La pandemia ci ha costretto a rivoluzionare gran parte delle nostre abitudini, tanto nella sfera privata quanto in quella lavorativa: niente più strette di mano o abbracci, niente lavoro e riunioni in presenza.
Ma come relazionarci a collaboratori e clienti se non possiamo avere con loro un rapporto face-to-face?
Uno strumento fondamentale in tal senso è la videoconferenza: se prima si trattava di una modalità di comunicazione impiegata solo occasionalmente per rimanere in contatto con persone lontane, nella nuova era dello smart working è diventata parte integrante della nostra routine lavorativa e assolutamente indispensabile per la gestione del team.
I meeting virtuali, insomma, sono ormai il nostro pane quotidiano.
Ma come possiamo gestire le nostre call di lavoro in maniera realmente efficace e produttiva?
Ho pensato di sottoporre alla tua attenzione 3 punti fondamentali:
- Netiquette
- Engagement
- Focus
1 - NETIQUETTE: ANCHE PER LE RIUNIONI VIRTUALI VALGONO LE BUONE MANIERE!
Il galateo è importante, sia offline, sia online: la riuscita di una riunione virtuale è strettamente legata all’impressione che fai al tuo interlocutore – esattamente come accade negli incontri faccia a faccia. Per questo motivo devi adottare una serie di buone abitudini e rispettare una precisa “etichetta”.
SII SEMPRE PREPARATO
Il primissimo punto da cui partire è la preparazione: ogni volta che ti appresti a tenere un meeting virtuale devi:
- Conoscere l’ordine del giorno
- Conoscere i punti da trattare
- Conoscere i partecipanti
TROVA UN LUOGO TRANQUILLO
Secondo punto devi assicurarti di essere in un luogo tranquillo: le riunioni devono tenersi in un ambiente sereno e silenzioso, senza continue interruzioni di qualsiasi natura.
Non è certo il massimo vedere tuo figlio fare irruzione nel tuo studio mentre sei in un riunione con un cliente o stai discutendo un punto fondamentale all’ordine del giorno, a meno che tu non voglia diventare virale come il conduttore della BBC interrotto dall’intera famiglia nel bel mezzo di un servizio.
DISATTIVA LE NOTIFICHE
Anche se magari hai altri impegni lavorativi da gestire, durante una video-call assicurati di disattivare tutte le notifiche e dedicarti solo ed esclusivamente alla riunione in corso: sarai più concentrato, andrai dritto al punto e potrai presto tornare a dedicarti al resto delle tue incombenze.
FAI LE DOVUTE PRESENTAZIONI
Ricorda sempre di iniziare con le rispettive presentazioni quando necessario: anche se i nomi dei partecipanti compaiono già sullo schermo, è importante introdurre i membri del tuo team a un nuovo cliente e viceversa o presentare ufficialmente agli altri un nuovo membro della squadra.
ATTENZIONE A NON INTERROMPERE
Per quanto possa essere difficile – e tenendo conto dei lag (ritardi) nella comunicazione – cerca di non interrompere chi sta parlando e attendi in silenzio il tuo turno per intervenire.
Le buone maniere, la gentilezza e l’accoglienza sono importanti: rimboccati le maniche e lavoraci su se vuoi essere un eccellente padrone di casa!
2 - ENGAGEMENT: COINVOLGI I PARTECIPANTI ED EVITA LE DISTRAZIONI!
Coinvolgere attivamente tutti i partecipanti a una riunione è importantissimo: fra disturbi nel segnale, microfoni in silenzioso e webcam disattivate spesso è difficile capire chi stia effettivamente ascoltando e chi no.
Per evitare che ognuno faccia ciò che vuole senza prestare attenzione al meeting in corso è dunque fondamentale che tu riesca a tenere viva l’attenzione dei presenti.
Uno degli espedienti più efficaci è assegnare a ciascun partecipante un ruolo nell’ambito della conferenza:
- Prendere appunti
- Condividere le slide della presentazione
- Cronometrare la riunione per non superare il limite orario che ti sei imposto
- E così via
Avendo un compito da portare a termine, ogni singolo membro manterrà un livello d’attenzione leggermente più alto rispetto a quando è semplicemente “costretto” ad ascoltare.
Veniamo adesso all’ultimo punto.
3 - FOCUS: FARE IL PUNTO DELLA SITUAZIONE
Lo sappiamo: soprattutto nel caso di riunioni molto lunghe, si tende a perdere progressivamente interesse verso ciò che viene detto.
Riassumere i punti salienti di ogni meeting mostrando un semplice elenco puntato o delle slide è fondamentale sia per mantenere alto il livello d’attenzione dei partecipanti durante la videoconferenza, sia per aiutarli a fissare:
- I rispettivi ruoli
- Eventuali scadenze
- Eventuali appuntamenti futuri
In tal modo, alla fine della riunione ognuno di loro avrà una chiara idea di obiettivi, compiti e tempistiche di consegna o d’esecuzione.
Bene: adesso sei pronto per condurre le tue videoconferenze nel migliore dei modi. Manca solo un tassello…
Gli strumenti giusti da utilizzare
I principi elencati finora sono importantissimi, ma per gestire in maniera efficace le tue videoconferenze in smart working devi avvalerti di un sistema affidabile, veloce e facile da usare.
Ma ciò non è sufficiente: il massimo per la comunicazione a distanza è avere uno strumento in cloud che integri più canali di comunicazione in modo semplice.
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Avere a disposizione uno strumento che integra telefono, videoconferenza e chat è importante per poter essere sempre raggiungibili.
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A presto,
Leonardo Coppola
