21 maggio 2021

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10 minuti di lettura

10 best practice di produttività che ogni impresa dovrebbe seguire

Le imprese sono come organismi viventi che necessitano di attenzione e cura.

 

Un'attività può avere alti e bassi, come il cambio di gestione, un mercato competitivo, oppure nuovi concorrenti. 

 

Come capire se la tua azienda è in salute?

Per prima cosa devi analizzare la struttura interna ed esterna dell’azienda e iniziare da lì per proiettarti verso la strada del successo.


Per semplificarti la vita abbiamo individuato 10 best practice per le piccole e medie imprese per rendere la tua impresa più efficiente e proiettata verso il futuro.

 

1. Aggiorna costantemente i software


Uno dei motivi per cui un'azienda risulta vulnerabile ad un attacco informatico è sicuramente il mancato aggiornamento dei software.


In molti sottovalutano questo aspetto ma fidati, si tratta di un accorgimento molto semplice ma che può fare la differenza. 

 

Quindi assicurati di eseguire tutti gli aggiornamenti e la tua azienda sarà in una botte di ferro. 

 

Anche se il modo migliore per non perdere alcun dato è affidarsi alla tecnologia del cloud.

 

Infatti, oltre a poter accedere ai tuoi file in qualsiasi momento e da qualsiasi device, archiviare i tuoi file nel cloud ti permette di accedere ad un livello di protezione superiore.

 

Devi sapere infatti che i server su cui i tuoi file vengono archiviati, hanno dei livelli e protocolli di sicurezza che difficilmente possono essere equiparati o replicati da sistemi locali. 

 

Inoltre, questi sistemi cloud vengono aggiornati molto di frequente e sono quindi protetti da qualsiasi attacco informatico. Infine, devi sapere che i sistemi di archiviazione cloud hanno sempre delle copie di backup. 

 

Perdere dei dati o rimanere vittima di attacchi hacker sul cloud, è virtualmente impossibile.

 

2. Unisci l’impegno del brand con quello del marketing


Nell’era della digitalizzazione e dell’industria 4.0, è molto importante lavorare sul brand della tua azienda e veicolare i giusti contenuti con diversi canali di comunicazione. 

 

Quali sono i canali di comunicazione?

  • Newsletter
  • Social Media (Facebook, LinkedIn)
  • SEO
  • Sito web

Sulla base di queste considerazioni, potrai poi elaborare una strategia di marketing che dovrà trovare applicazione su alcune di queste piattaforme. 

 

Una volta seguiti questi suggerimenti il gioco sarà fatto. 

Il tuo brand sarà pronto per attirare una nuova fetta di mercato. 

 

3. Accresci la tua conoscenza legale e normativa


Vuoi iniziare ad avere maggiore cura della tua azienda, evitando di incappare in problemi facilmente risolvibili?

 

Bene.

 

La regolamentazione rappresenta spesso una grande falla nel sistema delle imprese, quindi è fondamentale rimanere al passo con tutti i cambiamenti nel panorama legale del proprio settore. 

 

Sebbene possa essere una seccatura navigare nell’intricato mondo della burocrazia, basta conoscere pochi ma importanti aspetti della gestione di un'impresa per non finire nei guai.

 

Per poter prendere decisioni intelligenti per la tua azienda, dovresti conoscere le leggi riguardanti i libri contabili, ma anche ciò che riguarda la privacy e la legislazione in ambito digitale, oggi sempre più importanti che mai.

 

Tu imprenditore, devi sempre rimanere al passo con le nuove regole non solo statali ma anche locali. 

 

4. Organizza la tua documentazione


Si sa, le scartoffie sono sempre ammassate in pile e dopo tempo che non vengono sistemate a dovere, diventa difficile riuscire a trovare quel documento che stavi tanto cercando. 

 

Ogni azienda deve archiviare molta documentazione, ma basta trovare la modalità giusta per riorganizzare tutto e risparmiare molto tempo nella ricerca di documenti e carpette.

 

Per fortuna anche in questo la tecnologia ci viene in contro. 

 

Infatti potresti prendere in considerazione una soluzione tecnologica che ti permetterebbe di gestire gli archivi in modo più semplice. 

 

Ad oggi, esistono molti software che aiutano a digitalizzare i documenti cartacei e ad automatizzare il processo di conservazione dei dati, rendendo più facile ed intuitivo.

 

Un esempio è il cloud che semplifica le task che prima erano troppo macchinose, rendendole immediate e veloci.

 

Archiviare i documenti non è mai stato così semplice!

 

5. Definisci sempre mission e posizionamento


Non sai di cosa sto parlando?

 

Se il concetto di mission e definizione del posizionamento ti sembrano argomenti ostici, provo a farti una sola domanda. 

 

Perché la tua attività esiste? Qual è la tua missione?

 

Per definire una mission efficace si può partire dalla storia dell’azienda e il motivo della sua esistenza e solo in seguito definire il cliente tipo e i valori che guidano le attività dell’impresa. 

 

La mission aziendale, spiega al meglio il fondamento della vostra attività. 

 

Un’altra domanda a cui devi sempre rispondere è: 

 

Che percezione ha il pubblico della tua azienda?

 

Ecco, se non hai chiara neanche questa risposta, significa che devi ancora lavorare sodo per portare la tua azienda ad un livello successivo. 

Il posizionamento in marketing è la creazione dell’immagine dell’azienda nella mente dei clienti a cui si rivolge.

