Essere un buon manager significa organizzare al meglio il proprio tempo e quello degli altri che lavorano in ufficio.
Se hai bisogno di un po' più di aiuto per sfruttare e gestire al meglio il tuo tempo, approfondisci questo capitolo.
Ecco le tecniche per aumentare la produttività e impedirti di procrastinare al lavoro:
1. Tecnica: (10+2)*5
Cominciamo con una tecnica classica ma molto efficace chiamato (10+2)*5 creato da Merlin Mann. Non preoccuparti. Questa non è una formula matematica complicata che devi risolvere.
Il (10+2)*5 significa semplicemente 10 minuti di lavoro + 2 minuti di pausa moltiplicati per 5, completando 1 ora. È fondamentale rispettare i limiti di tempo e non saltare il lavoro e gli orari delle pause.
Il punto è quello di creare una routine piena di orari di lavoro e pause. Il risultato? Alla fine salterai i tuoi programmi di pausa.
2. Utilizza più spesso il rosso e il blu
Ordina la scrivania e rimuovi le cose che potrebbero distrarti. Secondo uno studio si è scoperto che il rosso aumenta l'attenzione ai dettagli mentre il blu stimola la creatività.
Circondare il tuo posto di lavoro con questi colori non solo avvantaggia il tuo cervello, ma è anche un trucco semplice per aiutarti a rendere le tue attività più efficaci.
3. Crea un'agenda per le pause
Fai una lista con tutte le cose che vuoi fare durante la tua pausa, che sia navigare sul web, controllare le tue e-mail, fare merenda, scattare selfie, Facebook/Twitter e pianifica queste attività per realizzarle SOLO 20 minuti.
4. Imposta un orario per le tue attività
Come qualsiasi altra abitudine, procrastinare è un’abitudine difficile da scardinare. Il nostro consiglio è di sostituire questa abitudine con un'altra. Quando ti viene assegnata un'attività, imposta un orario per ogni passaggio. Ecco un esempio di gestione degli orari:
9:00 – 9:10 – Imposta tutti i tuoi strumenti, schede del browser, e-mail, caffè, ecc.
9:10 – 10:00 – Leggi e rispondi a tutte le e-mail
10:00 – 10:45 – Crea un report vendite
10:45 – 11:00 – Pausa!
11:00 – 12:00 – Benchmark analisi
Imparare a gestire i tempi è fondamentale. L'impostazione di un tempo specifico per completare un'attività crea una pressione temporale anche se la scadenza è scaduta.
5. Fai un allenamento di 7 minuti al mattino
È stato dimostrato che l'esercizio aumenta la produttività e stimola il rilascio di endorfine o "ormoni felici".
L’esercizio fisico al mattino è un ottimo modo per iniziare la giornata in modo più produttivo. Ricordati che prima di iniziare a lavorare è fondamentale ritagliarti del tempo per te stesso e per il tuo benessere mentale.
6. Configurare mini-attività
Se ti viene assegnato un grande progetto, suddividilo in mini attività. Crea una lista di controllo e inizia con quelli facili fino alla fine. Hai un articolo da scrivere? Inizia con il titolo e la prima frase. O forse hai una presentazione visiva da fare?
Dedica 15 minuti al tuo schema, prenditi cinque minuti di pausa caffè, quindi finisci le prime due diapositive. Realizzare qualcosa, non importa quanto piccolo, ti dà comunque quel senso di appagamento.
7. Identifica il tuo obiettivo
Se hai degli obiettivi che vuoi raggiungere ma non riesci a fare il primo passo vuol dire che stai procrastinando. L’obiettivo è quello di schematizzare i tuoi pensieri e identificare una strategia che ti renda ancora più produttivo.
Un modello che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi più facilmente è il sistema SMART, che sta per:
Specific - specifico
Measurable - misurabile
Achievable - raggiungibile
Realistic - Realistico / rilevante
Time-based - Con una scadenza
Ad esempio: voglio aumentare il fatturato del 10% entro il 1° gennaio 2022 grazie ad una campagna di brand awareness.
Se confronti questo obiettivo vedrai che soddisfa tutte le caratteristiche elencate sopra. Per smettere di procrastinare il primo passo è quello di avere dei chiari obiettivi.
8. Prendi le giuste decisioni
Uno dei tratti distintivi di un procrastinatore è quello di non riuscire ad agire, continuando a rimandare certe attività che dovrebbe invece svolgere all’istante.
Ecco qualche piccolo segreto per procrastinare meno e lavorare in modo più produttivo:
Affronta le decisioni al mattino. La sera hai già speso le tue energie mentre appena sveglio hai tutte le risorse cognitive di cui hai bisogno.
Scrivi una lista di priorità delle attività da affrontare durante la giornata e suddividile in base a:
- attività urgenti
- attività importanti
- attività che possono aspettare
9. Il centralino in cloud
Un altro asso nella manica da utilizzare per incrementare la tua produttività è il centralino in cloud che ti permette di:
- lavorare da ogni parte del mondo
- gestire team che lavorano sia da casa sia dall’ufficio
- pagare solo per ciò che consumi
- attivare il centralino in soli 59 secondi
Diventa anche tu più produttivo dell'80% come ha fatto uno dei nostri clienti!
Nel frattempo, hai già pensato a come rendere più efficiente il tuo centralino? Abbiamo preparato per te una guida che mette a confronto il centralino fisico con il centralino in cloud. La trovi in questa pagina, clicca qui sotto! 👇
Buona lettura,
Leonardo
