Che tu stia lavorando in ufficio o in Smart Working da casa, ci sono diversi modi con cui puoi diventare più produttivo, senza sconvolgere la tua quotidianità.
Qui abbiamo raggruppato 7 modi con cui puoi rendere più produttivo e veloce il tuo lavoro (e puoi iniziare a farlo fin da subito!).
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Lavorare in maniera produttiva e intelligente è essenziale per raggiungere i tuoi obiettivi lavorativi e ottenere successo nella tua carriera. Questo è vero sia per chi lavora in ufficio sia per chi lavora in modalità di smart working.
Essere produttivi significa svolgere le attività in modo efficiente, raggiungendo i risultati attesi in tempi brevi e con la massima qualità possibile.
Questo è importante perché permette di svolgere più attività in meno tempo, liberando spazio per nuovi progetti e obiettivi. Inoltre, lavorare in modo produttivo significa mantenere alta la motivazione, perché la sensazione di raggiungere i propri obiettivi può essere molto gratificante.
Ma lavorare efficacemente, e farlo sempre, è una sfida. Ecco i 7 strumenti e tecniche che ti permettono di essere più produttivo a lavoro senza stravolgere la tua routine!
1 - La legge di Parkinson
Il nome può spaventare un po’, ma si tratta di una delle leggi di produttività più affascinanti e… che funzionano meglio!
Questa regola è così affascinante perché spiega come e perché è possibile fare il doppio delle cose in metà del tempo!
Ecco che cosa dice la legge di Parkinson:
“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”
Questa legge deve il suo nome a Cyril N. Parkinson, storico e studioso della pubblica amministrazione, che postulò questo semplice quanto geniale assunto: “più tempo avrai a disposizione, più lento sarai nel fare le cose”.
Ma è ribaltando questa legge che possiamo trovare il segreto per fare più cose e in meno tempo, ovvero…
“Meno tempo avrai a disposizione, più velocemente eseguirai i tuoi compiti”.
E se ci pensi, è proprio così!
Dì la verità, quante volte ti sei trovato a ridosso di una scadenza e hai visto di poter fare molte cose e con una velocità incredibile?
2 - La tecnica del pomodoro
La tecnica del pomodoro è un metodo di gestione del tempo che può essere utilizzato da chiunque, indipendentemente dal ruolo lavorativo o dal livello di esperienza.
Questa tecnica è stata sviluppata negli anni '80 ed è stata ampiamente testata in molti contesti.
La tecnica del pomodoro prevede la suddivisione delle tue attività in blocchi di 25 minuti, chiamati "pomodori".
Durante ogni “pomodoro”, il focus deve essere esclusivamente sulla singola attività, senza distrazioni. Dopo ogni pomodoro, si deve fare una pausa breve di 5 minuti per rilassarsi e ricaricare le energie.
Facciamo un esempio pratico.
Devi rispondere alle ultime email che ti sono arrivate: nei prossimi 25 minuti dovrai solamente leggere e rispondere alle email, eliminando ogni altro tipo di distrazione (quindi chiudi le altre finestre del browser, disattiva le notifiche e metti il telefono in silenzioso). Passati 25 minuti, fai una pausa di 5 minuti per poi riprendere con un’altra attività.
L'utilizzo della tecnica del pomodoro è un modo per suddividere le attività in modo gestibile, aiutando a evitare la procrastinazione e a ridurre lo stress.
Inoltre, una volta che questa tecnica diventa un'abitudine, può essere utilizzata per sfruttare al meglio il proprio tempo e migliorare la produttività.
3 - Utilizza a tuo favore l’intelligenza artificiale
Avrai sicuramente sentito parlare di ChatGPT.
Questo, come altri strumenti simili, sfruttano potenti algoritmi per rispondere in maniera automatica alle tue domande, anche se si tratta di fare delle azioni complesse.
Un esempio è Copy.ai: questo strumento online ti permette di generare automaticamente un testo (come un post per i social o una mail) a partire da poche e semplici parole chiave.
Oppure lo stesso ChatGPT, che permette in maniera molto semplice (dando dei parametri al software) di scrivere addirittura delle semplici righe di codice di programmazione!
4 - Implementa la regola dei 2 minuti
Ogni volta che ti trovi di fronte a un nuovo compito, devi porti una domanda.
Ci vorranno più di due minuti?
Se la risposta è no, fallo subito. Se la risposta è sì, aggiungila alla tua lista di cose da fare e continua con quello che stavi facendo.
Facciamo qualche esempio:
- Leggo la mail e penso “Ok, rispondo dopo.. la segno come non letta per non dimenticare”. Dopo poche ore si ripete la stessa situazione.
- Atteggiamento efficiente: Leggo la mail e mi pongo subito la domanda “Posso rispondere in meno di 2 minuti? ”.. “Beh sì, forse anche meno”……“Ok inviata”.
Inutile dire che ridurrai drasticamente il numero della posta in arrivo. Non a caso questo è l’ambito professionale in cui la regola dei 2 minuti viene più utilizzata.
Con questo semplice trucco puoi interrompere il flusso costante di piccoli compiti e concentrarti sui tuoi obiettivi quotidiani.
Assicurati solo che quando pianifichi le tue attività più lunghe, ti assicuri di dare priorità alle giuste attività.
