Diversi studi, come quello condotto dall’Università della California (qui l’articolo con lo studio) hanno dimostrato che tentare di fare più cose contemporaneamente comporta un costo in termini di produttività, e che il passaggio da un compito all’altro può costare fino al 40% del tempo di una persona.
Questo perché la concentrazione e la determinazione sono costantemente ostacolate dal fatto di dover passare da un compito all’altro. Potrebbe arrivare a danneggiare fisicamente il cervello.
Stabilite le vostre priorità e assegnate abbastanza tempo per ogni compito. Quindi smettete di provare a fare tutto in una volta. Invece, aumenterete notevolmente la produttività prestando la massima attenzione a un’attività alla volta.
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Sommario
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La cosa importante da tenere a mente sui trucchi per la produttività è che possono risolvere un problema in maniera molto più semplice e intuitiva.
Ecco i principali:
#1 – Imposta obiettivi giornalieri
Per arrivare a fine giornata e aver raggiunto tutti gli obiettivi prestabiliti è fondamentale organizzarsi bene il lavoro a inizio giornata. Nella vita, i nostri doveri e responsabilità tendono a giocarci dei brutti scherzi.
Tuttavia, la definizione degli obiettivi quotidiani aiuta ad alleviare lo stress e l'ansia di dover destreggiarsi tra più attività in un solo giorno. Quando stabilisci obiettivi giornalieri per te stesso, definisci cosa intendi fare e quanta energia dovresti affermare per ogni attività, fornendoti una tabella di marcia per la giornata.
Spesso procrastiniamo – e quindi non siamo produttivi – perché non abbiamo chiaro ciò che vogliamo o che dobbiamo fare durante le giornate, quindi fare una check-list degli obiettivi giornalieri ti aiuterà non poco ad essere più produttivo.
Per intraprendere questa sana abitudine ti consiglio di:
- scriverti gli obiettivi annuali se non l’hai già fatto
- dividere gli obiettivi annuali in obiettivi mensili
- prendere gli obiettivi mensili e suddividerli in obiettivi settimanali
Una volta che avrai chiari i tuoi obiettivi settimanali, sarai in grado di dividerli in obiettivi giornalieri, quindi avrai più chiaro cosa fare durante la giornata e di conseguenza sarai più produttivo.
Meglio scrivere gli obiettivi settimanali la domenica sera, mentre gli obiettivi giornalieri la sera prima come routine di stacco.
#2 – Gestisci il tempo in modo efficace
Durante la nostra giornata, tendiamo a essere interrotti ripetutamente. Il costante afflusso di e-mail, telefonate e altre interruzioni contribuisce ad aggravare le frustrazioni quotidiane.
Ma, per superare questo ed essere altamente produttivi, dobbiamo gestire il nostro tempo in modo efficace.
Gestire il tempo in modo efficace è probabilmente uno dei trucchi di produttività più importanti che puoi mettere in pratica. Questo ha molto a che fare con l'impiego del sistema di gestione del tempo.
Ora che hai scritto e visualizzato i micro obiettivi della giornata, scegli quanto tempo dedicare ad ognuno e in che momento della giornata vuoi portarlo a termine o lavorarci.
#3 – Crea elenchi
Tieni un blocco note vicino a te e usa il metodo tradizionale di scrivere brevi elenchi per le attività che stai cercando di svolgere.
Ad esempio, se stai lavorando, dovresti sempre avere un elenco con te in anticipo in modo da essere preparato sulle attività che dovrai svolgere.
Ma l’elenco aiuta per tutto ciò che deve essere fatto nella vita.
Gli obiettivi e la gestione del tempo potrebbero agire come una bussola e una strada, ma la creazione di elenchi è ciò che aiuta a collegare il breve termine con il lungo termine.
Crea elenchi per tutto ciò che fai. Se sei seduto per iniziare un'attività, crea prima un elenco. Cosa pensi di ottenere da quel compito? Quali sono gli obiettivi più importanti? E così via.
#4 – Dedica dei tempi prestabiliti alla lettura delle email
Purtroppo al giorno d’oggi siamo sommersi da notifiche e ci distraiamo costantemente, ma ti svelo un segreto: le persone di successo evitano di controllare costantemente le email, perché hanno altro a cui pensare, quindi, se credi di passare troppo tempo a controllare le email, smetti di controllare le email!
Se vuoi togliere alle email il potere di distrarti e di far cessare la tua produttività, ti invito a seguire questi semplici consigli:
- disattiva le notifiche delle email: così ci entrerai solo quando sarai tu a deciderloscegli un tempo limite da dedicare alle email, così facendo saprai in anticipo quanto tempo dedicherai a quella attività e non ti lascerai distrarre da questa per tutto il giorno
- decidi in anticipo la fascia oraria che vorrai dedicare alla lettura delle email: avere un “appuntamento” con le email ti aiuterà a non aprire le email mentre fai altro, perché saprai di doverlo fare solo a quell’orario da te stabilito.
#5 – Impara a dire di no
Per essere produttivo, devi anche saper dire di no alle attività che non puoi fare: devi capire quali sono le tue priorità e devi essere capace di rifiutare ciò che ti porterebbe via del tempo utile alla tua crescita personale e professionale.
La tua vita dipende da te, quindi prima capisci le tue priorità, prima riuscirai a trovare la tua strada: questo ti porterà a mettere un maggior focus sulle cose che realmente contano per te e di conseguenza sarai più produttivo.
#6 – Il Centralino in Cloud Voxloud
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Leonardo, A.D. di Voxloud
