L'ultimo anno ha costretto molte imprese a un brusco cambio di rotta, portandole improvvisamente in direzione dello smart working; e per far fronte al cambiamento, le aziende hanno dovuto munirsi degli strumenti adeguati.
Fra di essi, in particolare, si sono imposti i sistemi di comunicazione in cloud, che attraverso un’unica interfaccia permettono di gestire i diversi canali di comunicazione in azienda, dalla funzione di videoconferenza e chiamata (tramite centralino in cloud) al trasferimento e all’archiviazione dei file.
Al di là della situazione data dalla pandemia (che ha imposto la necessità del lavoro in remoto e dello svincolarsi da risorse e luoghi “fisici”) ci si è presto resi conto dei vantaggi di questi sistemi.
Se prima per organizzare una riunione bisognava aspettare che tutti fossero presenti in sala… adesso è sufficiente creare un evento, inviare un’e-mail e attendere che tutti si connettano alla stessa ora, dalla sede e dal dispositivo che preferiscono.
Inoltre, sono risultati ancor più evidenti di prima i benefici dati dall’archiviazione e dallo scambio di documenti in cloud:
- Risparmio di carta: grazie agli archivi in cloud, le aziende hanno potuto finalmente dire addio alle montagne di fogli accumulati sulle scrivanie dei dipendenti;
- Risparmio di spazio: gli archivi fisici sono ormai un lontano ricordo;
- Facile reperibilità dei documenti: non è più necessario perdere tempo alla ricerca di faldoni introvabili, tutto è immediatamente rintracciabile;
- Trasferimento immediato: basta un semplice click per inviare un file in tempo reale a chi ne ha bisogno.
Tutto questo ci porta a pensare che, a prescindere dalla situazione attuale, l’utilizzo di un sistema in cloud sia ormai fondamentale per le aziende che vogliono traghettare il proprio business nel futuro.
Ci sono però alcune sfide da superare per raggiungere la massima produttività avvalendosi di questo strumento. Ecco le 3 principali.
Sfida numero uno: la connessione internet
Per un’azienda che opera in smart working, è fondamentale che ogni dipendente abbia una connessione in grado di supportare adeguatamente il centralino telefonico in cloud.
Se anche tu guardi quotidianamente video su YouTube o film su una delle tante piattaforme di streaming online, sarai sicuramente familiare con la sensazione di frustrazione data da caricamenti e attese interminabili.
Sul lavoro, questi banali inconvenienti possono trasformarsi in veri e propri problemi.
Una larghezza di banda insufficiente può pregiudicare il buon andamento di una videoconferenza con il tuo team, il caricamento di file importanti, lo scambio celere di informazioni. Per non parlare poi dell’imbarazzo dato da continue interruzioni, fastidiosi rumori di sottofondo e addirittura cadute di linea durante i colloqui con i clienti.
Il mio consiglio, dunque, è chiedere a tutti i tuoi collaboratori di fare una verifica delle rispettive reti con uno speed test. Avere una rete stabile e una banda tale da supportare al meglio il sistema di comunicazione aziendale è fondamentale per la qualità del vostro lavoro.
Sfida numero due: sicurezza voce e dati
I nostri documenti, le nostre conversazioni e le registrazioni delle videoconferenze rimangono nel cloud per un periodo di tempo variabile.
La sicurezza, la privacy e la presenza di dati sensibili all’interno delle piattaforme di stoccaggio sono dunque una delle preoccupazioni principali legate allo smart working e all’uso di sistemi di comunicazione virtuali: bisogna assolutamente evitare che le informazioni vadano perse, siano trasferite senza consenso o sottratte indebitamente.
La soluzione è dunque affidarti a provider riconosciuti e dotati di un ottimo sistema di sicurezza, senza considerare che, già di per sé, i sistemi in cloud sono più sicuri rispetto a quelli locali, in quanto vengono effettuati controlli continui, backup e accessi controllati.
Sfida numero tre: formazione
Lo smart working può essere un gioco da ragazzi, ma tieni sempre a mente che ogni gioco ha delle regole ben precise da seguire.
Il passaggio dal vecchio al nuovo metodo di lavoro può essere difficile, soprattutto per i meno avvezzi alla tecnologia: il tuo compito è dunque supportare tutti i tuoi collaboratori in questo processo. Solo così potrai garantire il massimo della produttività ed evitare inutili perdite di tempo.
A tal fine è fondamentale anche orientare la tua scelta su strumenti USER-FRIENDLY, dall’utilizzo facile e intuitivo.
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Leonardo Coppola
