5 gennaio 2022

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8 modi per gestire al meglio il lavoro a distanza ed essere più efficienti

Grazie al boom della tecnologia cloud, lavorare da remoto non è mai stato così facile.

Il lavoro a distanza è diventato sempre più utilizzato poiché le aziende finalmente vedono i lati positivi in questo stile di lavoro flessibile. Il lavoro da remoto avvantaggia sia i dipendenti sia i datori di lavoro.

 

Ecco 8 modi per gestire al meglio il lavoro a distanza ed essere più efficienti.

 

1) Comunica il più possibile con i membri del team

 

Che tu stia lavorando in ufficio o da remoto, la comunicazione è fondamentale per gestire la tua azienda.

 

Senza efficienti canali di comunicazione, i semplici errori possono diventare rapidamente giganteschi e quindi molto più complicati da risolvere.

 

Fortunatamente, la tecnologia ci viene in aiuto grazie a strumenti e piattaforme altamente performanti come il centralino in cloud Voxloud che ci permette di chiamare e videochiamare tutti i membri del team ovunque tu ti trovi grazie alla flessibilità della tecnologia in cloud che funziona ovunque tu abbia internet .

 

2) Pianifica le riunioni periodiche 

 

Le riunioni periodiche servono per stabilire una routine e aggiornarsi regolarmente sugli avanzamenti di progetti e attività in calendario.

 

Questo dà ai dipendenti un preavviso per preparare in anticipo informazioni e report ed esporre tutto in modo chiaro e preciso e ottenere aggiornamenti sul progetto prima delle scadenze.

 

Ascoltare il tuo team è la chiave che apre la porta a una comunicazione veramente efficace, grazie alla quale il tuo team diventerà sempre più produttivo e aperto al confronto.

 

Durante le riunioni, ad esempio, cerca prima di tutto di prestare attenzione a ciò che i tuoi collaboratori hanno da dire, e solo dopo esprimi il tuo parere e il tuo punto di vista. È un atteggiamento fondamentale per:

  • Esprimere rispetto
  • Guadagnare la loro fiducia
  • Instaurare un clima di collaborazione

Ti permette inoltre di far emergere più facilmente preoccupazioni o problemi relativi a determinati compiti o clienti, di cui altrimenti sarebbe difficile renderti conto.

 

3) Trova uno spazio di co-working

 

I lavoratori a distanza spesso decidono di usare spazi per lavorare in uffici condivisi.

Questi spazi forniscono la stabilità di avere un posto dove "lavorare" e un'atmosfera comunitaria che rende i lavori a distanza meno isolanti.

 

Le persone possono socializzare e fare rete con un afflusso di lavoratori diversi che utilizzano lo spazio, il che può anche generare alti i livelli di creatività.

 

Non importa dove lavori come team remoto. Ciò che conta è che tu sia in grado di lavorare in quello spazio, concentrarti e portare a termine il lavoro.



4) Crea un buon ambiente di lavoro a casa tua

 

Le caffetterie e gli spazi di co-working sono luoghi eccellenti per lavorare fuori casa. Tuttavia, molti lavoratori scoprono di essere soggetti a distrazioni che impediscono di portare a termine le attività nei tempi prefissati.

 

Se preferisci, potresti provare a creare uno spazio di lavoro a casa tua, ottimizzando gli spazi.

Non importa se non hai molto spazio, puoi comunque creare un ambiente di lavoro piacevole che ti aiuti a diventare più produttivo.

 

Ad esempio, puoi spostare il tuo ufficio in una parte tranquilla della casa, preferibilmente lontano dalla cucina o dalla zona TV principale. Questo può aiutarti a evitare tentazioni come spuntini tutto il giorno.

 

Inoltre, avere una scrivania dedicata, al contrario del tavolo della cucina, ti consente di mantenere il tuo spazio di lavoro libero dal disordine, quindi quando ti siedi per lavorare, puoi farlo al più presto.

