Ogni spettacolo e performance che si rispetti ha bisogno di preparazione e organizzazione. Proprio questa preparazione consente agli attori di eseguire una performance perfetta, senza intoppi.
Nelle aziende è lo stesso.
Qualsiasi progetto o attività (sia interna sia esterna all’azienda) necessita di preparazione e organizzazione per creare un’esecuzione perfetta.
E questo, nell’epoca dello smart working e della digitalizzazione, è ancora più fondamentale se pensiamo alle riunioni online.
Oggi parleremo di come essere davvero protagonisti durante le riunioni e non semplici comparse che improvvisano.
Ecco 3 modi per rendere le riunioni online produttive e, perché no, più divertenti!
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1 - Scegli uno "spunto" in modo da orientare la conversazione.
Che si tratti di riunioni con un chiaro ordine del giorno o che siano improvvise, creare degli spunti, dei suggerimenti intelligenti è la chiave per condurre al meglio una riunione e il tuo discorso.
Di solito i suggerimenti vengono inquadrati come una domanda, ma se posti in maniera precisa e chiara questi permettono a chiunque di rispondere e di poter dare la loro opinione.
Essere chiari e semplici nel porre i suggerimenti è fondamentale per ricevere delle risposte dagli altri membri del team (soprattutto se fanno parte di reparti differenti): evita il lessico tecnico se hai di fronte una platea eterogenea e cerca di essere specifico senza scendere troppo nei dettagli per permettere alle persone di suggerire diversi punti di vista e nuove idee.
Il tuo incentivo può anche essere costituito da un'attività, come ad esempio: "Elenchiamo gli ostacoli al raggiungimento del nostro obiettivo".
Poi, mentre ascolti le risposte dei partecipanti, puoi offrire loro nuovi spunti che facciano progredire il discorso. Per esempio, una potenziale domanda di approfondimento potrebbe essere: "Quali di queste barriere sono sotto il nostro controllo? Come possiamo ridurle o eliminarle?".
Ciò che è importante è seguire sempre lo stesso filo logico o argomento e portarlo avanti attraverso suggerimenti o concetti sempre più specifici.
Nonostante abbiate delle idee brillanti, trovarsi impreparati senza un discorso pronto e organizzato potrebbe lasciare il tuo team disorientato. Le persone perdono di vista le informazioni chiave se queste provengono da un’unica persona, semplicemente perché non tutti hanno chiaro il quadro completo. Ecco perché bisogna essere chiari, semplici e non troppo specifici nelle spiegazioni delle proprie idee.
Focalizzati su quale "stimolo" concreto abbiano bisogno i membri del gruppo per sentirsi concentrati.
Lo spunto ideale soddisfa tre criteri:
- orienta o ri-orienta le persone verso il proprio incarico e il relativo contesto
- aggiunge qualcosa di nuovo al loro pensiero
- se possibile, suscita qualche emozione
2 - Scegli un formato che possa stimolare i tuoi dipendenti.
Cerca di capire che tipo di configurazione possa funzionare meglio per ogni step della tua riunione: piccoli gruppi, team estesi o individuali. In generale, le discussioni in grandi gruppi sono importanti per favorire l'allineamento, la sintesi, e la generazione di nuove idee.
Il lavoro in piccoli gruppi sprigiona una maggiore energia, permette quindi più discussioni in un minor tempo e fornisce la sicurezza psicologica necessaria per i pensieri divergenti (perché viene meno la paura di essere giudicati da molte persone). E lavorare individualmente crea spazio per la preparazione, l'autoriflessione e la pianificazione dell'azione.
Poiché ogni formato tende ad essere più adatto ai diversi stili personali, spesso è utile incorporare tutti e tre in una sola riunione. A me personalmente piace iniziare con il lavoro individuale o in piccoli gruppi, poi passare alla discussione in grandi gruppi per poi finire con la pianificazione e la riflessione individuale o in piccoli gruppi.
Bisogna anche essere pronti a passare ad un formato diverso se la riunione non è efficace come si pensava.
3 - Stabilisci un risultato concreto che vuoi ottenere dalla tua riunione.
A seconda del tuo obiettivo, il risultato ideale comporterà una combinazione di risultati individuali, come nuovi elementi di intervento, intuizioni, competenze o relazioni, e prodotti di lavoro condivisi, tra cui idee, diagnosi dei problemi, decisioni, piani, priorità o impegni di gruppo.
Mentre organizzi il contenuto della tua riunione, pensa ai risultati che vorresti ottenere, poi crea o prendi in prestito dei modelli per aiutare il gruppo a raggiungerli.
Se il tuo obiettivo è raccogliere idee, prova ad usare una lavagna, sulla quale i partecipanti possono raggruppare le idee in una mappa concettuale per identificarne i modelli. Per la risoluzione dei problemi, potresti usare un diagramma causa-effetto o elencare "i cinque perché" per incoraggiare le persone ad arrivare alla causa principale.
Mostrare ciò che il team realizzerà, aiuterà tutti ad impegnarsi con il giusto livello di attenzione. E, con un modello già pre-impostato, si può essere in grado di condividere il risultato senza alcun lavoro aggiuntivo.
Mentre sperimenti i modi per strutturare il "lavoro" delle tue riunioni, scoprirai che c'è un'enorme gamma di risorse e approcci ai vari modelli o tipologie di riunioni, sia virtuali che in presenza.
Per le sessioni più lunghe invece, dovrai creare degli stimoli, dei contributi, risultati e formati per ogni categoria e assicurarti che ognuno di essi sia finalizzato verso l'obiettivo generale. Non c'è bisogno di calcare la mano. Piuttosto, fornisci alle persone gli strumenti e la guida di cui hanno bisogno per fare in modo che riescano a contribuire con le loro idee migliori.
Per quanto riguarda invece l’organizzazione dei meeting è molto importante utilizzare delle piattaforme che consentano di organizzare delle riunioni come la funzione videoconferenza di Voxloud (la puoi scoprire qui ed è inclusa nell'abbonamento!).
A presto,
Leonardo
