le chiamate e indirizzare i clienti all'operatore più adatto
• Accentrare chiamate, numeri WhatsApp e messaggi in un unico posto
• Semplificare il lavoro degli assistenti e della reception grazie alle integrazioni con i CRM per gli studi medici

Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato.

Conclusioni

In un ambiente medico, dove la gestione delle chiamate è fondamentale per garantire un servizio rapido e professionale, un centralino in cloud offre vantaggi decisivi. 

• Riduce le chiamate perse
• Migliora l’efficienza del team
• Ottimizza la gestione del tempo

Tutto questo consentendo al personale dello studio di concentrarsi su attività più produttive, senza compromettere la qualità dell’assistenza ai pazienti. 

Le funzionalità avanzate come lo smistamento automatico delle chiamate, la segreteria telefonica e l’integrazione con software di gestione appuntamenti, fanno del centralino in cloud una soluzione ideale per studi medici, dentistici e poliambulatori. 

Voxloud si distingue come un sistema altamente efficiente e facile da usare, capace di adattarsi alle esigenze specifiche di ogni struttura sanitaria. 

Con la sua gestione remota, l’assenza di hardware complesso e una perfetta integrazione con altri strumenti aziendali, Voxloud è la scelta ideale per ottimizzare le comunicazioni, migliorare l’esperienza del paziente e garantire una gestione impeccabile delle risorse.