 

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5) Mantieni il normale orario di lavoro

 

I team remoti di successo mantengono orari di lavoro regolari, anche se leggermente modificati per adattarsi al fuso orario di ogni persona.

 

Per ottenere i migliori risultati, cerca di far sovrapporre almeno parte delle ore di lavoro con la maggioranza del team. Questo aiuta tutte le parti coinvolte a rimanere facilmente in contatto.

 

Invece di contattare qualcuno in attesa di una risposta il giorno successivo, il tuo team può mettersi in contatto l'uno con l'altro in tempo reale ogni volta che è possibile.

 

Avere un programma coerente garantisce anche che tutti sappiano quando possono raggiungersi. Tutti sapranno quando qualcuno è disponibile e quando prevede di essere offline.

 

Questi passaggi sono fantastici per garantire che non ci siano ritardi nella comunicazione e che tutti siano disponibili a mettersi in contatto. 

Quando stabilisci orari di lavoro a distanza regolari e li aggiungi alla tua politica di lavoro da remoto, aiuta anche il tuo team a stabilire confini precisi tra lavoro e vita privata.

 

6) Passa più tempo possibile con i colleghi

 

Oltre ad avere un programma coerente, è anche una buona idea intrecciare con le comunicazioni faccia a faccia.

 

Quindi, invece di vedere i colleghi solo come un nome e un'immagine statica, possono effettivamente conoscere la persona reale dietro lo schermo.

 

In questo modo, il lavoro sembra più coinvolgente, come se tutti facessero parte di un team più grande, il che fa molto quando si tratta di lavorare da remoto.

 

Quando decidi di fare le tue riunioni di allineamento giornaliere o settimanali, considera di renderli virtuali faccia a faccia. Quindi guarda come la tua squadra si riunisce nel suo insieme e si conosce.

 

Potresti scoprire che non tutti i tuoi dipendenti possono farlo ogni volta, ma ne vale la pena anche per le poche volte che succede.

 

7) Una connessione Wi-Fi veloce

 

Avere una connessione Internet affidabile è sicuramente un passo fondamentale quando si tratta di lavorare da remoto, ma non è l'unico.

 

Anche la velocità dovrebbe essere considerata per garantire che non ci siano ritardi frustranti mentre provi a inviare file di grandi dimensioni o videoconferenze con i membri del tuo team.

 

Non c'è niente di più fastidioso che dover aspettare che i tuoi dipendenti arrivino in ritardo. Quindi avere una connessione WiFi veloce ti assicura di non dover perdere tempo ad aspettare.

 

Questo è un altro motivo per cui molti lavoratori remoti scelgono di lavorare a casa piuttosto che al bar o allo spazio di co-working. Possono controllare la velocità di Internet e non devono preoccuparsi di altre dieci persone che monopolizzano la connessione.



8) Scegli gli strumenti giusti

 

Tutte le strategie sopra elencate sono efficienti ma non servono a nulla se non hai gli strumenti tecnici adeguati. Nell’epoca dello smart working è importante dotare il tuo team dei strumenti giusti, affinché la comunicazione sia veloce e immediata. Questo consente di:

  • Facilitare il lavoro di squadra
  • Migliorare il coordinamento interno
  • Agevolare lo scambio di informazioni importanti
  • Migliorare la comunicazione con i clienti

 

Una caratteristica fondamentale da considerare nella scelta dei tuoi strumenti di comunicazione è la semplicità di utilizzo, cosicché nessuno dei tuoi dipendenti abbia problemi a comprenderne e gestirne il funzionamento.

 

Voxloud ha creato un sistema di centralino telefonico in cloud unico, estremamente facile da usare… e si attiva in soli 59 secondi!

 

Inoltre, con Voxloud la tua comunicazione è a portata di dito: basta scaricare l’app su tablet, smartphone o pc e potrai comodamente gestire da lì tutti i canali della tua comunicazione aziendale.

 

Semplice, veloce, essenziale: VOXLOUD è tutto questo.

 

 

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Buona lettura, 

 

Leonardo