Nel 2020, smart working ha significato fare di necessità virtù.
Ma come possiamo capire quali virtù possiede lo smart working, se prima non affrontiamo e risolviamo i problemi legati a esso?
Moltissimi imprenditori, me compreso, sono preoccupati dalle incognite legate al lavoro da remoto: ridurranno la produttività?
Come controllo i miei dipendenti se non vedo cosa fanno?
Ci sono cinque problemi che ci preoccupano maggiormente: li abbiamo trovati, analizzati e abbiamo pensato a delle soluzioni valide per ciascuno di essi, in modo da eliminare definitivamente le preoccupazioni e iniziare ad apprezzare lo smart working come fanno gli imprenditori di tutto il mondo.
PROBLEMA NUMERO UNO: LE INTERRUZIONI DOMESTICHE
Sei a lavoro, tranquillamente in casa, quando a un certo punto: suonano il campanello, arriva la vicina a chiederti il sale, i vicini strillano ed è finita la tua pace.
Concentrazione persa.
In realtà, anche se questo in casa succede di sicuro, anche lavorando in ufficio sei vittima di distrazioni costanti: colleghi che vogliono raccontarti la loro giornata, stampanti rumorose, fax e telefoni che squillano.
Piccoli momenti come questi, ripetuti nel corso della giornata, privano il lavoratore della concentrazione necessaria a svolgere al meglio la sua attività.
Quindi il problema delle interruzioni non è risolvibile in alcun modo? Sbagliato.
Che tu sia a casa o in ufficio, ci sono dei piccoli trucchi che puoi usare per superare lo scoglio delle interruzioni e non danneggiare la tua produttività.
Se vivi da solo e lavori in mezzo al silenzio più assoluto, sicuramente non arai questo problema, ma se ti sei ricavato un angolino per lo smart working in casa, se nel frattempo i bambini sono alle prese con la DAD e hai bisogno di concentrazione, ecco qualche piccolo consiglio:
- Recupera uno spazio dove stare solo
- Avvisa chi vive con te che sei impegnato e non puoi essere disturbato (se sei in una stanza, per esempio, potresti chiuderla a chiave per evitare incursioni)
- Stabilisci degli orari precisi per il lavoro: otto ore sono sempre otto ore, anche perché se esageri rischi il burnout!
- Lavorare a casa è un inferno insostenibile? Esci di casa, cerca un piccolo ufficio, uno spazio di co-working, vai in biblioteca (a patto che tu non sia in zona rossa)
Ciascuna delle azioni elencate potrebbe rendere lo smart working più produttivo, se messa in atto nella maniera corretta.
Quindi, se il tuo problema sono le interruzioni casalinghe, inizia a testare e scegli la soluzione più adatta al tuo stile di lavoro!
PROBLEMA NUMERO DUE: SUPERLAVORO
L’ho scritto poco fa: non mandare in burnout il tuo team, il superlavoro è un rischio molto concreto nelle aziende che scelgono lo smart working.
Al contrario di ciò che si può pensare, lavorare da casa non porta la nascita di nuovi fannulloni, ma potrebbe inconsapevolmente comportare un aumento delle ore di lavoro da parte dei dipendenti della tua azienda.
Rifletti su questo: se lavori da casa hai molto più tempo da gestire.
Non devi affrontare il traffico, non devi lavarti, truccarti, vestirti o scegliere cosa indossare: puoi lavorare in pigiama, alzandoti dal letto e accendendo il pc con ancora il caffè in una mano.
La tua giornata lavorativa inizia immediatamente e questo potrebbe essere un problema: anche a fine giornata pensare “Faccio quest’ultima cosa e basta” si trasforma in una serie infinita di cose da fare.
Non c’è nessun ufficio da chiudere, nessun custode, nessuno che ti obbliga ad alzarti dalla tua scrivania.
Ed ecco che si affaccia il mostro del superlavoro.
Come affrontarlo? Stabilendo dei limiti.