5 - La regola del NO
La regola del no è un'importante abilità di gestione del tempo che spesso viene trascurata.
Molte volte, accettiamo di fare tutto ciò che ci viene chiesto senza valutare se ciò è effettivamente utile o necessario per il nostro lavoro.
Tuttavia, imparare a dire di no ad alcune attività può essere la scelta più intelligente che si possa fare.
Quando ci concentriamo solo su ciò che è importante e ciò che ci rende produttivi, possiamo ottenere risultati migliori in meno tempo.
Inoltre, una volta che abbiamo completato le attività più importanti, possiamo decidere di dedicare il nostro tempo alle attività meno urgenti o meno importanti.
Questo ci consente di avere un maggiore controllo del nostro tempo e di evitare di essere travolti da un'enorme quantità di lavoro.
6 - 8 strumenti per lavorare meglio degli altri
Soprattutto se lavori da remoto o gran parte del tuo lavoro lo svolgi con strumenti digitali, avere i giusti strumenti ti permette di fare più cose e più velocemente.
Ecco 11 strumenti che ti permetteranno di lavorare in Smart Working meglio e più velocemente degli altri!
👉 Scopri altri strumenti utili in questo articolo
1 - Timezone.io
Timezone è una semplice dashboard in cui puoi vedere a colpo d’occhio tutti gli orari locali che ti servono, senza ulteriori calcoli. Molto utile se lavori con un team internazionale!
2 - Krisp.ai
Krisp è un’app davvero utile che, sfruttando l’intelligenza artificiale, rimuove i rumori di sottofondo (voci, rumori, eco) per rendere le tue chiamate sempre cristalline.
3 - Polly.ai
Polly è un tool che ti permette di creare un sondaggio in pochi secondi e vedere la risposta in tempo reale, così da discuterne meglio con il tuo team.
4 - ForestApp.cc
Apri l’app, pianta un albero virtuale e lascialo crescere: ForestApp ti dà un aiuto a ritrovare la concentrazione in modo davvero particolare!
5 - Miro.com
Miro è una lavagna virtuale nella quale possono interagire tutti i membri del tuo team, rendendo facile e divertente anche la collaborazione su progetti complessi
6 - Noisli.com
Con Noisli puoi generare un rumore bianco di sottofondo per aiutarti a isolarti dai rumori esterni e concentrarti meglio sul tuo lavoro.
7 - Coffitivity.com
Coffitivity è un sito che ti permette di ricreare l’ambiente sonoro di un caffè, proprio il posto in cui vorresti lavorare in un freddo pomeriggio d’inverno.
8 - OfficeVibe.com
Con OfficeVibe puoi organizzare sondaggi, feedback 1:1, fissare obiettivi e molto altro per rimanere connesso e produttivo con il tuo team.
7 - Utilizza il Centralino in Cloud per aumentare la tua produttività dell’80%
Un altro asso nella manica da utilizzare per incrementare la tua produttività è il centralino in cloud che ti permette di:
- Aumentare la produttività del team commerciale e di supporto
- Rispondere a più chiamate e non perderne più
- Risparmiare tempo grazie alle integrazioni del centralino
Prendi il caso di Vikey ad esempio.
Vikey ha migliorato il proprio customer care riuscendo a gestire l'+80% di chiamate in più grazie a Voxloud, permettendo ai propri dipendenti di lavorare in Smart Working, fornendo così ai propri clienti un'assistenza continua 7 giorni su 7.
- +80% di chiamate gestite in più
- 120 chiamate gestite in media al giorno
- 8 dipendenti che gestiscono chiamate aziendale ovunque si trovano
«Una startup innovativa come Vikey non può che affidarsi ad un partner tecnologico come Voxloud che ha innovato il mercato. Con Voxloud abbiamo finalmente la possibilità di prendere le chiamate anche da remoto consentendo quindi lo Smart Working. Inoltre questo ci permette anche di offrire assistenza continua ai clienti 7 giorni su 7. Il nostro Customer Care può ricevere chiamate indirizzate al numero fisso dell'ufficio anche sul cellulare, in questo modo riusciamo a sentire più potenziali clienti perchè ci sono più linee disponibili e rispetto a prima siamo l'+80% più efficienti.» - Luca Bernardoni, CEO e Co-Founder di Vikey
👉 Scopri qui il caso di successo di Vikey
Perché dovresti scegliere il Centralino in Cloud Voxloud?
Voxloud è il primo centralino in cloud che si attiva in 59 secondi creato per migliorare l’immagine professionale delle PMI e che ti permette di:
- Rispondere a tutte le chiamate e gestirle con un click
- Lavorare in Smart Working risparmiando costi
- Ricevere assistenza gratuita 7 giorni su 7
Voxloud è un collaboratore aggiunto all’interno del tuo team. Ti affianca nel gestire il flusso di chiamate che la tua azienda deve affrontare ogni giorno. Avrai la possibilità di avere tutto sotto controllo anche quando non sei fisicamente in azienda.
Voxloud fa per te se:
- Non vuoi perdere mai più chiamate importanti di clienti o potenziali clienti
- Non vuoi più rischiare di compromettere l'immagine della tua azienda
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Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato. E adesso è disponibile anche la combo centralino Voxloud+WiFi.
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