Quando abbiamo sentito la parola smart working per la prima volta e ci siamo resi conto di non avere alternative, abbiamo iniziato a sudare freddo: cosa ne sarebbe stato delle nostre aziende, dei dipendenti, dell’organizzazione?
Saremmo finiti tutti allo sbaraglio?
Quanto sarebbero stati produttivi ed efficienti i lavoratori da casa?
I dubbi erano tanti, ma dopo oltre un anno e a seguito delle statistiche venute fuori nel corso del 2020 possiamo tranquillamente affermare che le nostre paure erano del tutto infondate.
Lavorare da remoto ha portato a ottimizzare l’organizzazione del lavoro e quindi migliorare notevolmente l’efficienza, la produttività e la motivazione dei nostri collaboratori.
Nel 2021, quindi, ho pensato alle “buone abitudini” da implementare per rendere lo smart working ancora più efficace.
E sono giunto alla conclusione che tutto passi attraverso una corretta comunicazione.
Ho individuato nello specifico 5 step fondamentali (+1) che ti permetteranno di ottenere il meglio dai tuoi dipendenti in remoto… semplicemente adottando le giuste strategie comunicative.
Se sei interessato a scoprire come gestire gli scambi con i tuoi collaboratori in maniera efficace per incrementare la produttività del team e aumentare così i tuoi guadagni aziendali, non ti resta che proseguire nella lettura.
Primo step: impara ad ascoltare
Il primissimo passo che devi fare per migliorare la comunicazione interna aziendale è ascoltare davvero i tuoi dipendenti.
Ciò non significa semplicemente stare a sentire ciò che dicono, ma saper leggere fra le righe e sfruttare le informazioni acquisite per andare incontro alle loro esigenze più profonde.
Ascoltare sul serio è la chiave che apre la porta a una comunicazione veramente efficace, grazie alla quale il tuo team diventerà sempre più produttivo e aperto al confronto.
Durante le riunioni, ad esempio, cerca prima di tutto di prestare attenzione a ciò che i tuoi collaboratori hanno da dire, e solo dopo esprimi il tuo parere e il tuo punto di vista. È un atteggiamento fondamentale per:
- Esprimere rispetto
- Guadagnare la loro fiducia
- Instaurare un clima di collaborazione
Ti permette inoltre di far emergere più facilmente preoccupazioni o problemi relativi a determinati compiti o clienti, di cui altrimenti sarebbe difficile renderti conto.
Secondo step: preferisci comunicazioni brevi
Nell’impostare la comunicazione “a distanza” puoi seguire due strade diverse:
- Videoconferenze lunghissime
- Riunioni brevi e concise, che arrivano dritte al punto
Il tempo è prezioso per tutti, e lo è ancor di più in un regime di smart working, quando ognuno di noi gestisce in maniera differente la propria routine lavorativa.
Inoltre, la soglia d’attenzione media si è ormai drasticamente ridotta, e ciò vale a maggior ragione quando si sta davanti a uno schermo.
Organizzare interminabili riunioni in video, dunque, potrebbe non essere la scelta migliore. Il rischio è che i partecipanti – soprattutto quando non direttamente interpellati – perdano presto il focus e che il meeting diventi una perdita di tempo.
Per questo il mio consiglio è il seguente: privilegia le comunicazioni brevi.
Una comunicazione precisa, mirata e che va dritta al punto fa sì che gli altri ti ascoltino davvero e recepiscano perfettamente il messaggio che vuoi veicolare.
Terzo step: incoraggia i tuoi dipendenti a chiedere chiarimenti
A volte pensiamo di esprimere un concetto in maniera semplice e lineare e invece non è così.
Oppure, semplicemente, presumiamo che il nostro pubblico abbia delle conoscenze che magari ancora non possiede.
Dopo ogni riunione con il tuo team (e ciò vale sia per le riunioni in sede, sia per quelle a distanza) è dunque opportuno che tu dia spazio alle domande.
Incoraggiare i tuoi collaboratori a chiedere chiarimenti e spiegazioni aggiuntive è un passo fondamentale per un’ottima comunicazione aziendale:
- Permette loro di mettersi in gioco
- Offre a te l’opportunità di rimarcare concetti essenziali
- Dà al gruppo la possibilità di lavorare meglio
- Riduce le possibilità di commettere errori dati dall’incomprensione
Quarto step: definisci il tuo stile di comunicazione
Vuoi rendere la tua comunicazione aziendale veramente efficiente? Definisci il tuo stile di comunicazione.
È importante che all’interno della tua azienda vi sia una linea ben definita a cui attenersi, una routine conosciuta e condivisa da tutti i tuoi collaboratori, affinché siano tutti sulla stessa lunghezza d’onda.
Preferisci le videochiamate alla messaggistica istantanea? Ti piace organizzare una riunione a settimana o fare un breve meeting alla fine di ogni giornata lavorativa? Sei solito inviare delle e-mail per fare delle comunicazioni particolarmente importanti?
E ancora: ci sono orari o giorni in cui non desideri essere contattato? Rispondi immediatamente ai messaggi dei clienti e collaboratori o lasci passare più tempo?
Qualunque sia il tuo stile comunicativo, imposta delle regole chiare, che valgano sia per i tuoi dipendenti, sia per i tuoi clienti, cosicché sappiano sempre cosa aspettarsi da te.
Mi raccomando però: in circostanze particolari devi anche essere in grado di fare eccezioni alle regole che tu stesso hai stabilito.
Quinto step: apriti al confronto
Impostare delle regole da seguire non vuol dire imporre una dittatura. In qualità di leader, devi sempre essere aperto al confronto con i tuoi collaboratori e disponibile a recepire i loro suggerimenti.
Solo così potrà crearsi un dialogo costruttivo e tutti potranno contribuire attivamente a portare l’azienda a un livello superiore.
Il miglioramento, dunque, passa attraverso la condivisione e l’ascolto.
Ma per comunicare efficacemente, devi anche utilizzare gli strumenti giusti.
Step Bonus: Scegli gli strumenti giusti
Tutte le strategie sopraelencate sono efficienti ma non servono a nulla se non hai gli strumenti tecnici adeguati. Nell’epoca dello smart working è importante dotare il tuo team dei mezzi giusti, affinché la comunicazione sia veloce e immediata. Questo consente di:
- Facilitare il lavoro di squadra
- Migliorare il coordinamento interno
- Agevolare lo scambio di informazioni importanti
- Migliorare la comunicazione con i clienti
Una caratteristica fondamentale da considerare nella scelta dei tuoi strumenti di comunicazione è la semplicità di utilizzo, cosicché nessuno dei tuoi dipendenti abbia problemi a comprenderne e gestirne il funzionamento.
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Inoltre, con Voxloud la tua comunicazione è a portata di dito: basta scaricare l’app su tablet, smartphone o pc e potrai comodamente gestire da lì tutti i canali della tua comunicazione aziendale.
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Affidandoti a noi, comunicherai in maniera sempre più smart ed efficace e – seguendo anche i 5 step descritti in questo articolo – potrai portare il tuo team a raggiungere livelli di produttività, coordinamento e organizzazione mai visti prima!
Vuoi saperne di più?
Scarica la nostra guida: al suo interno troverai tutte le informazioni necessarie e anche qualche piccola curiosità su chi siamo, com’è nata Voxloud e perché abbiamo scelto di comunicare, ogni giorno, in maniera smart.
A presto,
Leonardo Coppola