- Inizia a programmare le tue pause, scegli le tempistiche di lavoro e sii rigido e incorruttibile (come lo saresti in ufficio)
- Fissa appuntamenti (come la palestra) a fine giornata: in questo modo sarai obbligato a spegnere il pc e interrompere il lavoro
- Imposta sveglie che scandiscono il tuo tempo: sarai in grado di capire quanto a lungo sei stato davanti al pc e impegnato con il lavoro, acquisendo una nuova consapevolezza del tempo lavorativo
PROBLEMA NUMERO TRE: PRIORITÀ
Una volta imparato a gestire il tempo è il turno delle priorità: lavorare da remoto è complesso, se non sei abituato a gestire il tuo lavoro in maniera indipendente.
Sta a te definire quali attività devi concludere prima e quali possono essere definite “secondarie” e quindi non eccessivamente urgenti.
Molto spesso, questa è una delle difficoltà maggiori che incontra chi si ritrova a lavorare da remoto dopo aver passato una vita in ufficio.
Non c’è nessuno che detta le sue tempistiche, quindi potrebbe esserci il rischio di confondere le priorità.
Una delle soluzioni che abbiamo pensato per risolvere questo problema e per non far restare i lavoratori improduttivi, è dotarsi di uno strumento di gestione del progetto.
Con strumenti che gestiscono il progetto, puoi dare al team una visione d’insieme delle scadenze, ma anche una specifica che li faccia riflettere su cosa deve essere fatto prima.
Inoltre, sarebbe davvero molto utile contrassegnare in maniera univoca e ben visibile i progetti a maggiore priorità, in modo tale da ridurre il rischio di essere costretti a lavorare all’ultimo momento.
PROBLEMA NUMERO QUATTRO: SOLITUDINE
Se all’inizio lavorare in pigiama e pantofole e passare dal letto alla scrivania può sembrare eccitante, quando il lavoro smart si protrae per lungo tempo potresti renderti conto di aver bisogno di un momento d’aria.
Specialmente nel periodo della pandemia, tra sicurezza, zone rosse e arancioni e spostamenti limitati, uscire e staccare la spina può essere davvero vitale per i lavoratori.
Oggi siamo di fronte a un problema che ci costringe a restare a casa, a lavorare nella nostra stanza, ma domani potrebbe trasformarsi nel futuro del lavoro e diventare una pratica sempre più comune.
Come possiamo salvaguardare la nostra salute mentale e non rischiare di trasformarci in mummie di fronte a un pc?
- Uscendo: che sia in giardino, nel parco o sul balcone, trova un modo per staccare la spina. Anche portare fuori il cane per una passeggiata o andare a fare la spesa possono essere dei modi per salvaguardare il tuo stato di salute (fisico e mentale).
- Parlando con un collega: okay, ora non è possibile farlo di persona per molte regioni d’Italia, ma abbiamo Skype, abbiamo WhatsApp e altri canali di comunicazione. Parlare con un amico o con un collega è un buon modo per confrontarsi, raccontarsi del più e del meno e passare qualche minuto spensierato.
Avere dei rapporti umani in un momento storico che punta al digitale come mezzo primario per la sopravvivenza aziendale è molto importante, anche se… potrebbero esserci delle difficoltà legate alla comunicazione.
Ma abbiamo una soluzione anche in questo caso.
PROBLEMA NUMERO cinque: COMUNICAZIONE
L’ufficio rende la comunicazione tra colleghi più semplice: se hai bisogno di qualcosa, ti avvicini alla scrivania del tuo collega e con un “pss” puoi attirare la sua attenzione (disturbando la sua concentrazione) e chiedergli aiuto.
Ma come si fa se lavori da casa e il tuo collega dista da te dei chilometri?
Connettersi con i colleghi, confrontarsi e trovare una quadra ai problemi è fondamentale affinché il lavoro aziendale continui a funzionare, quindi ecco come puoi risolvere il problema legato alla comunicazione da remoto…
- Fornisci al tuo team differenti opzioni di comunicazione: chat veloci, videochiamate, telefono
- Pianifica degli orari in cui tutti i lavoratori sono attivi: renderai la comunicazione più snella anche se il team è sparso per il mondo
- Usa solo un’applicazione per comunicare: scegli solo un canale di comunicazione per lo scambio di informazioni legato all’azienda, dividi il tempo libero da quello lavorativo (sarà più semplice non perdere di vista il focus del lavoro)
Comunicare oggi è importantissimo: serve per staccare la spina, serve per capire che non siamo soli anche se limitati nei rapporti sociali.
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A presto,
Leonardo Coppola
