Qual è il modo più efficace per portare a termine le attività nel mondo delle aziende?

Molto spesso ci sono piccoli trucchi che non conosciamo e che invece potrebbero migliorare notevolmente la qualità del nostro lavoro.

Uno potrebbe essere quello di automatizzare e rendere più lineari certi processi che altrimenti risulterebbero troppo operativi e macchinosi da portare a termine. Successo, efficienza e il corretto funzionamento dipendono dalla capacità di svolgere in modo preciso e veloce, entro un determinato periodo di tempo.

Un altro ad esempio potrebbe essere ad esempio migliorare il flusso aziendale e utilizzare strumenti/applicazioni che agevolino i compiti quotidiani.

In che modo, quindi, la gestione del flusso lavorativo contribuisce al successo aziendale? Scoprilo con 5 tecniche da tenere a mente.

1. Hai mai sentito parlare della matrice di Eisenhower?

Il principio di Pareto afferma che l'80 % dei risultati prefissati può essere raggiunto con il 20 % dell'investimento di tempo totale. Ma il problema è che spesso i dipendenti nell'altro 80 % si occupano dei compiti che portano solo al 20 % dei risultati.

Seguendo il metodo Eisenhower l'utente svolge dapprima i compiti importanti e urgenti per poi dedicarsi a quei progetti che sono ugualmente importanti, ma meno urgenti. I compiti meno importanti, invece, sono delegati ad altre persone o a volte abbandonati del tutto.

Di seguito forniamo una panoramica dei quattro quadranti:

A – importante e urgente: questi incarichi hanno la massima priorità e devono essere portati a termine immediatamente, altrimenti gli obiettivi prefissati non vengono raggiunti.

B – importante ma non urgente: anche questi compiti devono essere portati a termine al fine di poter raggiungere i propri obiettivi, ma la scadenza può essere leggermente posticipata.

C – urgente ma non importante: questi task vanno chiusi tempestivamente, ma siccome hanno un’importanza minore secondo la matrice di Eisenhower possono essere delegati a qualcun altro.

D – né importante né urgente: le mansioni che si trovano all’interno di questo quadrante chiudono l’elenco delle priorità, poiché per il raggiungimento degli obiettivi sono poco rilevanti o per niente e non devono quindi essere portati a termine con una particolare urgenza. Se rimane poco tempo, questi task possono essere lasciati incompiuti.

La matrice di Eisenhower vi aiuta a migliorare la gestione del tempo. Una chiara e inequivocabile definizione delle priorità porta alla realizzazione dei progetti più importanti. 

2. Fai una pausa per ogni progetto portato a termine

La tecnica del pomodoro consiste nel lavorare ad intervalli di 25 minuti con pause di 5 minuti nel mezzo. In molti la apprezzano e si trovano bene con questa tecnica, ma non è detto che faccia al caso tuo:questo perché spesso può essere molto complicato portare a termine delle attività in così poco tempo.  

Se sei il tipo a cui piace finire una cosa prima di prenderti un momento di relax, dovresti rivisitare questo metodo per adattarlo al tuo modo di lavorare. 

Pertanto, sentiti libero di rimanere concentrato su di una attività fino a quando non lo hai portata a termine, dopo di che, prenditi una pausa ma prendila per davvero!

In questo modo potrai mettere a punto un sistema obiettivo - premio per te e i tuoi collaboratori, in cui vi fissato un piccolo obiettivo raggiungibile (il progetto) e il piccolo premio (il momento di relax). Così renderai ancora più piacevole la pausa e riuscirai a chiudere più progetti!

3. Stila una liste di cose “portate a termine”

Annotando tutti gli incarichi che porti a termine, hai sempre sotto gli occhi il modo in cui impieghi il tuo tempo. 

Questo metodo ha un duplice vantaggio: riuscirai a prendere decisioni migliori quando hai sottomano dati concreti sul tuo lavoro e sarai anche più motivato a continuare, potendo constatare visivamente i tuoi progressi.

4. Se vuoi rispettare le scadenze, anziché programmare tutto, aggiungi le cose da fare un po’ alla volta 

I sostenitori del metodo “pianifica qualsiasi cosa”, sono convinti che bisogna assegnare a tutti i progetti un giorno e un'ora in cui devono essere completati. 

La soluzione per ridurre il numero di impegni e allo stesso tempo non perdere di vista le scadenze, è quello di riempire il calendario solo una volta alla settimana.

Tieni quindi sott’occhio una lista principale di tutte le cose da fare (suddivisi in compiti semplici da svolgere), poi li aggiungi al calendario su base settimanale. Trovo che questa rassegna regolare dia più flessibilità e permetta allo stesso tempo di rispettare le scadenze e rimanere sempre al passo con i progetti a lungo termine. 

5. Se vuoi lavorare in modo ancora più efficace, suddividi tutto in gruppi

Hai mai sentito parlare della regola dei 2 minuti?

Ecco la sua definizione: Se un'azione richiede meno di 2 minuti, falla subito. Si fonda sull'idea che se ci vuole più tempo per pianificare qualcosa che non per farla, allora conviene passare subito all'azione.

La regola dei 2 minuti ti incoraggia a svolgere subito qualsiasi impegno che richieda 120 secondi o meno. È anche vero, però, che adottando questo metodo non avresti tempo per svolgere lavori più impegnativi. 

Quindi, anziché fare subito una cosa non appena ti viene assegnata, annotatela e più tardi, quando avrai un numero consistente di queste attività minori, svolgile e portale a termine tutte insieme. Questo impedirà che il tuo flusso lavorativo venga costantemente interrotto da tante micro attività, assicurandoti allo stesso tempo di svolgere tutti i tuoi incarichi. 

Esistono più opzioni per organizzare e affrontare la tua to-do list, basta trovare quella che più si adatta alle tue esigenze. 

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Buona lettura, 

Leonardo