Produttività e motivazione sono due concetti strettamente correlati: non c’è produttività senza motivazione, e la motivazione aumenta quando siamo più produttivi.
Ogni giorno anche se non ci facciamo caso sprechiamo ore a svolgere delle attività macchinose che in realtà potrebbero essere completate molto più velocemente con dei trucchetti per essere più organizzati ed efficienti.
Ecco altri 8 consigli che dovresti provare per essere ancora più produttivo:
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1. Dai priorità alle attività più urgenti
Il lavoratore di oggi ha mille cose da fare in ogni momento, mille attività da concludere che per essere completate al meglio dovrebbero essere categorizzate per priorità.
Trova dei modi per evitare di essere continuamente distratto da attività come e-mail e notifiche. Il miglior modo per gestire bene le proprie priorità è quello di elencare le attività e dargli un punteggio per alta, media e bassa priorità.
Ad esempio puoi utilizzare dei software di organizzazione come Trello che servono per vedere continuamente l'andamento dei tuoi progetti e quanto manca per portarli a termine.
2. Impara a dire di no
Smettila di cercare di accontentare tutti! È molto più facile a dirsi che a farsi, lo sappiamo, ma sovraccaricandoti di lavoro, non solo rischi di non essere in grado di portare a termine le attività e rispettare le scadenze ma la qualità di TUTTO il tuo lavoro ne risente.
A volte è meglio rifiutare la gestione dell'attività in modo da potersi concentrare sul lavoro più importante. Se lo fai bene, i colleghi ti capiranno e ti rispetteranno per questo.
3. Controlla la posta elettronica solo nei ritagli di tempo
Lo sapevi che ogni volta che riceviamo un ping che indica una nuova e-mail, commento o notifica di qualsiasi genere, il nostro cervello riceve un colpo di dopamina. La dopamina è il neurotrasmettitore responsabile per sentimenti di ricompensa e piacere, e può creare dipendenza. Ecco perché è così facile andare subito a controllare il contenuto delle tue email o nuovo messaggio, a scapito però della produttività.
Il nostro consiglio è quello di fissare ogni giorno dei ritagli di tempo dedicati esclusivamente per controllare le email o magari silenziare il client ti posta e usare un time o software che ci avvisi quando fare un check ogni tanto.
4. Riunioni brevi ma efficienti
La comunicazione è fondamentale, anche ascoltando il punto di vista del dipendente.
I dipendenti devono poter esprimere le proprie opinioni su questioni lavorative, infatti le riunioni di gruppo forniscono lo spazio perfetto per esprimere nuove idee e collaborare su come migliorare e far crescere l’azienda.
Dedica tempo a te e al tuo team incontrandovi durante la settimana, in modo da favorire la costruzione del gruppo, cercando però di non sprecare troppo tempo in riunioni estremamente lunghe e poco produttive.
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5. Svolgi un'attività per volta, il multitasking non è così utile come si pensa
Fai una cosa alla volta, NON cercare di sembrare multitasking.
Gli effetti del multitasking possono essere molteplici: dalla semplice stanchezza alla difficoltà di concentrazione fino ad un minor rendimento, allo scadimento qualitativo del lavoro, con conseguenti ricadute psicofisiche come stress ed ansia.
L’idea di compiere due o più operazioni in contemporanea per guadagnare tempo si rivela quindi, controproducente. Molto spesso si è costretti a riprendere le singole operazioni più volte, con frustrazione, e quel tempo che si credeva di guadagnare in realtà risulterà perso irrimediabilmente. Tutto questo si traduce in sola una parola: STRESS.
6. Hai mai sentito parlare della procrastinazione strutturata?
Nessuno è perfetto. Tutti procrastiniamo a volte, l’importante è cambiare atteggiamento per portare a termine le attività lavorative.
Nel 1996 John Perry, professore di filosofia all'Università di Stanford, coniò il termine "procrastinazione strutturata" per indicare una tattica che sfrutta le debolezze del procrastinatore incallito per obbligarlo comunque a portare a termine qualcosa.
Il trucco è mettere in cima alla lista delle cose da fare i compiti più importanti e riempire le altre voci con incombenze meno importanti, ma pur sempre utili. Stai pur certo che pian piano inizierai le attività e ti metterai in pari con tutte le attività arretrate.
7. Ascolto attivo: un superpotere perennemente sottovalutato
Per gestire in maniera ottimale le relazioni sul lavoro, è necessario prima di tutto saper ascoltare.
Non un ascolto qualsiasi, ma un ascolto consapevole ed attento ai bisogni dell’altro: “l’ascolto attivo”.
L’ ascolto attivo è la capacità di porre attenzione alla comunicazione dell’altro senza formulare giudizi. È un atto intenzionale che impegna la nostra attenzione a cogliere quanto l’altro ci riferisce sia in modo esplicito che implicito, sia a livello verbale che non verbale.
Come sviluppare l’ascolto attivo:
Stare in silenzio e prestare attenzione
Nella fase iniziale dell’ascolto, è necessario stare in silenzio e concentrarsi esclusivamente ciò che dice l’interlocutore senza interferire con i propri pensieri a riguardo.
Non giudicare
È fondamentale evitare di esprimere qualsiasi giudizio sia su ciò che viene detto (contenuto del messaggio), sia nei confronti dell’interlocutore stesso.
Evitare le distrazioni
Mentre si ascolta, è bene evitare di distrarsi per consultare lo smartphone e il pc, o per svolgere altre azioni che disturbano l’interazione con l’interlocutore.
8. Diventa più produttivo grazie al centralino in cloud
Il centralino in cloud è la soluzione perfetta per comunicare e lavorare meglio soprattutto in smart working. Grazie all’assenza di fili e apparecchi, non avrai bisogno di tecnici installatori che verranno in ufficio, basterà fare tutto online e attivare il tutto in 59 secondi.
Il centralino in cloud è perfetto per i dipendenti che lavorano da remoto ma anche a chi lavora in ufficio, consentendo loro di effettuare/ricevere chiamate ovunque e in qualsiasi momento. Hai letto bene: i tuoi telefoni e le tue linee telefoniche non sono più vincolati alla tua posizione fisica/ufficio.
I tuoi dipendenti possono effettuare chiamate da un'altra città o Stato in autonomia, mantenendo sempre lo stesso numero e i clienti continueranno a visualizzare lo stesso numero.
Se i dipendenti lavorano sia dentro e fuori l'ufficio, con Voxloud possono sempre avere il proprio centralino e il numero fisso dell’azienda con se.
Ad esempio una figura come il commerciale che lavora in ufficio e viaggia spesso, può gestirsi in libertà le giornate, avendo il suo centralino sempre in tasca. Può sia utilizzare un'app sul proprio smartphone per effettuare/ricevere chiamate, sia utilizzare il centralino in ufficio o da app desktop.
Solo per rendere l'idea, ecco un’anteprima dei vantaggi del nostro centralino:
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