Immagina di poter finire ogni giornata lavorativa ed essere soddisfatto di tutto quello che hai portato a termine. Lavorare al massimo delle tue capacità, senza dover rimandare nulla al giorno dopo. In questo articolo, vogliamo darti gli strumenti per far sì che ciò si avveri, ovvero alcuni consigli per aumentare la produttività, al lavoro e come imprenditore.
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Ecco 8 consigli da tenere a mente per lavorare in modo più smart ed efficace:
- Hai mai sentito parlare della tecnica del pomodoro?
Non importa che tu sia uno stagista oppure un manager, gestire il tempo non è semplice per nessuno. La tecnica del pomodoro potrebbe essere un valido aiuto per aiutarti ad essere più efficiente!
La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo, sviluppato negli anni '80 ed è stato provato e testato in svariati contesti.
Il metodo si basa semplicemente sulla suddivisione delle attività e sull'assegnazione a ciascuna di esse di una fascia oraria di 25 minuti. Imposta un timer e concentrati esclusivamente su quel compito. Dopo 25 minuti, fai una pausa!
Questo è un ottimo modo per suddividere le tue attività in blocchi gestibili e, una volta che diventa un'abitudine, è un modo geniale per sfruttare al meglio il tuo tempo.
- Velocizza il tuo lavoro con le scorciatoie
Siamo tutti dipendenti dai computer e dalla tecnologia e in gran parte rendono le nostre vite molto più facili. Ci sono un sacco di scorciatoie per digitare, passare da un programma all'altro e controllare la formattazione dei documenti.
Ad esempio, scorri il testo utilizzando i tasti Maiusc + freccia, trova le parole e le frasi che desideri utilizzando Ctrl + F, correggi facilmente gli errori con le scorciatoie Annulla e Ripeti — Ctrl + Z e Ctrl + Y — e salva il documento utilizzando Ctrl + S così non perderai mai il tuo lavoro!
E se hai già imparato questi suggerimenti, ecco alcune altre scorciatoie da tastiera per aiutarti ad accelerare i tuoi processi.
Prova a fare pratica con la digitazione tattile nei momenti d'inattività, sottolineando l'uso di tutte le dita, non solo di due. La digitazione tattile è nota per essere il modo più veloce per digitare.
Potrebbe volerci uno sforzo per imparare, ma dopo non tornerai mai indietro!
- Basta poco per diventare più veloci!
Dai un'occhiata al tuo browser in questo momento. Quante schede hai aperte? Gestire diverse attività contemporaneamente può sembrare positivo ma in realtà per la maggior parte dei casi può ostacolare la produttività.
Puoi anche utilizzare Control + Tab per scorrere più facilmente le schede che hai aperto, rendendo più veloce il passaggio da una scheda all'altra e trovare ciò che desideri.
- Utilizza il potere della trascrizione
Se hai una riunione, invece di scrivere tu stesso delle note, registrala e utilizza un servizio di trascrizione. Ce ne sono molti che offrono note dettagliate al posto di una trascrizione parola per parola, il che significa che risparmi tempo ottenendo tutti i dettagli.
Alcuni servizi di trascrizione (come Amberscript e Transkriptor) dispongono anche di app che puoi installare sul telefono, registrare ciò di cui hai bisogno e inviarlo direttamente per fare la trascrizione. Ricordati delle attività lasciando memo vocali per te stesso. Registrati sul tuo telefono utilizzando un'app e poi fallo trascrivere in modo da poterlo vedere tutto scritto.
- Ecco come organizzare la tua casella di posta
Se la tua casella di posta è piena di e-mail, richieste di lavoro e promemoria, come puoi iniziare a lavorare senza distrazioni?
La tua casella di posta dovrebbe aiutarti a creare una lista di cose da svolgere. Tutto ciò che non richiede un'azione prioritaria può essere messo da parte per il momento.
Pianifica orari specifici della giornata in cui controlli le tue e-mail. Assicurati anche di disattivare le notifiche desktop per non interrompere il tuo flusso di lavoro.
Inoltre, la tua casella di posta non deve essere un elenco infinito, a seconda della casella di posta che usi, che si tratti di Gmail, Outlook, ci sono così tanti suggerimenti e trucchi per organizzare la tua casella di posta in modo da non perdere tempo a setacciare tutti gli elementi a cui continui a voler annullare l'iscrizione. Esamina le tue e-mail e imposta i filtri per spostarle nei luoghi appropriati.
- Implementa la regola dei due minuti
Ogni volta che ti trovi di fronte a un nuovo compito, devi porti una domanda.
Ci vorranno più di due minuti?
Se la risposta è no, fallo subito. Se la risposta è sì, aggiungila alla tua lista di cose da fare e continua con quello che stavi facendo.
Facciamo qualche esempio:
- a) Leggo la mail e penso “Ok, rispondo dopo.. la segno come non letta per non dimenticare”. Dopo poche ore si ripete la stessa situazione.
- b) Atteggiamento efficiente: Leggo la mail e mi pongo subito la domanda “Posso rispondere in meno di 2 minuti? ”.. “Beh sì, forse anche meno”……“Ok inviata”.
Inutile dire che ridurrai drasticamente il numero della posta in arrivo. Non a caso questo è l’ambito professionale in cui la regola dei 2 minuti viene più utilizzata.
Con questo semplice trucco puoi interrompere il flusso costante di piccoli compiti e concentrarti sui tuoi obiettivi quotidiani. Assicurati solo che quando pianifichi le tue attività più lunghe, ti assicuri di dare priorità alle giuste attività.
- …e la regola del NO
Se fai tutto il resto ma ti ritrovi ancora con una montagna di lavoro da fare, potrebbe essere il momento di accantonare delle attività.
A volte diciamo di sì istintivamente senza pensare, o abbiamo paura di dire di no perché è il nostro capo che lo chiede. Ma dire di no a volte può essere la cosa più intelligente che puoi fare.
Imparando a dire di no a certe cose e concentrandoti invece sull'essere produttivo in ciò che stai già facendo, scoprirai che lavorerai meglio e più rapidamente. Puoi sempre svolgere più attività, ma solo dopo che quelle che hai svolto sono state completate.
- Utilizza il centralino in cloud per aumentare la tua produttività dell’80%
Un altro asso nella manica da utilizzare per incrementare la tua produttività è il centralino in cloud che ti permette di:
- lavorare da ogni parte del mondo
- gestire team che lavorano sia da casa sia dall’ufficio
- pagare solo per ciò che consumi
- attivare il centralino in soli 59 secondi
Diventa anche tu più produttivo dell'80% come ha fatto uno dei nostri clienti!
Buona lettura,
Leonardo
