Una comunicazione efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda.
Infatti, una scarsa comunicazione conduce a scadenze non rispettate, conflitti e dipendenti infelici.
La comunicazione è ciò che rende i rapporti più fluidi e semplici, sia dentro l'azienda sia fuori ed è inevitabile come questo possa giocare un ruolo fondamentale nello sviluppo dell'azienda stessa.
I lavoratori dovrebbero sentirsi liberi di scambiare idee l'uno con l'altro e fornire un feedback per migliorare l'azienda.
Devi sapere infatti che i team con buone capacità di comunicazione non si creano per caso.
In questo post, condivideremo 5 consigli per aiutare manager e supervisori ad applicare le linee guida della comunicazione e favorire un ambiente di collaborazione tra i dipendenti.
1. Semplicemente... comunica!
Una delle sfide più difficili, specialmente per i team che operano da remoto è la comunicazione.
Ecco perchè potrebbe essere necessario investire in software o applicazioni di comunicazione che possano aiutare i dipendenti a rendere la comunicazione più semplice e immediata.
Questi strumenti permettono agli utenti di connettersi via chat, audio e video e molti di questi permettono ai team di caricare, condividere e modificare i file all'interno dello stesso strumento.
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Ciò consente di mantenere i team connessi, i progetti ottimizzati e le comunicazioni sempre chiare ed efficienti, obiettivo che Voxloud ha da sempre sostenuto.
Per questo il nostro centralino migliora visibilmente la comunicazione e gestione del team da remoto con funzioni come la videochiamata, la registrazione delle chiamate e i gruppi di chiamata.
2. Stabilisci un programma preciso per ogni riunione
La tecnologia ha reso facile mettersi in contatto con i colleghi in qualsiasi momento attraverso chat e e-mail.
Tuttavia, le riunioni rimangono uno dei modi più efficienti per condividere informazioni o parlare di strategie da mettere in atto.
Per essere certo di non essere oberato di cose da fare durante i meeting, pianificali in anticipo.
Ma non è finita. Perché non stabilire un ordine del giorno chiaro prima di ogni riunione?
Senza un programma ben delineato, i partecipanti potrebbero divagare e tralasciare le informazioni importanti e soprattutto sprecare tempo utile per fare altre cose più produttive.
Ogni ordine del giorno può essere diverso, ma voglio darti qualche consiglio su come scriverlo senza tralasciare nulla.
Poniti sempre queste domande:
- Chi sarà il relatore?
- Quali argomenti dovranno essere trattati?
- Qual è l'obiettivo o lo scopo della riunione?
- Quanto tempo dovrebbe essere concesso a ciascuno?
- Come dovranno prepararsi alla riunione i relatori e i membri del team?
In particolar modo, quando condividi il programma della riunione con il team, chiedi cosa ne pensano o se hanno consigli.
Se le riunioni avvengono come può accadere da remoto e quindi con l'utilizzo del centralino, la registrazione chiamata può essere un valido alleato perché permette di avere subito degli appunti della riunione e mentre la si fa ci si può concentrare al massimo su cosa dire e come dirlo.
3. Utilizza le videochiamate come strumento di lavoro
È allettante spegnere la telecamera e utilizzare solo l'audio per le videoconferenze. All'inizio può essere un po' scoraggiante vedersi in video. Tuttavia, potersi vedere l'un l'altro durante le chiamate è la chiave per costruire le relazioni quando si gestiscono team in remoto.
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Tuttavia, le videoconferenze sono un metodo perfetto anche per consolidare il team di lavoro. Quando i collaboratori non lavorano insieme in un ufficio fisico, instaurare un legame può risultare più difficile. La possibilità di potersi vedere e di visualizzare gli spazi di lavoro dei colleghi, aiuta a rafforzare il legame tra di loro.
Ecco perché la nostra funzionalità di videoconferenza è tra le più utilizzate tra i team.
4. Festeggia i traguardi, i compleanni e i successi della squadra
Anche se ancora non ci si può incontrare di persona per celebrare le occasioni speciali al 100%, si può comunque incoraggiare la comunicazione aziendale, festeggiando un traguardo di team virtualmente.
I piccoli gesti fanno una grande differenza e aiutano a sviluppare il senso di comunità.
Aiutano a far sentire le persone apprezzate e valorizzate.
5. Crea una newsletter aziendale
Inviare una newsletter aziendale aiuta tutti a rimanere uniti. Assicura che tutti si sentano inclusi e siano informati sugli aggiornamenti aziendali.
Le newsletter possono essere inviate settimanalmente, mensilmente e di solito sono sempre molto apprezzate in azienda. Sebbene non ci sia un modello da seguire per una newsletter aziendale, l’importante è non essere troppo istituzionale.
Non includere solo i risultati della tua azienda, la newsletter dev’essere un momento per divertirsi e divertire il team.
In conclusione, ci sono molti modi per incoraggiare la comunicazione e la collaborazione in azienda. Sappi che migliorare la comunicazione sul posto di lavoro è sempre un work in progress, ci vogliono tempo e costanza.
Ma qual è quello strumento che più di tutti ti aiuta a rendere più semplice la comunicazione di squadra?
Ovvio, il centralino in Cloud che collegandosi con il tuo CRM aziendale, ti permette di:
- Fissare riunioni e appuntamenti con i clienti
- Comunicare con tutti i tuoi collaboratori
- Organizzare video-call di lavoro
- Gestire il servizio di assistenza clienti
- Integrare le funzionalità di videoconferenza, messaggistica istantanea, smart working e lavoro su più sedi
Perché scegliere il centralino in cloud Voxloud?
Voxloud è il primo centralino in cloud che si attiva in 59 secondi creato per migliorare l’immagine professionale delle PMI e che ti permette di:
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Voxloud è un collaboratore aggiunto all’interno del tuo team. Ti affianca nel gestire il flusso di chiamate che la tua azienda deve affrontare ogni giorno. Avrai la possibilità di avere tutto sotto controllo anche quando non sei fisicamente in azienda.
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