È risaputo che i progetti sono costituiti da singole attività, ognuna delle quali ha la propria importanza nel completamento del progetto. Una delle tecniche migliori per portare a termine con successo un grande progetto e dedicare la massima attenzione a tutte le micro attività che lo compongono ma tenendo sempre a mente il risultato finale del progetto.
E le strategie di gestione delle piccole attività sono ciò che aiuta un manager a raggiungere tutto questo con successo.
Infatti, se non usi le giuste strategie per gestire il tuo team e le sue attività, non puoi avere successo come manager. Ciò significa che devi mettere in gioco le tue capacità organizzative. Durante il lavoro su un progetto, è necessario identificare tutte le attività, capirne la durata e fare tutto il possibile per evitare che queste rimangano indietro rispetto alla pianificazione. Dopotutto, in qualità di manager, sei la persona responsabile di mantenere i progetti e i team in carreggiata.
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Ecco 9 strategie per mettere il turbo ai tuoi progetti:
1. Definisci i ruoli di tutti i componenti del team
Prima d'iniziare con l'allocazione e la gestione delle attività, è necessario definire chiaramente i ruoli e le responsabilità di tutti nel progetto. È importante che tutti i membri del team sappiano cosa fare e in che modo il loro lavoro influirà sull'avanzamento generale del progetto.
Questo unifica i loro sforzi, ed è così che si crea autonomia e senso di responsabilità nel team. Quando i membri del team hanno una chiara comprensione di ciò che ci si aspetta dal loro lavoro, possono lavorare con una mente più concentrata.
2. Usa il metodo kanban per la pianificazione
Non c'è modo migliore per pianificare le tue attività e i tuoi progetti che utilizzare le bacheche kanban. Una bacheca kanban è una rappresentazione visiva del tuo progetto e dei progressi complessivi del tuo team.
Per molti imprenditori, applicare il kanban per la gestione delle attività è uno dei modi più efficaci per ordinare le attività legate al lavoro. La rappresentazione visiva fornita da kanban risponde a tutte le tue domande importanti come "quali attività sono attualmente in lavorazione?", "quante attività sono state completate?", "ci sono attività che potrebbero rimanere in ritardo rispetto alla pianificazione?", "cosa compiti dobbiamo fare dopo?", e così via.
Per questo e molti altri motivi, utilizzare kanban è un metodo molto efficiente se stai cercando di ottimizzare la gestione delle attività del tuo team.
3. Concentrati su un'attività alla volta
Un grave errore che la maggior parte dei team commette mentre lavora su progetti, è gestire più attività contemporaneamente. Se stai considerando la tua strategia di gestione delle attività, assicurati di evitare di apparire per forza come una persona multitasking e organizza le attività ad una ad una. 
4. Stabilisci dei limiti di tempo
Una parte fondamentale del processo di gestione delle attività consiste nell'impostare intervalli di tempo realistici rispetto a ciascuna attività. In qualità di leader, devi definire traguardi e scadenze all'interno di un progetto in base all'importanza rilevante dell'attività o dell'attività associata.
Mentre lo fai, devi assicurarti che ogni lasso di tempo che imposti sia effettivamente realizzabile. Tieni traccia delle attività al lavoro e cerca di evitare qualsiasi stress eccessivo per il tuo team. Mantieni il tuo elenco di attività organizzato e imposta limiti di tempo realistici.
5. Comunica chiaramente
Secondo Gallup, i lavoratori disimpegnati costano alle aziende americane tra i 450 e i 550 miliardi di dollari all'anno.
Questo numero riflette chiaramente l'importanza della comunicazione per aziende e team e giustifica anche il motivo per cui è una delle strategie di gestione delle attività più importanti. In qualità di manager, devi ottimizzare gli sforzi di comunicazione del tuo team in modo tale che diventi semplice.
Uno dei modi migliori per raggiungere questo obiettivo è creare canali di comunicazione che garantiscano un libero flusso d'informazioni in modo che nessuno si senta a disagio nel porre delle domande.
6. Collabora con il tuo team
In qualità di manager, è estremamente importante mantenere chiara la gestione delle attività di fronte agli altri membri del team. Parla con il tuo team regolarmente, chiedi loro novità sul progetto/attività (sia successo che fallimento), cosa li ha frustrati di più nella loro attuale strategia di gestione delle attività e usa il loro feedback per organizzare meglio le tue attività.
Una collaborazione efficace è importante per gestire attività e progetti. All'inizio può essere un po' impegnativo, ma ci sono molti strumenti per la comunicazione da remoto (chatting) del team come:
- Slack
- Teams
- Trello
7. Tieni traccia di tutto
Lo sviluppo di un progetto e la definizione delle attività sono dei criteri fondamentali per una squadra di successo. Per vedere se il sistema che hai progettato funziona correttamente e se i team sono in grado di portare a termine i loro obiettivi con successo, devi sempre tenere traccia delle attività. Il modo più semplice per farlo è utilizzare uno strumento di reportistica di progetto e team. Gli strumenti di reporting moderni sono dotati di funzionalità come report di progetto, report sulle risorse e report sul tempo, che ti danno un'idea chiara degli sforzi di tutti, di come stanno andando le cose e di come i membri del team stanno utilizzando il loro tempo.
8. Sii aperto ai feedback
Un fattore che giocherà un ruolo fondamentale nell'elenco delle strategie di gestione delle attività è: FEEDBACK. C'è sempre spazio per migliorare ed è condividendo un feedback costante che troverai quella stanza.
Ora, una cosa importante da ricordare qui è che la condivisione del feedback è sempre un processo bidirezionale. Devi fornire feedback ai membri del team ovunque tu ritenga necessario e allo stesso tempo chiedere loro di fornire feedback per i processi di lavoro e in generale tutto.
In questo modo ti assicurerai che sia il tuo team che i tuoi processi di lavoro si evolvano e sei sulla buona strada per ottenere i migliori risultati possibili.
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Buona lettura,
Leonardo