 

6. Premia il tuo team


È importante che la tua squadra si senta apprezzata. Il riconoscimento per il loro lavoro e il loro impegno è un incentivo per spingerli a produrre ancora di più.

 

Sminuire i risultati dei propri dipendenti potrebbe farli sentire sottovalutati, il che può portare a bassi tassi di fidelizzazione aziendale.

 

Ricordati sempre di essere un Leader, mai un Capo!

 

 

Bonus, permessi extra, sono tutti buoni metodi per incentivare i tuoi dipendenti a fare di più, ma ricorda che il riconoscimento e il lavorare in team sono il regalo più gradito!

 

Per lavorare al meglio in team ed essere sempre in contatto con tutti i dipendenti ovunque essi si trovano, l'arma vincente è indubbiamente il cloud ed in particolar modo il centralino in cloud Voxloud.

 

7. Feedback


La comunicazione è la chiave per qualsiasi relazione, inclusa quella con i dipendenti.

Il feedback è uno dei pochi modi in cui il tuo team può capire se sta lavorando bene e come può migliorare.  

 

Questa trasparenza aiuta i dipendenti a produrre meglio e a capire subito se qualcosa non va bene. 

 

Il feedback è una ruota che permette alla tua attività di andare avanti; mantenere una linea di comunicazione aperta permette di essere allineati sulla giusta frequenza.

 

Finché il rapporto con il tuo team si baserà sull'onestà e sul rispetto, potrete aiutarvi a vicenda e crescere insieme. 

Rendi chiaro il concetto che state tutti cercando di raggiungere lo stesso obiettivo.

 

8. Riunioni di squadra su base regolare


La comunicazione è fondamentale, anche ascoltando il punto di vista del dipendente. 

 

I dipendenti devono per poter esprimere le proprie opinioni su questioni lavorative, infatti le riunioni di gruppo forniscono lo spazio perfetto per esprimere nuove idee e collaborare su come migliorare e far crescere l’azienda. 

 

Dedicate tempo a voi e al vostro team incontrandovi durante la settimana, in modo da favorire la costruzione del gruppo.

 

Voxloud ha un asso nella manica: la videoconferenza!

 

9. Coltiva i rapporti 


Gestire un'impresa di successo significa anche imparare ad instaurare relazioni commerciali che durino nel tempo. 

 

È importante avere un buon rapporto con i dipendenti, i fornitori e i clienti?

 

Assolutamente sì.

 

Le piccole imprese di maggior successo sono in grado di bilanciare queste relazioni man mano che l'azienda cresce e si trasforma.

 

I due fattori essenziali per consolidare questi rapporti sono: la fiducia e la vulnerabilità.

 

Nelle aziende più produttive, i dirigenti ed i loro dipendenti hanno rapporti di rispetto reciproco. 

 

Ciò significa che i leader aziendali devono apparire vulnerabili per poter creare fiducia nei propri lavoratori. 

 

Anche la vostra attività ne trarrà beneficio: i dipendenti devono sentirsi in grado di poter esprimere la propria opinione quando si trovano con i loro superiori. 

 

Ciò fa in modo che si crei un ambiente lavorativo più sereno e un gruppo affiatato. 

 

Un modo per sentirsi spesso con i colleghi sono le riunioni e le pause. 

 

Ma se lavori in smart working da remoto? Come mantenere i rapporti?

 

La risposta è ovvia. Con l'unico mezzo di comunicazione più empatico che ci sia: il telefono? Quindi... con il centralino Voxloud!

 

10. Ottimizza il lavoro



Uno degli strumenti che si è rivelato più utile e che racchiude tantissime funzionalità in un singolo oggetto è il centralino in cloud Voxloud.

 

Dotare la tua azienda di un centralino in cloud ti libera dal peso di dover restare in azienda, permette ai tuoi dipendenti di gestire il lavoro in qualunque luogo grazie a una semplice applicazione scaricabile su tablet, smartphone o PC, riducendo notevolmente i costi aziendali.

 

Abbiamo scelto di agevolare il lavoro sia dentro, sia fuori l’azienda: grazie al nostro sistema, comunicare è facile, veloce e conveniente.

 

Il centralino in cloud Voxloud è la soluzione ideale per permettere a tutti di lavorare nella maniera più serena, veloce e lineare possibile, senza intoppi, linee che cadono o messaggi non recapitati.

 

Puoi assicurarti che tutti conoscano progetti e scadenze grazie alle integrazioni del nostro sistema con i più noti e utilizzati CRM aziendali, ma non finisce qui: Voxloud può essere installato su tutti i sistemi operativi ed è senza penali e costi nascosti.

 

Si tratta di un vero e proprio gioiellino per la tua azienda, che porterà  diversi benefici, sia a breve che e a lungo termine, sia che tu lavori in ufficio, sia che tu abbia un team sparso per il mondo.

 

Un esempio?

Sono tantissimi gli utenti che hanno ridotto i costi e aumentato la produttività, semplicemente avvalendosi di Voxloud. 

 

Attivarlo è facilissimo: ti bastano 59 secondi e il tuo centralino è pronto per essere utilizzato.

 

Ancora dubbi?

Ti spiegherò nel dettaglio quali sono le differenze rispetto ad altri centralini e perché un centralino in cloud targato Voxloud è la scelta giusta per creare un ambiente di lavoro produttivo e tranquillo.

 

Ecco il link per accedere alla nostra guida:

 

CENTRALINO CLOUD O FISICO?

 

Buona lettura, 

 

Leonardo